Raamatupidamine on teenus, mida ettevõte vajab kogu oma tegutsemisaja vältel. Seetõttu on oluline raamatupidajat palgates või teenusepakkujat valides veenduda, et töötaja on oma valdkonnas pädev ning usaldusväärne, täpne ja korralik. Millised on aga raamatupidamise suurimad väljakutsed ja levinumad apsakad ning kuidas hea raamatupidaja ära tunda? Lähemalt avab teemat KPMG Baltics OÜ raamatupidamisteenuste juht Maike Leppik.
Automatiseerimine – kas oht või võimalus?
Nagu pea kõigis teistes eluvaldkondades, on ka raamatupidamismaailmas digitaliseerimine ja automatiseerimine üha olulisemad aja- ja ressursisäästjad. Leppiku sõnul on niisugused uuendused vähendanud rutiinset ja ajamahukat manuaalset sisestustööd ning seeläbi vähendanud ka eksimuste riski. „Küll aga on oluline välja tuua, et igasugused automatiseerimised toimivad ettevõtte huvides vaid juhul, kui need on oskuslikult tehtud. Oluline on oskus raamatupidamisprogrammidega seadistuste tasemel töötada ning programmide loogikat mõista. Valed seadistused võivad tuua ettevõttele hoopis kahju – näiteks tasumata maksude näol,“ räägib Leppik.
Automatiseerimisega kaasneb aga spetsialisti sõnul ka murettekitav kõrvaltrend, milleks on automaatika pimesi usaldamine ja kontrollide puudumine. „Vana hea „usalda, aga kontrolli“ kehtib siin igati. Masin teeb, mida teda on seadistatud tegema, kuid lõpliku väärtuse loob siiski inimene, kes tuvastab ühtlasi ebaregulaarsed praktikad, mitterutiinsed tehingud, andmete järjepidevuse jpm,“ rõhutab Leppik inimtööjõu olulisust ja vastutuse rolli.
Raamatupidamine on peensuste mäng
Kiirelt muutuvas maailmas ja üha kasvavate aruandluskohustuste taustal on kvaliteetsed andmed ja nende kättesaamise lihtsus võtmetähtsusega.
Täna on väga paljudel – ka väga suurtel – ettevõtetel kasutusel vananenud raamatupidamise protsessid ja tehnoloogia. Näeme veel endiselt ettevõtteid, kus arvete kinnitamine toimub paberil allkirjaga ja aruandeid koostatakse käsitsi.
See ei ole vale, kuid kasutamata on oluline võimalus aja- ja rahasäästuks. Varem või hiljem jõuab kätte ka aeg, kus vananenud süsteemid enam ei toimi, seega on igati soovitav panustada kaasaegse ja tulevikuvalmis raamatupidamise sisseseadmisesse,“ soovitab Leppik ning lisab, et sugugi mitte kõik muudatused ei eelda suuri investeeringuid.
Omaette väljakutseks peab KPMG raamatupidamisteenuste juht ka pidevalt muutuvate regulatsioonidega kursis püsimist, et vältida maksu- ja intressikulusid või trahve. „Siin on suurematel raamatupidamise büroodel enamasti eelis, kuna nende töökorraldus ja rollijaotus aitab muutuseid piisava regulaarsusega monitoorida ja infot efektiivselt jagada,“ selgitab Leppik. Lisaks esinevad tänapäeval ka küberturvalisuse ja andmekaitsega seotud ohud: „Turul kasutatakse erinevaid lahendusi, mille turvalisus on küsitav. Samas võib raamatupidamisandmete lekkimine või andmebaasidesse häkkimine lüüa pikali kogu ettevõtte tegevuse.“
Ohukohti tuleb osata märgata
„Meie praktika näitab, et enim vigu kipub tekkima käibemaksuarvestuses. Näiteks tuleb meile igal aastal kliendiks mitmeid ettevõtteid, kellel käibemaksukohustuslasena registreerimise kohustus on ammu tekkinud, kuid eelnev teenusepakkuja ei ole osanud seda märgata,“ tõstab Leppik esile ühe raamatupidamise suurima ohukoha.
