Täna juurutame uut personalihaldustarkvara nimega Oracle Human Capital Management, ütles KPMG personalijuht Epp Sillaste.
“Automatiseerida annab kõike, alates uue töötaja otsingust, värbamisest kuni offboarding’uni välja,“ ütles Sillaste. Olulisim küsimus on tema sõnul, mida on mõttekas automatiseerida. Analüüsida tuleb, kus on kasu suurem kui võimalik kahju.
„Automatiseerida võiks võimalikult palju, aga alles tuleks jätta ka inimlik kokkupuude – seda nii värbamisel kui ka hilisemates töötajate elukaarega seotud protsessides,” oli Epp Sillaste arvamus.
Järgneb intervjuu KPMG personalijuhi Epp Sillastega.
Mis HR-tarkvara KPMG kasutab ja miks te just selle valisite?
Oleme koostöös Soome KPMGga juurutamas ühist personalitarkvara Oracle Human Capital Management (HCM), mis pakub päris mahukat ja laiapõhjalist personalihalduse võimalust, alates värbamisest kuni töötajate arengu toetamise ja offboarding‘uni välja. Tarkvara sisaldab ka iseteenindusmoodulit, kus töötaja näeb endaga seotud infot ja juhid näevad vastavalt ligipääsuõigustele töötajaga seotud infot ja dokumente, saavad hallata töötaja tööelutsükliga seotud andmeid ning kinnitada töötaja taotlusi (nt puhkus).
Oracle HCM on mõeldud pigem keskmise suurusega ja suurtele ettevõtetele, mis vajavad terviklikku personalijuhtimise lahendust. Kuna meil on tegevusvaldkonnast tulenevalt kõrged nõudmised andmete turvalisusele, siis see tarkvara katab ka need nõudmised ja vajadused.
Oracle’it saab integreerida ka teiste tarkvaradega. Kuna me Oracle’i palgaarvestust ei hakka kasutama, siis on meil plaan integreerida see Persona tarkvaraga, mida oleme seni üle kolme aasta edukalt kasutanud.
Värbamisel kasutame hetkel veel Teamdashi ja oleme selle valikuga väga rahul olnud. Hetkel olemegi katsetamas, kas Oracle’i värbamismoodul suudab meile sama suurt kasutamisrõõmu pakkuda kui Teamdash.
Kui olime neli aastat tagasi värbamistarkvara valikul, oli meie jaoks väga oluline see, et tarkvara toetaks meie agiilset ehk paindlikku värbamisprotsessi ning seda oleks lihtne kasutada nii värbajatel kui ka juhtidel.
Samuti on oluline, et tarkvara võimaldaks lisaks värbamiste haldusele luua ja hoida talendiandmebaasi, pakuks videointervjuude võimalust ning võimaldaks ka kerge vaevaga luua töökuulutusi. Siinkohal tahaks kiita meie maja turundustiimi, kelle käe all valmivad tõesti pilkupüüdvad töökuulutused.
Personaliandmete halduse, puhkuste ning puudumiste ja palgaarvestuse puhul oleme seni kasutanud Personat – iseteenindust ja palgaarvestust. Persona on samuti hõlpsasti hallatav ja pakub üsna mugavat lahendust personaliandmete haldamiseks.
Omavaheliseks suhtluseks, tööalase info vahetamiseks, arutamiseks ja koosolekute pidamiseks kasutame MS Teamsi.
Juhtide hindamiseks ja rahulolu-uuringuteks kasutame Qualtrics 360 lahendust.
Koolituste jaoks on kasutuses KPMG võrgustiku globaalne lahendus GLMS (global learning management system).
Töötajate rahulolu ja motivatsiooni mõõtmiseks kasutame Motichecki tarkvaralahendust.
Eesmärgistamiseks ja töösoorituse hindamiseks kasutasime mitu aastat KPMG võrgustiku pakutavat SAP OpenPD süsteemi (open perfomance development system), mis nüüdseks on asendunud Oracle’i pakutava lahendusega.
