Finanssivalvonta julkaisi 29.11.2022 valvottavatiedotteen toteuttamastaan vahinko- ja henkivakuutusyhtiöiden eturistiriitoja koskevien prosessien kartoituksesta. Kartoituksen perusteella Finanssivalvonta totesi, että eturistiriitojen tunnistamisen ja hallinnan tärkeys on yleisesti tiedostettu, mutta yhtiöiden käytänteissä on merkittäviä laadullisia eroavaisuuksia.
Komission delegoidun asetuksen (2015/35) 258 artiklan 5 alakohdan mukaan vakuutusyritysten on tunnistettava potentiaalisten eturistiriitojen lähteet sekä varmistettava, että niillä on tehokkaat prosessit ja menettelyt eturistiriitojen välttämiseksi. Lisäksi yrityksillä on oltava menettelyt, joilla varmistetaan, että strategioiden ja toimintaperiaatteiden toteuttamiseen osallistuvat henkilöt ymmärtävät, mistä eturistiriitoja voi syntyä ja miten niitä yrityksessä käsitellään.
Eturistiriitojen tunnistaminen ja hallinta on yksi keskeisistä finanssialan yrityksen luotettavan hallinnon elementeistä. Velvollisuus ehkäistä, tunnistaa, seurata ja hallinnoida eturistiriitoja koskee paitsi vakuutusyhtiöitä, myös pankkeja, sijoituspalveluyrityksiä ja vaihtoehtorahastojen hoitajia.
Esimerkiksi sijoituspalveluyrityksiin sovellettavan sijoituspalvelulain (747/2012 muutoksineen) mukaisesti sijoituspalveluyrityksen on toteutettava kaikki asianmukaiset toimenpiteet eturistiriitatilanteiden tunnistamiseksi ja ehkäisemiseksi sekä niiden syntyessä kohdeltava asiakasta hyvän tavan mukaisesti. Lisäksi sijoituspalveluyrityksellä on oltava toimintaperiaatteet eturistiriitojen tunnistamisessa ja ehkäisemisessä noudatettavista menettelytavoista.1
Vastaavasti vaihtoehtorahastojen hoitajista annettu laki (162/2014 muutoksineen) edellyttää, että vaihtoehtorahastojen hoitajan on toteutettava kohtuulliset toimenpiteet eturistiriitatilanteiden tunnistamiseksi ja ehkäisemiseksi sekä niiden syntyessä kohdeltava sijoittajaa hyvän arvopaperimarkkinatavan mukaisesti. Vaihtoehtorahastojen hoitajan tulee toimintaansa järjestäessään riittävällä tavalla erottaa toisistaan sellaiset tehtävät ja vastuut, jotka voivat aiheuttaa järjestelmällisiä eturistiriitoja. Lisäksi vaihtoehtorahastojen hoitajalla on oltava toimintaperiaatteet eturistiriitojen tunnistamisessa ja ehkäisemisessä noudatettavista menettelytavoista.2
Eturistiriitoja koskevista velvoitteista määrätään kansallisen lainsäädännön ohella sijoituspalveluyrityksiä, vaihtoehtorahastojen hoitajia ja vakuutusyhtiöitä koskevissa Komission delegoiduissa asetuksissa (2017/565, 231/2013 ja 2017/2359).
Liiketoimintatyypistä riippumatta eturistiriidalla viitataan tyypillisesti tilanteeseen, jossa yrityksen, sen työntekijän tai muun yritykseen liittyvän intressitahon edut ovat ristiriidassa yrityksen asiakkaan tai sijoittajan etujen kanssa. Eturistiriidalla voidaan tarkoittaa myös esimerkiksi ajankäyttöön ja työtehtävien priorisointiin liittyviä etujen kollisiotilanteita yrityksen ja asiakkaan tai kahden eri asiakkaan välillä.