Eraldi toob aga Leppik välja maksuvead, mis on seotud töötajate piiriülese liikumise ja teises riigis töötamisega. „Kuna maksude arvestuses on omad keerukused, aitab korrektsele maksuarvestusele kaasa koolitumine ja oma teadmiste pidev täiendamine. Keerulisi maksuteemasid tekib sageli ja näeme oma praktikas, et koolitused kasvatad ennekõike oskust erinevaid maksuküsimusi märgata,“ soovitab Leppik igal ettevõttel oma raamatupidajatele arengu- ja koolitusvõimalusi pakkuda.
Raamatupidaja ei ole pelgalt teenusepakkuja
”Meie jaoks ei ole raamatupidaja ainult teenusepakkuja, vaid kliendi koostööpartner”. Koostöö nende kahe osapoole vahel algab kliendi äri mõistmisest ning ootuste ja vajaduste kaardistamisest, mille põhjal pakutakse lahendusi ja kohandatakse neid vastavalt iga kliendi ärivajadustele:
”Lisaks igapäevasele tavaraamatupidamisele teeme näiteks kulude analüütikat ja aitame kuludel silma peal hoida, koostame likviidsusaruandeid või teeme hoopis sektoripõhiseid turuülevaateid ja benchmarking’ut, samuti laiapõhjalist nõustamist maksu-, õigus- ja personaliküsimustes”.
Leppiku kogemusel hindab üha rohkem ettevõtjaid raamatupidajaga regulaarseid kohtumisi, mis võimaldavad saada ajakohast ülevaadet finantsidest ja on aluseks juhtimisotsuste tegemisel. „Korras raamatupidamine ja ettevõtja vajadusi toetav lihtne ning arusaadav aruandlus on igal juhul kõige alus,“ tõdeb spetsialist.
Sobiva raamatupidaja leidmisel tuleb arvestada teenusepakkuja võimekust
Oma raamatupidamise funktsiooni korraldamisel soovitab KPMG raamatupidamisteenuste juht ettevõtjal alustuseks visualiseerida, millist tuge ta soovib – kas pelgalt seadusega nõutud kannete tegemist või päriselt tema äri toetavat partnerit. „Meie eesmärk on olla just need viimasena mainitud,“ nendib Leppik ja toob KPMG raamatupidamisteenuste märksõnadena välja protsesside automatiseerimise, integreerimise, andmepõhisuse ja efektiivsuse.
Teenusepakkuja valikul on Leppiku sõnul võtmetähtsusega siiski tõendatud kogemus: „Turul on väga palju tegijaid ja teenusepakkujate kogemus ning kvaliteet erinevad märkimisväärselt. Mida laiem on raamatupidaja kliendibaas ja kogemus erinevate sektorite ettevõtetega, seda kindlam saab olla, et raamatupidamine ja maksuarvestus on seadustega kooskõlas.“
Kuna konkurents raamatupidamismaastikul pidevalt tõuseb, tasub koostööpartnerit valides otsida kedagi, kes on oma töös pädev ja suunatud enesearengule. ”Hea raamatupidaja oskab näha suurt pilti, toimetada süsteemselt ja kohaneda vastavalt muutuvatele oludele,” kirjeldab Leppik professionaalse spetsialisti olulisi isikuomadusi.
Raamatupidaja roll ettevõttes on väga oluline, mistõttu tasub hoolikalt läbi mõelda, kelle poole koostööpakkumisega pöörduda. Ettevõtja, kes teab, mida ta vajab ja milliseid oskusi spetsialistis hindab, saab edaspidi suure tõenäosusega maksu- ja arvetemaailmale mõeldes vabamalt hingata.
Artikkel avaldati: Eesti Ekspressi erilehes Sinu usaldusväärne hankepartner