Terviklik lähenemine töötaja tööelukaarele annab kindlasti olulist lisandväärtust. Kui andmed liiguvad sujuvalt ühest andmebaasist teise, siis oleks ühtselt kõiki HR-etappe hõlmaval tarkvaral kindlasti suur eelis. Saab vältida andmete korduvat sisestamist ning paari nupule vajutusega liiguvad andmed värbamistarkvarast personaliandmete haldamisse – seal saab töötaja näiteks näpuga järge ajada, mis ta onboarding‘u raames tegema peab. Sealt edasi juba töötaja iseteeninduse kaudu liikuda teistesse etappidesse: kogemuse kogumise faas, eesmärgistamine, areng, puhkused, tasustamine. Seejärel analüütika ja aruandlus kuni offboarding'uni välja.
Millal saabub ühel organisatsioonil hetk, kus ta peab mõistma, et vaja on personalijuhtimise tarkvara?
Üldiselt tekib vajadus personalitarkvara järele siis, kui manuaalne töö muutub väga aeganõudvaks ja ebaefektiivseks. Personalijuhtimise tarkvara vajadus ei sõltu ainult töötajate arvust, vaid ka protsesside keerukusest ja andmete haldamise vajadusest. Kui on valitud õige ja kasutajasõbralik tarkvara, siis see annab kindlasti palju juurde positiivse töötajakogemuse loomisele. Näiteks töötaja saab esimesel tööpäeval tervitava e-maili, mis viib keskkonda, kus ta näeb täpselt, millest on tarvis alustada, mida teha ja aitab sisseelamisel järge pidada. Kogu töötaja onboarding-teekond on mugavalt ühes kohas ja professionaalselt presenteeritud. See jätab ettevõttest kindlasti esinduslikuma mulje kui näiteks lihtsalt manuaalselt e-maili teel edastatud info.
Kas on olemas ka HR-tarkvara alternatiiv?
Alternatiivideks võivad olla manuaalsed lahendused (nt Excel, Word) või kombineeritud lahendused erinevate tarkvarade ja manuaalsete võimaluste vahel.
Mille alusel personalijuhtimise tarkvara valida?
Tarkvara valik sõltub organisatsiooni suurusest, vajadustest ja spetsiifilistest protsessidest. Alustada tulekski sellest, et ära kaardistada ettevõtte protsessid ja vajadused ja sellest lähtuvalt asuda otsingutele. Kindlasti on hea kuulata ja uurida teiste ettevõtete kasutajakogemusi ja soovitusi. Ka meie oleme lahkelt nõu jaganud ja oma kasutajakogemust tutvustanud nii Teamdashi kui ka Persona tarkvara osas.
Valida tuleb oma ettevõtte suurusele sobiv tarkvara. Suured ja kogu HR-elukaart hõlmavad programmid võivad olla küll ahvatlevad oma funktsionaalsuste poolest, aga teinekord on nad päris keerukad hallata ja nõuavad põhjalikku väljaõpet. Väikestele ettevõtetele ei pruugi need seetõttu kõige sobivamad olla. Planeerimisele tasub korralikult aega varuda –enne põhjalikult uurida ja kaaluda, kui otsus langetada.
Kindlasti soovitan kaasata ärivaldkondade huvigruppe, olgu selleks siis värbavad juhid, osakondade vastavad juhid või spetsialistid, kes tulevikus tarkvara kasutama hakkavad. Tarkvara peaks ikka toetama ja lihtsustama ettevõtte protsesse, aitama langetada otsuseid, mitte neid keerulisemaks tegema.
Jälgida võiks ka seda, et tarkvara kohalduks Eesti turu ja seadustega või et oleks võimalik seda väikse vaevaga kohandada. Näiteks puhkuste menetlemine, siin võivad olla riigiti üsna erinevad seadused ja põhimõtted.
Mis on HR-tarkvaras põhifunktsionaalsus, mida see peab KPMGs kindlasti tegema?
Ikka kõike seda, millest ka eelpool juttu on olnud: värbamine, andmete haldus, töötajate teekonnad (onboarding, offboarding), puhkuste ja puudumiste haldus, tasustamine, töötajate areng ja eesmärgistamine (sh tagasisidesüsteem), statistika ja analüütika, koolituste haldamine ning töötajate rahulolu-uuringud. Meil on töötajate areng kindlasti võtmetähtsusega.