Finanssivalvonta on kartoituksessaan kiinnittänyt huomiota erityisesti vakuutusyhtiöiden sivutoimilupia koskeviin menettelyihin ja todennut, että hyvänä käytäntönä pidetään sivutoimilupia koskevien kirjallisten menettelytapojen laatimista, sivutoimien tarkistamista jo työhöntulovaiheessa ja työntekijöiden velvollisuutta hankkia kirjallinen sivutoimilupa jo ennen toimen vastaanottamista.
Myös sivutoimilupien riittävä dokumentointi sekä päivittäminen määräajoin edistää sivutoimilupiin liittyvien eturistiriitojen asianmukaista hallintaa. Erityisesti sijoituspalvelu- ja rahastoliiketoiminnan näkökulmasta merkittäviä eturistiriitoja voivat sivutoimien lisäksi aiheuttaa yrityksen palveluksessa olevien henkilöiden taloudelliset sidokset ja henkilökohtaiset sijoitukset sekä eturistiriitoja aiheuttavat (kielletyt) kannustimet.
Viisi teesiä onnistuneeseen eturistiriitoja koskevien velvoitteiden hallintaan
Finanssialan sääntelyn noudattamiseksi yrityksen on luotava menettelytavat, joilla varmistetaan, että työntekijät ja johto ymmärtävät, mistä eturistiriitoja voi syntyä ja miten niitä yrityksessä käsitellään.
Olemme laatineet seuraavat viisi teesiä onnistuneesta eturistiriitoja koskevien velvoitteiden hallinnasta finanssialan yrityksiä koskevan sääntelyn, viranomaisohjeiden ja Finanssivalvonnan tekemän kartoituksen pohjalta.
Yrityksen tulee laatia ja vahvistaa yrityksen toiminnassaan soveltama kirjallinen eturistiriitapolitiikka, joka sisältää eturistiriitojen valvonta-, hallinta- ja ehkäisyperiaatteet.
Politiikka tulee tarkistaa ja sen sisällön asianmukaisuus arvioida vähintään kerran vuodessa. Politiikassa tulisi muun muassa yksilöidä ne tilanteet ja olosuhteet, joissa yrityksen toiminta voi aiheuttaa eturistiriitoja.3
Sisäisen politiikan lisäksi yrityksen tulisi laatia ja vahvistaa selkeät kirjalliset toimintaohjeet eturistiriitatilanteita varten. Ohjeiden tulisi sisältää ohjeistus siitä, miten eturistiriitoja havainnoidaan, miten havaitut eturistiriidat dokumentoidaan, miten eturistiriidoista tiedotetaan ja minkälaisia toimenpiteitä havaittu eturistiriita edellyttää.
Huolellisesti laaditut ja asianmukaisesti hyväksytyt sekä henkilökunnan tietoon saatetut sisäiset politiikat ja ohjeet ovat yritystä koskevan sääntelyn noudattamisen perusta.
Velvollisuus tunnistaa ja hallita eturistiriitoja koskee koko henkilöstöä, eikä näin ollen rajoitu vain johtavassa asemassa toimiviin henkilöihin. Riittävällä perehdytyksellä yrityksen käytänteisiin ja eturistiriitojen tunnistamisen ja ehkäisyn menettelytapoihin sekä säännöllisellä koulutuksella voidaan pyrkiä varmistamaan, että henkilökunta ymmärtää ja tiedostaa eturistiriitoihin liittyvät velvoitteet.
Finanssivalvonta on todennut, että eturistiriitoihin liittyvien koulutusten tulee olla säännöllisesti toistuvia ja osallistujien tosiasialliset työtehtävät huomioiden riittävän konkreettisia.
Eturistiriitojen ensisijainen hallintakeino on niiden välttäminen. Kaikissa tapauksissa tämä ei kuitenkaan ole mahdollista. Silloin, kun eturistiriidan välttäminen ei ole mahdollista, tulee yrityksen dokumentoida eturistiriita asianmukaisesti.
Myös erilaisin järjestelyin hallittavien eturistiriitojen seuraaminen mahdollisten olosuhdemuutosten varalta on kriittistä. Eturistiriitojen asianmukaisen dokumentoinnin ja seurannan voi järjestää esimerkiksi säännöllisesti päivitettävän ja jatkuvasti ylläpidettävän rekisterin avulla.
