Rikkumisest teavitamise kanal ehk vihjeliin

Igal ettevõttel ja asutusel on võimalik kas omal käel või välise teenusepakkuja abiga seada sisse teavituskanal ehk vihjeliin. Ükskõik kumma variandi kasuks otsus langeb, peab olema kindel, et nii rikkumisteate esitamine teavituskanali kaudu kui ka järgnev menetlus tagavad kahtlusest teatanud isikule konfidentsiaalsuse ja turvalisuse. Mida tõsisem on juhtum, millest teatada soovitakse, seda veendunum soovib olla teate esitaja enda kaitstuses ja seda kasulikum on organisatsioonil juhtumiga aega kaotamata tegeleda, et kahju suurust vähendada. Ühtlasi võib toimiva vihjeliini olemasolu avada uksi uutele ärisuhetele koostööpartneritega, kes hindavad seaduskuulekust ja eetilisust.

Kui organisatsioon otsustab tellida teavituskanali teenuse KPMG-lt, aitame luua töötajate ja partnerite silmis usaldusväärse vihjeliini süsteemi. Pakume turvalist ja konfidentsiaalset teavituskanalit ning viime menetlusi läbi kiirelt, erapooletult ja professionaalselt. Nii aitame organisatsioonil keskenduda oma põhitegevusele ja suurendame võimalust, et ta saab teavituskanalist kasu. 

Teavituskanali sisseseadmine ja haldamine

• Pakume veebipõhist teavituskanalit, mis on töötajate ja koostööpartnerite jaoks usaldusväärne, turvaline ja kasutajasõbralik viis oma kahtlustest teada anda.
• Teavituskanal vastab vajalikele küberturbe- ja andmekaitsereeglitele, võimaldades muu hulgas krüpteeritud sõnumivahetust ja dokumentide edastamist.
• Rikkumisteateid on võimalik esitada ööpäevaringselt nii konfidentsiaalselt kui ka anonüümselt ning erinevates keeltes.

Esmane rikkumisteate menetlemine

• Pakume sõltumatut rikkumisteate esmast menetlemist, sealhulgas teavitaja poolt esitatud asjaolude kontrollimist ja täpsustamist.
• Kogutud teabe alusel koostame esmase kokkuvõtte, mille alusel saavad organisatsiooni vastutavad isikud otsustada, kuidas edasi tegutseda.
• Saadame teate esmase kättesaamise kinnituse rikkumisest teavitanud isikule vastavalt õigusaktide nõuetele.

Rikkumisteate täiemahuline uurimine

• Vajadusel viime läbi sõltumatu rikkumisteate uurimise, mille käigus kogume dokumentaalseid tõendeid erinevatest andmeallikatest ja andmebaasidest, samuti viime läbi intervjuud teavet omavate ja omada võivate isikutega.
• Saame alustada rikkumisteate uurimisega 48 tunni jooksul alates vastavasisulise otsuse vastuvõtmisest organisatsiooni juhtorgani poolt.
• Vajadusel kaasame menetluse läbiviimisse KPMG erinevate valdkondade asjatundjaid, kes oskavad koguda ja uurida IT-tõendeid, tunnevad põhjalikult finants- või maksusüsteemi või omavad muid spetsiifilisi oskusi, teadmisi ja kogemusi.
• Menetluse lõppedes koostame põhjaliku uurimisaruande, milles esitame selgelt ja arusaadavalt oma tähelepanekud, sealhulgas ülevaate olulisematest tõenditest.
• Saadame rikkumisest teavitanud isikule vastavalt õigusaktide nõuetele tagasisidet teate alusel kohaldatud järelmeetmete kohta. 

Muud teavituskanali sisseseadmisega seotud lisateenused

• Aitame rikkumisest teavitamise sisesereeglistiku koostamisel, sealhulgas koostame vajadusel lühitutvustuse kõige olulisematest teavitamisega seotud põhimõtetest ja reeglitest.
• Pakume organisatsiooni töötajate koolitamist, mille käigus räägime teavituskanali vajalikkusest ja kasutamise põhimõtetest, samuti selgitame teavitusprotsessi erinevaid etappe ja rikkumisest teavitanud isiku kaitse tagamist.