Raamatupidamine on teenus, mida ettevõte vajab kogu oma tegutsemisaja vältel. Seetõttu on oluline raamatupidajat palgates või teenusepakkujat valides veenduda, et töötaja on oma valdkonnas pädev ja usaldusväärne, täpne ning korralik. Millised on aga raamatupidamise suurimad väljakutsed ja levinumad apsakad ning kuidas hea raamatupidaja ära tunda? Lähemalt avab teemat KPMG Baltics’i raamatupidamisteenuste juht Maike Leppik.
Digitaalsete uuenduste mõju raamatupidamisele
Viimaste aastate uuendused on eelkõige vähendanud rutiinset ja ajamahukat manuaalset sisestustööd. Sellega on töö muutunud kiiremaks ning teisalt väheneb manuaalse sisestustööga kaasnev võimalik eksimuste risk.
Küll aga on oluline välja tuua, et igasugused automatiseerimised toimivad ettevõtte huvides vaid juhul, kui need on oskuslikult tehtud. Siin on oluliseks aspektiks oskus raamatupidamise programmidega seadistuste tasemel töötada ning programmide loogikat mõista. Valed seadistused võivad hoopis vastupidiselt tuua ettevõttele kaasa kahju (näiteks tasumata maksude näol). Oleme näinud, et meiega liitunud ettevõtjal on eelnevast perioodist suur tasumata käibemaks, mis tekkis kontoplaani uue tulukonto loomise tagajärjel, mis unustati lisada käibedeklaratsiooni automatiseeritud aruandesse ehk kogu uuel kontol kajastatud tulu jäi käibemaksuga maksustamata. Nii võib vahel ka väike liigutus olla olulise rahalise mõjuga.
Laiema pildina tooksin välja kasvava automatiseerimisega kaasneva murettekitava kõrvaltrendi, milleks on automaatika usaldamine pimesi ja kontrollide puudumine. „Programm tegi“ nähtus ei ole turul midagi uut, kuid automaatseid kandeid ja arvestusi peaks taustal toetama riskikontrolli raamistik, mis aitab viia ebakorrektse arvestuse riskid miinimumini. Vana hea „usalda, aga kontrolli“ kehtib siin igati. Masin teeb, mida teda on seadistatud tegema, kuid lõpliku väärtuse loob siiski inimene, tuvastades ühtlasi ebaregulaarsed praktikad, mitterutiinsed tehingud, andmete järjepidevuse jms.
Eesti turul raamatupidajaks hakkamine on imelihtne, millele standardiseeritud raamatupidamise programmid lisavad veelgi täiendavat lihtsust. Nii on turule sisenenud ka raamatupidajad, kes ei oskagi teatud raamatupidamise kandeid või arvestusi ise teha (sest programm teeb). Ei pea ilmselt märkima, et sellise raamatupidamise kvaliteet on väga küsitav.
Suurimad riskid ja väljakutsed, millega ettevõtted raamatupidamises tänapäeval silmitsi seisavad
Kiirelt muutuvas maailmas ja üha kasvavate aruandluskohustuste taustal on kvaliteetsed andmed ja nende andmete kättesaamise lihtsus võtmetähtsusega. Täna on väga paljudel (ka väga suurtel) ettevõtetel kasutusel vananenud raamatupidamise protsessid ja tehnoloogia. Näeme veel endiselt ettevõtteid, kus arvete kinnitamine toimub paberil allkirjaga ja aruandeid koostatakse käsitsi. See ei ole vale, kuid kasutamata on oluline võimalus aja- ja rahasäästuks. Varem või hiljem jõuab kätte ka aeg, kus vananenud süsteemid enam ei toimi. Nii on igati soovitav panustada kaasaegse ja tulevikuvalmis raamatupidamise sisseseadmiseks. Sugugi mitte kõik muudatused ei eelda ka olulisi investeeringuid.
Omaette väljakutseks on kursis püsida pidevalt muutuvate regulatsioonidega, et vältida näiteks maksu- ja intressikulusid või trahve. Siin on suurematel raamatupidamise büroodel enamasti eelis, kuna nende töökorraldus ja rollijaotus aitab muutuseid piisava regulaarsusega monitoorida ja infot efektiivselt jagada.
Vähetähtsad ei ole küberturvalisuse ja andmekaitsega seotud ohud. Turul kasutatakse erinevaid lahendusi, mille turvalisus on küsitav. Samas võib raamatupidamisandmete lekkimine või andmebaasidesse häkkimine lüüa pikali kogu ettevõtte tegevuse.
Levinud vead ettevõtete maksudeklaratsioonides ja kuidas neid vältida
Meie praktika näitab, et enim vigu kipub tekkima käibemaksuarvestuses. Näiteks tuleb meile igal aastal kliendiks mitmeid ettevõtteid, kellel käibemaksukohustuslasena registreerimise kohustus on ammu tekkinud, kuid eelnev teenusepakkuja ei ole osanud seda märgata.
