Käesoleva aasta alguseks prognoositud majanduslangus on Eestit tabanud palju raskemini kui meie lähiriike Soomet ja Rootsit. Ettevõtted valmistuvad võimalikeks keerulisteks aegadeks koondamistega, et vähendada kulusid. Kuigi koondamine on kiire lahendus kulude vähendamiseks, on see siiski lühiajaline ja mitte tulevikku vaatav lahendus. Koondamise käigus loobutakse firmade enda suurimast väärtusest – inimestest. Inimesed, kellel on laialdased teadmised ettevõttest ja sektorist. Selliste teadmiste taastamine on ajamahukas ja ressursirohke. Uue inimese värbamisel kulub keskmiselt kuni aasta, enne kui ta on harjunud uue firma nüanssidega ja saanud lõplikult aru enda rollist.
Selle asemel, et hoida kulusid kokku, peaks hoidma hoopis enda inimesi, kasutades nende teadmisi ja oskusi ettevõtte väärtuse hoidmiseks ja tõstmiseks. Samuti peaks väärtuse tõstmiseks tuvastama väärtust mitteloovad tegevused ehk raiskamised, mis nõuvad ressursse, kuid suurt väärtust ei loo.
Väärtust mitteloovaid tegevusi võib olla erinevaid – need võivad olla üleliigsed aruanded, mahukad manuaalsed ülesanded või protsessisisesed viivitused. Need näited võivad tunduda kui ilmselged kitsaskohad, mida märgatakse. Ent kui mingeid tegevusi on tehtud aastaid, siis ei pruugi mitte keegi kahelda nende vajalikkuses enne põhjalikumat analüüsimist. Selliseid näiteid võib tuua igast ettevõttest, kus mõnda tegevust on tehtud aastaid, sellesse panustatakse regulaarselt töötajate töötunde, kuid see tegevus ei loo tänaseks enam kellelegi väärtus. Selliste tegevuste kaardistamine ja nendest loobumine on ettevõtte jaoks lihtne ajaline võit, et vähendada ebavajalikku tööd.
Tegevuste kaardistamine, mis ei loo ettevõttele väärtust
Enne kui väheväärtuslikud tegevused saavad tuvastatud, tuleb mõista, millist väärtust tegelikult soovitakse luua ehk mis on analüüsi eesmärk. Firmal võib olla mitmeid eesmärke muudatuste läbiviimiseks, näiteks ressursikulu vähendamine, kvaliteedi tõstmine, ajakulu vähendamine ja/või ressursi paindlikkuse tõstmine. Oluline on määrata enda jaoks prioriteedid, millest lähtuvalt valitakse analüüsimetoodika ja töötatakse välja ka lahendus.
Kui eesmärk on paigas, on võimalik tuvastada, mil määral loovad tegevused väärtust. Laias laastus saab tegevusi jagada kolmeks:
- Väärtustloovad tegevused, mille käigus luuakse käegakatsutav tulemus või informatsioon väärtusloome ahelas. Neid tegevusi peaks võimalikult palju maksimeerima, et tõsta väärtust veelgi enam.
- Vajalikud, aga väärtust mittetoovad tegevused, mis on vajalikud tänastel tingimustel, kuid ei suurenda väärtust (regulatsioonid, tööohutus jt). Neid tegevusi peaks võimalikult palju tõhustama ja automatiseerima, et vähendada neile kuluvat ressursikulu.
- Raiskamine ehk väärtust mitteloovad tegevused, mis tuleks protsessist eemaldada ehk välistada.
Rutiinsete ja manuaalsete tegevuste automatiseerimine
Raiskamisi võib olla mitmesuguseid. Näiteks probleemide lahendamisel ei kasutata ära õigete inimeste oskuseid või võimekusi, mis tähendab, et tekib oskuste raiskamine. Klientide projektides näeme sageli, kuidas protsessides on peidus väärtust mitteloovad tegevused. Kõige suurem ressursivaras on rutiinsed ja igavad tegevused. Sellised manuaalsed tegevused ei kuluta üksnes ressursse, vaid tõstavad ka inimvigade tõenäosust, mistõttu peaks nende teostamise üle andma infosüsteemile. Sellised tegevused võivad olla manuaalsed arvete kontrollid, andmete ühest süsteemist manuaalselt teise tõstmine jne. Selliste tegevuste tarbeks oleme arendanud tarkvararobotid (RPA), mis automatiseerivad manuaalsed tegevused ning võimaldavad inimestel tegeleda üksnes anomaaliatega, kus inimteadmised on vajalikud. Nimetatud tegevusi on eriti palju raamatupidamises, kus näiteks ühes ettevõttes võitsime kliendile ca 25 tundi kuus kasutades tarkvararobotit ostuarvete maksmise protsessis. Raamatupidaja ei pidanud enam tegelema suurel määral rutiinse ja igava tööga, vaid kasutades robotit sai võtta endale muid sisukamaid töökohustusi, mille jaoks varasemalt ei olnud aega.
Analüüsides ettevõtte tegevusi, maksimeerides väärtustloovaid ja välistades väärtust mitteloovaid tegevusi, on võimalik optimeerida ja kasvatada ettevõtte väärtust ka majanduslikult rasketel aegadel.