Lisaks on meil üsna mitmekesised töötajatega seotud protsessid ja ka võrgustikust tulenevad rahvusvahelised nõuded, mis seavad personaliosakonnale üsna suured ja töömahukad ootused. Ilma korraliku tarkvarata ei suudakski me oma töid efektiivselt hallata.
Kui palju peab personalijuhtimise tarkvara ühilduma muu organisatsioonis kasutatava tarkvaraga?
Mina arvan, et HR-tarkvara ühildumine teiste organisatsioonis kasutatavate süsteemidega on väga oluline või valmidus, et seda saaks kas kohe või tulevikus integreerida mõne teise tarkvaraga. Näiteks kui valida eraldi tarkvarad erinevatele töötaja elukaart puudutavatele funktsioonidele, mitte ühte ja kõike haaravat, siis on see eriti oluline.
Kui palju HR-tarkvara aega säästab ja millal see end ära tasub?
HR-tarkvara võib säästa märkimisväärselt aega, seda eriti ettevõttes, kus on keerulised ja mitmekesised personaliprotsessid. Tasuvus sõltub organisatsiooni suurusest ja kasutusmahust. Keskmiselt tasub tarkvara end ära 6–12 kuu jooksul, kui automatiseeritud protsessid suudavad oluliselt vähendada käsitsi töö mahtu ja sellega seotud vigu.
Kas ettevõte peab muutma oma HR-protsesse lähtuvalt tarkvarast või peaks tarkvara kohanduma organisatsiooni protsesside järgi?
Ideaalne lahendus on see, et tarkvara kohandub organisatsiooni vajaduste ja protsessidega, mitte vastupidi. Kuid mõnel juhul võib olla kasulik vaadata üle oma protsessid ja neid tõhustada, et paremini sobituda tarkvaralahendusega.
Millised võiks olla ootused tarkvara kasutajatoele, sh kas on vaja personaalset kliendihaldurit?
Oluline on, et tarkvarapakkujal oleks tugev kasutajatugi, sealhulgas kättesaadav tehniline tugi ja vajadusel ka kliendihaldur, kes aitab probleeme lahendada. Spetsiifiliste vajaduste korral võib personaalne kliendihaldur olla kasulik.
Millal eelistada SaaS-lahendust ja millal töölauarakendusi?
SaaS- ehk pilvepõhiseid lahendusi eelistatakse üldjuhul siis, kui on vaja paindlikkust ja juurdepääsu mitmest seadmest või eri asukohast. Töölauarakendused võivad olla eelistatud, kui on vajalik väga spetsiifiline turvalisus ja andmete kontroll või kui internetiühendus pole alati kättesaadav.
Kuidas tagada eriti tundliku personalihaldustarkvara küberkaitse?
Tundliku teabe kaitsmiseks on oluline valida tarkvara, mis vastab juba eos kõrgetele turvastandarditele. Samuti on oluline, et tarkvara vastaks kohalikele ja rahvusvahelistele andmekaitse eeskirjadele. Kui endal ettevõttes on sellealased teadmised vähesed või need puuduvad, siis tasuks kindlasti kaasata vastava ala eksperte mujalt ja seda kindlasti juba uut tarkvara valides.
KPMG kasutab järgmisi HR-tarkvara mooduleid ja lahendusi:
- Töötajate elutsükliga seotud andmete haldus, sh töötajate n-ö teekondade haldamine. Eriti kasulikud on põhjalikud onboarding‘u ja offboarding‘u protsessi ülesehitamise võimalused;
- Puhkused ja puudumised – puhkuste ja haiguspäevade haldus;
- Värbamine – aitab juhtida värbamisprotsessi, kandidaatide haldust, intervjuude planeerimist ja uute töötajate sisseelamist;
- Töötajate arendamine – sisaldab tööriistu eesmärkide seadmiseks, samuti karjääriplaani loomiseks ning haldamiseks;
- Tasustamine – töötajate töötasude ja tulemustasude haldamine;
- Analüütika ja aruandlus – pakub põhjalikke aruandlus- ja analüüsitööriistu, et toetada strateegilisi personaliotsuseid.