Sel aastal näeme, et kehtiv käibemaksumäär kipub eelnevaga sassi minema (22% vs 20%), näiteks müügiarvete väljastamisel või ka pöördkäibemaksu arvestamisel.
Samuti kipuvad ühe enamlevinud veana jääma tegemata INF vormid.
Eraldi tooksin välja maksuvead, mis on seotud töötajate piiriülese liikumise ja teises riigis töötamisega.
Maksude arvestuses on omad keerukused ja korrektsele maksuarvestusele aitab kaasa koolitumine ja oma teadmiste pidev täiendamine. KPMG-s paneme töötajate koolitamisele olulist rõhku ning igal töötajal on minimaalne koolitustundide arv, mis tuleb aasta jooksul läbida. Keerulisi maksuteemasid tekib sageli ja näeme oma praktikas, et koolitused kasvatad ennekõike oskust erinevaid maksuküsimusi märgata. Praktilisel kogemusel on samuti oma roll – mida laiem on raamatupidaja kliendibaas ja kogemus erinevate sektorite ettevõtetega, seda kindlam saab olla, et maksuarvestus on seadustega kooskõlas. Oma majas teeme tihedat koostööd maksuosakonnaga ja vajadusel ka KPMG teiste riikide maksuspetsialistidega. Omalt poolt julgustan raamatupidajaid pöörduma maksuküsimustega oma ala spetsialisti poole.
Koostöö algab kliendi äri mõistmisest
Meie organisatsioonis on selge põhimõte, et raamatupidaja ei ole pelgalt teenusepakkuja, vaid koostööpartner, kes töötab kliendiga koos. Koostöö algab kliendi äri mõistmisest ning ootuste ja vajaduste kaardistamisest, mille põhjal pakume lahendusi, mida kohandame vastavalt iga kliendi ärivajadustele. Näiteks teeme kulude analüütikat ja aitame kuludel silma peal hoida, koostame likviidsusaruandeid või teeme hoopis sektoripõhiseid turuülevaateid ja benchmarking’ut. Üha rohkem ettevõtjaid hindab regulaarseid kohtumisi raamatupidajaga, mis võimaldavad saada ajakohast ülevaadet finantsidest ja on aluseks juhtimisotsuste tegemisel. Oleme teinud algajaile ettevõtjaile soovi korral ka minikoolitusi finantsaruandluse paremaks mõistmiseks. Korras raamatupidamine ja ettevõtja vajadusi toetav lihtne ning arusaadav aruandlus on igal juhul kõige alus.
Sobiva raamatupidamisteenuse pakkuja leidmine keerulises ja muutuvas majanduskeskkonnas
Oma raamatupidamise funktsiooni korraldamisel võiks ettevõtja alustuseks visualiseerida, millist tuge ta ideaalis sooviks – kas pelgalt seadusega nõutud kannete tegemist või päriselt tema äri toetavat partnerit. Meie oleme selgelt need viimasena mainitud. Meie märksõnadeks on protsesside automatiseerimine, integreerimine, andmepõhisus ja efektiivsus.
KPMG-s oleme raamatupidamise funktsiooni ümberkujundamist mõtestanud nii – kujutage ette oma raamatupidamise funktsiooni, milles on:
- Integreeritud, automatiseeritud ja andmepõhised protsessid.
- Raamatupidamise ressurss, kes on võimekas, efektiivne ja proaktiivne.
- Raamatupidamisteenuse mudel, mis on optimeeritud ja muutustega kohanduv.
- Raamatupidamise tehnoloogia, mis on integreeritud, automatiseeritud ja dünaamiline.
- Andmed, mis pakuvad asjakohast ja tulevikku vaatavat ülevaadet.
- Raamatupidamise juhtimismudel, mis on efektiivne, kuid võimaldab siiski vastata ettevõtte vajadustele.
Teenusepakkuja valikul on võtmetähtsusega tõendatud kogemus. Turul on väga palju tegijaid ja teenusepakkujate kogemus ning kvaliteet erineb märkimisväärselt. Siin kehtib ütlus, et sa ei tea, mida sa ei tea. Oma praktikas näeme tihti, et just maksuarvestuse osas esineb olulisi puudujääke, samuti loomult keerukamate tehingute raamatupidamislikul kajastamisel.
Kuna konkurents raamatupidamismaastikul pidevalt tõuseb, tasub koostööpartnerit valides otsida keegi, kes on oma töös pädev ja suunatud enesearengule. „Hea raamatupidaja oskab näha suurt pilti, toimetada süsteemselt ja kohaneda vastavalt muutuvatele oludele,“ kirjeldab KPMG raamatupidamisteenuste juht professionaalse spetsialisti olulisi isikuomadusi.
Raamatupidaja roll ettevõttes on väga oluline, mistõttu tasub hoolikalt läbi mõelda, kelle poole koostööpakkumisega pöörduda. Ettevõtja, kes teab, mida ta vajab ja milliseid oskusi spetsialistis hindab, saab edaspidi suure tõenäosusega maksude ja arvete maailmale mõeldes vabamalt hingata.