Før:
Manuel kontrol var besværlig og forbundet med mange fejl.
Opsplittet operationel synlighed førte til
ineffektivitet.Konflikter og fejl i planlægningen forstyrrede ofte processerne.
Efter:
Opnået et omfattende overblik over driften med øget effektivitet.
Betydelig reduktion i manuel kontrol på grund af automatiserede processer.
Jævn og pålidelig planlægning af processer.
Forsvarsministeriets Robotics Operational Center har ansvaret for implementering og vedligeholdelse af RPA i organisationen, der spænder over det danske forsvars aktiviteter. Vi tog en snak med dem for at høre, hvordan de har fået succes med Optomo.
Optomo hos Det Danske Forsvarsministerium
I tråd med ministeriets bestræbelser på at digitalisere den bredere danske offentlige sektor blev der oprettet et dedikeret RPA-team til at stå i spidsen for RPA-initiativet. Teamets formål var at automatisere en række aktiviteter og strømline interne workflows.
Til at begynde med brugte de den indbyggede scheduler fra deres RPA-leverandør, men efterhånden som antallet af implementerede robotter voksede, blev det mere og mere udfordrende at opretholde det operationelle overblik. Fejl i processerne blev til en kaskade af fejl, der forhindrede nye tidsplaner i at blive lanceret og skabte stor frustration.
"Vi brugte den indbyggede planlægger (...) og vi nåede et punkt, hvor en ny tilgang var nødvendig."
- Brian Andersen, Infrastructure Architect
En problemfri installation og onboarding
Som en offentlig organisation havde ministeriet flere krav i sin udvælgelsesproces efter et orkestreringsværktøj, der kunne løse driftsproblemerne, herunder strenge krav til sikkerhed og infrastruktur. Et af kravene var, at det operationelle center ønskede en ikke-invasiv arkitektur for at forhindre yderligere arbejdsbyrde hos deres udviklere.
"Vi havde tidligere undersøgt markedet, og vores første kriterium var, at vi ikke skulle foretage ændringer i vores robotter for at bruge orkestreringsværktøjet"
- Brian Andersen, Infrastructure Architect
Da Optomo blev installeret, var det ikke nødvendigt at foretage ændringer i hverken ministeriets robotter eller IT-infrastruktur. Optomo blev konfigureret på den allerede eksisterende infrastruktur, der blev brugt til RPA-operationen, hvorfra den kunne interagere med RPA-serverne gennem de grænseflader, som RPA-leverandøren leverede. Alt sammen uden at lægge et stort pres på de forskellige databaser.
"Der er ikke noget invasivt i Optomos måde at kontrollere tingene på. Det er bare en maskine, der gør tingene smartere (...) Det var nemt at komme i gang og mere intuitivt at sætte skemaerne op sammenlignet med andre værktøjer"
- Brian Andersen, Infrastructure Architect
Med Optomo-teamets hjælp blev installationen gennemført på få timer, og i løbet af en dag var alle skemaer overgået til Optomo.
Mindre manuel indgriben, mere bekymringsfri ferie
Før Optomo var driften plaget af manuelle indgreb. Især i spidsbelastningsperioder har Optomos dynamiske ressourceallokering og prioriteringsfunktioner vist sig at være uundværlige.
"Vi har spidsbelastningsperioder, hvor vi bruger alt, hvad vi har, og det er her, Optomo virkelig gør en forskel, fordi den kan allokere ressourcer dynamisk, og en tidsplan kan overtage en anden tidsplan med en lavere prioritet (...) det gør os i stand til at håndtere vores spidsbelastninger hurtigere"
- Lars Mortensen, Robot Manager
Målet var en vedligeholdelsesfri løsning, der kunne styre driften autonomt, og det opfyldte Optomo.
"Nu kan jeg tage hjem fra arbejde og logge på igen næste morgen, og alt kører stadig (...) hvis én ting går galt, går det hele ikke længere i stå."
- Lars Mortensen, Robot Manager
Optomo giver fuldt overblik, muliggør hurtig fejlretning og reducerer manuel indgriben betydeligt.
"Vi ved hvad der sker, vi ved, hvorfor det sker, og hvordan Optomo tager over og håndterer det. Genstart af skemaer, genstart af maskiner, der er gået i stå, den slags ting. Vi har fuld gennemsigtighed i vores drift nu. Vi overvåger det ikke hele tiden, fordi Optomo gør sit arbejde."
- Brian Andersen, Infrastructure Architect
Alt i alt rækker værdien af Optomo ud over omkostningsbesparelser ved at forenkle arbejdslivet for virksomhedens interessenter, især operatørerne.
"Det gik op for mig, at jeg i sommer var på ferie i 3 uger uden at tage min arbejdscomputer med. Det er faktisk første gang, jeg har gjort det (...) Jeg vil sige, at det er 50% af den tid, jeg plejede at bruge, jeg har sparet, fordi jeg nu kan lave andre ting end bare at overvåge og køre robotter."
- Lars Mortensen, Robot Manager
Samarbejdsbaseret udvikling fra dag ét
Optomo imødekommer fælles udvikling med kunderne, hvor ministeriets RPA-team spiller en afgørende rolle i indarbejdelsen af specifikke funktioner, der er skræddersyet til deres behov.
"Fra dag ét har vi kunnet komme med forslag til ting, vi mente kunne forbedres"
- Brian Andersen, Infrastructure Architect
Gennem regelmæssige check-in-møder og undersøgelser i løbet af året indsamles der feedback fra ministeriet, og der redegøres for, hvordan det skrider frem med ønskerne. Dette kommer i forlængelse af mere fokuserede designsessioner, hvor mere specifikke områder af potentielle produktfunktioner kan diskuteres.
"Det er fantastisk at kunne påvirke udviklingen af værktøjet, at blive lyttet til og inkluderet som en del af dialogen om, hvor produktet er på vej hen"
- Brian Andersen, Infrastructure Architect
Optomo og fremtiden
For RPA-teamet er det utænkeligt at vende tilbage til de gamle planlægningsmetoder, da det ville kræve yderligere ressourcer og licenser som nu udnyttes mere effektivt med Optomo.
"Jeg har prøvet at gå tilbage en gang (...) og jeg fandt ud af, at det ikke kunne lade sig gøre. I hvert fald ikke med mig som Robot Manager (...) Jeg tror faktisk ikke, det er muligt nu, for så ville vi have brug for flere ressourcer og licenser, end vi bruger nu"
- Lars Mortensen, Robot Manager
I sidste ende med indflydelse på roadmappet og forbedringerne af orkestrering og indsigt, anses Optomo for at være uundværlig af RPA-teamet i den løbende udvidelse og operationelle vedligeholdelse.