Käytännössä rekisterin tulisi sisältää ainakin tiedot eturistiriidan intressiosapuolista, eturistiriidan luonteesta, laajuudesta ja merkityksestä (esim. taloudellinen intressi) sekä eturistiriitaa koskevista toimenpiteistä.4
Eturistiriidat voidaan niiden tunnistamisen ja hallinnoinnin parantamiseksi jaotella eri kategorioihin. Tilanteet voidaan luokitella esimerkiksi jatkuviin ja rakenteellisista seikoista johtuviin eturistiriitoihin sekä tilapäisiin eturistiriitoihin.
Rekisterin ylläpidossa tulee kuitenkin kiinnittää huomiota tietosuojasääntelyyn. Lisäksi Finanssivalvonta on kiinnittänyt huomiota siihen, että yritysten tulee selkeästi määritellä mitkä eturistiriitatilanteet dokumentoidaan rekisterin avulla, sekä miten mahdollisia rekisterin ulkopuolelle jääviä eturistiriitoja dokumentoidaan, hallitaan ja seurataan.
Finanssialalla toimivan yrityksen palkitsemisen tulisi aina tukea yritystä koskevan sääntelyn ja yrityksen sisäisten ohjeiden mukaista toimintaa. Lisäksi palkitsemisjärjestelmien tulee olla rakenteeltaan sellaisia, etteivät ne aiheuta eturistiriitaa asiakkaan tai sijoittajan etujen kanssa tai kannusta yrityksen henkilöstöä suosimaan omia etujaan, yrityksen etuja tai toisen asiakkaan etuja tietyn asiakkaan tai sijoittajan kustannuksella.
Tämä edellyttää käytännössä, että palkitsemisen tulisi perustua myös laadullisiin mittareihin yksin numeeristen seikkojen sijaan. Huolellisesti laaditut palkitsemisperiaatteet ja tarkasti määritellyt kriteerit palkitsemiselle tukevat yritystä koskevien velvoitteiden noudattamista ja ylläpitävät vastuullista yrityskulttuuria.
Eturistiriitojen ja niitä koskevien menettelyiden seuranta tulisi ottaa osaksi sisäisten valvontatoimintojen tehtäviä ja sisäisten valvontatoimintojen säännöllistä raportointia. Jatkuvien ja rakenteellisten eturistiriitojen osalta tulee kiinnittää erityistä huomiota hallintakeinojen noudattamisen ja niiden riittävyyden säännölliseen arviointiin.
1 Sijoituspalvelulaki (747/2012 muutoksineen) 7 luku, 9 § 1 mom. & 3 mom.
2 Vaihtoehtorahastojen hoitajista annettu laki (162/2014 muutoksineen), 7 luku, 6 § 1 mom. & 3 mom.
3 Ks. esim. Komission delegoitu asetus 2017/565, artiklat (sijoituspalveluyritykset), Komission delegoitu asetus 231/2013, artikla 31 (vaihtoehtorahastojen hoitajat) ja Komission delegoitu asetus 2017/2359, artikla 4 (vakuutusyhtiöt).
4 Ks. esim. Komission delegoitu asetus 2017/565, artiklat 34-35 (sijoituspalveluyritykset), Komission delegoitu asetus 231/2013, artikla 35 (vaihtoehtorahastojen hoitajat) ja Komission delegoitu asetus 2017/2359, artikla 7 (vakuutusyhtiöt).
Kuinka voimme auttaa?
Palvelemme finanssisektorin yrityksiä kaikilla juridiikan osa-alueilla. Avustamme teitä mielellämme missä tahansa eturistiriitoihin tai sääntelyvelvoitteiden noudattamiseen liittyvissä kysymyksissä ja muissa finanssialan sääntelyyn liittyvissä projekteissa.
Siiri Luoma
Legal Counsel
p. +358 40 516 7121
