Stort set alle virksomheder, jeg har besøgt og hjulpet gennem tiden, har haft udfordringer med at få styr på deres innovationsproces, udviklingsproces, demand-proces, change-proces, eller hvad de nu kalder det.
Hvordan holder vi styr på ideer, ønsker og udviklingsinitiativer? Hvordan sikrer vi, at de ting, vi sætter i gang, er i overensstemmelse med vores strategier og mål? Hvordan sikrer vi fremdrift og overblik, og i sidste ende, hvordan holder vi øje med gevinstrealiseringen - hvor blev pengene af?
Mange (de fleste) styrer strategier, mål, demands epics og projekter med Excel, Sharepoint og mail. Det kan man jo godt, men det er svært at holde styr på versioner, states og ejerskab og mange ressourcer spildes. Utalige er de projektmodeller, demand-processer, pipelines og portfolio-processer, jeg har set. De findes i alle varianter, omfang og udbredelse. Nogle er beskrevet i best practice frameworks, andre i internt udviklede modeller.
Desværre er mange, som allerede HAR ServiceNow, ikke klar over, at ServiceNow med modulet Strategic Portfolio Management understøtter hele rejsen - fra idé til færdigt arbejde. Såsom hvem har fundet på en idé, hvor kommer kravene fra, hvad koster det i ressourcer (tid og penge), hvilke projekter har den affødt, hvilke gevinster skal realiseres osv.
Hele den røde tråd kan altså nemt og med relativt få tiltag følges, fra idé og eksekvering til realisering af gevinsten. Datamodellen og strukturen i ServiceNow sikrer, at man kan starte småt og udvikle sig derfra. Man behøver ikke at starte med en kolossal udviklingsopgave.
Hvordan går du til opgaven?
Du kan starte med ganske få informationer, og kun bruge en lille del af alle de funktioner der er i Strategic Portfolio Management, og gradvist fylde flere informationer på samt anvende flere og flere features. Man behøver eksempelvis ikke at anvende ressourcestyring til at starte med. Man kan f.eks. starte med informationer om budget og omkostninger, og senere anvende hele finansmodulet. Så længe at man ikke ”customizerer”, og så længe man holder sig til ”out of the box”, så er man sikret.
Der, hvor det har fungeret bedst, er hvor vi er startet simpelt - her er vi gået i gang uden at skulle koordinere os selv ihjel, og vi har ikke på forhånd forsøgt at udtænke og designe alle mulige og umulige scenarier. Derfor får du nu en en step-by-step guide til, hvordan du nemmest kommer i gang med at danne dig et overblik over dine ideer og projekter med hjælp af ServiceNow Strategic Portfolio Management:
- Start med at bruge det agile modul, hvor du kan skabe releases, epics og stories. På meget kort tid, har du et overblik over, hvad der er i gang, og hvad de forskellige teams er beskæftiget med.
Du har f.eks. adgang til planlægningsoverblik i kanban boards, sprint-planlægning osv. Du behøver ikke at bruge alle hjørner og kroge med det samme. Få nu bare et overblik til at starte med. Få styr på indgangsdøren til udviklingsinitiativer.
- Skulle du herefter få smag for at kunne se, hvordan strategier og mål hænger sammen med dine initiativer (hvilket vi selvfølgelig anbefaler for at sikre værdi), og har du måske allerede noget projektoverblik i et regneark, SharePoint eller lignende, så er projekt-porteføljestyring i ServiceNow der du skal gå videre. Få et overblik over dine projekter.
Du kan starte med at importere basisinformationer, som hvad er formålet med projektet, hvem ejer det, hvad er business casen, hvem er projektleder, hvad er budgettet osv. Det kan importeres fra regneark eller stort set hvad som helst. Dine projektledere kan med ganske få informationer holde sig selv og dig opdateret, give et overblik, og dermed mulighed for at rapportere på projekterne.
- Du kan herefter begynde at bruge projektstyringsfunktionen med Gantt visualisering, Ridac (Risk, Issue, Decision, Action, og Changes) , statusrapporteringer, assignments osv.
- Er der brug for at sammenkoble mål og strategier med epics og projekter, kan du begynde at bruge financial og goal framework modulerne, og her samle dine epics og projekter i porteføljer og programmer.
- Ressourcestyringsmodulet kan til sidst tages i anvendelse, hvis der også er brug for at planlægge og styre ressourcer. Med disse ekstra moduler og informationer supporteres kontrol og styring af gevinstrealisering.
På ganske kort tid er du i gang.
Alle moduler er integreret med de operative processer, så når der rent faktisk skal eksekveres på de planlagte initiativer er den røde tråd fra ide til implementering synliggjort.
Du kan med andre ord bruge ServiceNow Strategic Portfolio Management primært til at fokusere på konsolidering og rapportering, eller du kan bruge platformen til at styre eksekveringen af dine projekter eller begge dele naturligvis.
Dette var en hurtig ”Kom nu bare i gang-guide”. Har du spørgsmål, brug for vejledning på rejsen, nogle områder du vil jeg skal gå mere i dybden omkring, eller du er interesseret i hvordan du kommer i gang i praksis, så skriv endelig til mig.
