Ulkoistettu compliance-toiminto – mitä etuja voidaan saavuttaa?

Finanssivalvonta julkaisi 24.4.2023 valvottavatiedotteen ja raportin toteuttamastaan sijoituspalveluyritysten, rahastoyhtiöiden ja vaihtoehtorahastojen hoitajien ulkoistetun compliance-toiminnon järjestämistä koskevasta selvityksestä. Selvityksen tavoitteena oli kartoittaa, miten ulkoistettu compliance-toiminto ja sen tehtävät on järjestetty, onko toiminnolle varattu riittävät määrälliset ja laadulliset resurssit sekä miten ulkoistettua toimintoa valvotaan. Selvityksen taustalla on Finanssivalvonnan tekemä huomio compliance-toiminnon ulkoistuksen yleistyvyydestä. 

Compliance-toiminnon päätehtävänä on valvoa ja edistää yritystä koskevien lakien ja säännösten noudattamista. Finanssialan yritysten compliance-toiminnon järjestämistavasta ja toiminnon tehtävistä on säädetty tarkkaan kutakin toimilupavalvottavaa koskevissa erityislaeissa ja viranomaisohjeissa. Monilta osin toiminnon resursointiin ja järjestämistapaan voidaan kuitenkin soveltaa suhteellisuusperiaatetta, jonka mukaisesti toimintoon liittyviä vaatimuksia sovelletaan suhteessa yrityksen kokoon, toiminnan luonteeseen ja toiminnan laajuuteen. Näin ollen compliance-toiminto voi näyttää eri yrityksissä hyvin erilaiselta.

Finanssivalvonnan raportin mukaan selvitykseen osallistuneilla yhtiöillä oli merkittäviä puutteita compliance-toiminnon järjestämisessä, eikä konsernin sisäisiä tai asianajo- ja lakitoimistoille tehtyjä compliance-ulkoistuksia ollut hoidettu kaikilta osin sääntelyn edellyttämällä tavalla. Puutteet liittyivät muun muassa toiminnon resursointiin ja henkilöresurssien osaamistasoon, compliance-toiminnon raportointiin, valvonnan suorittamiseen ja hallituksen kykyyn arvioida ja valvoa compliance-toimintoa. 

Finanssivalvonta on todennut, että hyvänä käytäntönä pidetään muun muassa compliance-toiminnon osaulkoistusta siten, että yrityksellä on myös oma, päivittäisessä toiminnassa mukana oleva compliance. Compliance-toiminnon tulisi tehdä säännöllisiä valvonta- ja tarkastustoimenpiteitä ja toiminnon raportoinnin tulisi olla kattavaa. Hallitukselle toimitettavien raporttien tulisi sisältää tehtyjen toimenpiteiden lisäksi tiedot toiminnassa havaituista puutteista ja näiden mahdollisista korjauksista. Lisäksi yritysten ulkoistettuja tehtäviä hoitavan palveluntarjoajan tulisi huolehtia, että compliance-toiminnon tehtäviin on käytettävissä riittävästi aikaa ja että asianmukaisista varamiesjärjestelyistä on sovittu. 

Finanssialan sääntely muuttuu, kehittyy ja lisääntyy jatkuvasti. Sääntelyn noudattaminen on osa vastuullista liiketoimintaa ja asianmukaisesti järjestetyllä compliance-toiminnolla tuetaan vastuullista brändiä sekä vähennetään sääntelyn noudattamattomuuteen liittyviä maineriskejä ja muita haittoja. Sääntelyyn ja sen soveltamiseen erikoistuneiden Compliance Officereiden rekrytointimarkkinat käyvät kuumana ja vaihtuvuutta on paljon. Samanaikaisesti Finanssivalvonta edellyttää yrityksien hankkivan lisäresursseja toiminnolle. 

Parhaimmillaan ulkopuolinen tuki tarjoaa yritykselle paitsi lisätunteja toiminnon tehtävien hoitamiseen, myös yrityksen sisäisiä resursseja laajempaa näkemystä ja asiantuntijuutta eri aihepiireistä. Suuremman palveluntarjoajan resurssi on myös pysyvä; henkilövaihtuvuus ei vaikuta tehtävien hoitamisen tehokkuuteen ja varamiesjärjestelyistä huolehditaan asianmukaisesti. Näin ollen ulkoistuksella voidaan minimoida resurssien riittävyyteen, substanssiosaamiseen ja jatkuvuuteen liittyvät riskit. Compliance-toiminnon ulkoistaminen on tyypillisesti yrityksille kustannustehokas tapa varmistaa sääntelyvelvoitteiden noudattaminen.

Tarjoamme finanssialan yrityksille Compliance Support -palvelua, jonka sisältö räätälöidään aina asiakkaalle sopivaksi. Palvelumallimme mahdollistaa tukipalvelun yrityksen omalle Compliance Officerille (niin sanottu osittaisulkoistus) tai kokonaisulkoistuksen, jossa asiakkaalle nimetään Fit & Proper -vaatimukset täyttävä Compliance Officer KPMG:ltä. Lisäksi asiakkaalle nimetään compliance-tiimi, johon kuuluu aina useampi asiakkaan tarpeen ja relevantin juridiikan osa-alueen perusteella valittu kokenut asiantuntija. Nimettyjen henkilöiden lisäksi asiakkaan käytössä on koko FS Law -tiimimme resurssit ja osaaminen sekä kansainvälinen verkostomme ja muiden alojen asiantuntijat. Huolehdimme aina tarvittavista varamiesjärjestelyistä ja resurssien pysyvyydestä.

Compliance Support -palvelumme on lainsäädännön ja compliancea koskevien viranomaisohjeistuksien mukainen. Avustamme asiakkaan tarpeen mukaisesti seuraavissa compliance-toiminnon tehtävissä:

• Compliance-riskiarvio ja riskiperusteinen valvontasuunnitelma
• Valvontasuunnitelman mukaiset systemaattiset compliance-tarkastukset, kartoitukset ja arviot
• Sääntelymuutoksien seuraaminen ja muutosten raportoiminen
• Henkilöstön ja johdon kouluttaminen
• Sisäisten ohjeiden ja politiikkojen laatiminen ja päivitysprosessit
• Säännöllinen compliance-raportointi hallitukselle
• Ad hoc -neuvonanto kaikissa sääntelyn noudattamiseen liittyvissä kysymyksissä

FS Law -tiimiimme kuuluu neljätoista finanssialan asiantuntijaa. Finanssialan juridiikkaan keskittyvien palveluiden lisäksi tarjoamme finanssialan yrityksille kattavan valikoiman erilaisia neuvontapalveluita, kuten riskienhallintaan, vakavaraisuuteen ja laskentaan liittyviä palveluita.