Änderungen der Konvertierungsregelungen bei SAP-Verträgen

Für Bestandskunden von SAP ist die Migration auf S/4HANA der nächste Schritt in der digitalen Transformation. Notwendig dafür ist die Umwandlung bestehender Lizenzen. SAP hat nun drastische Änderungen bei den Konvertierungsregelungen für Verträge angekündigt, die für viele Kunden zu stark steigenden Lizenz- und Wartungskosten führen können. Um die Lizenzpolitik von SAP für Sie transparenter zu machen, haben wir Informationen zu den Änderungen und deren Auswirkungen zusammengestellt:

Die Migration zu S/4HANA ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt, der eine sorgfältige Vorbereitung erfordert. Neben der technischen Transformation besteht die Herausforderung insbesondere bei der Konvertierung der Lizenzen und Verträge. SAP bietet Bestandskunden hierfür zwei Optionen an: Product Conversion und Contract Conversion.

Unter einer Product Conversion versteht man die Möglichkeit einer 1:1-Konvertierung der klassischen „Industry & Line of Business“-Lizenzen in neue S/4HANA-Lizenzen. Der bestehende Vertrag wird bei diesem Vorgehen nur in Teilen überführt, da die zu konvertierenden Produkte bedarfsgerecht gewählt werden können. Es ist zudem möglich, mehrere Product Conversions durchzuführen, wenn sich die Bedarfe über einen Zeitraum verteilen. Bei diesem Vorgehen bleiben die alten ERP-Named-User-Lizenzen bestehen und können weiterhin unter S/4HANA gemäß ihrer Definitionen genutzt werden. Als Voraussetzung für die Product Conversion gilt die sogenannte Flat Fee, die das Nutzungsrecht für S/4HANA Enterprise Management enthält. 

Bei der Contract Conversion wird hingegen die gesamte Vertragslandschaft ganzheitlich umgestellt. Kunden wird nach dem „Milkshake“-Prinzip die Möglichkeit gegeben die SAP-Verträge neu zu konfigurieren. Dies bedeutet, dass ungenutzte Software bzw. Shelfware auch auf neue, nicht verwandte Softwarelizenzen angerechnet werden kann. Es wird jedoch vorausgesetzt, dass immer mindestens 100 Prozent der bestehenden Wartungsbasis fortgeführt wird.

Beide Optionen gehen mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen einher und können sich in Abhängigkeit der Unternehmensziele, -situation und -planung als bevorzugt herausstellen. Die Nutzungsrechte der angerechneten Altlizenzen bleiben unabhängig von der gewählten Option erhalten, solange die Migration nicht abgeschlossen wurde. 

Innerhalb der letzten Monate hat SAP seine Kunden mit zwei entscheidenden Änderungen bei den Rahmenbedingungen der Konvertierungsoptionen überrascht. Die erste Änderung betraf die Product Conversion und führte dazu, dass mit Beginn des zweiten Quartals 2023 die bekannte Flat Fee („SAP S/4HANA Enterprise Management for ERP customers“) von der Preis- und Konditionsliste (PKL) gestrichen wurde. Dies hat zur Folge, dass eine Product Conversion nur noch für Unternehmen möglich ist, die bereits die Flat Fee erworben haben. 

Im Zuge der kürzlich erschienenen Preisliste für das dritte Quartal hat SAP zudem die Rahmenbedingungen der Contract Conversion geändert, nämlich die Anrechnungsfaktoren für Bestandslizenzen. Bislang wurde eine Umwandlungsgutschrift in Höhe des niedrigeren Betrags von 100 Prozent der früheren Unterhaltsbasis oder 90 Prozent der Nettozahlung der neuen Transaktion gewährt. Mit sofortiger Wirkung hat SAP nun den Anrechnungsfaktor auf 80 Prozent der Wartungsbasis gesenkt. Definierte Ausnahmen oder eine Übergangsperiode soll es nicht geben. Zudem wurde bereits eine Staffelung für die nächsten Jahre angekündigt, bei der sich die Anrechnung ab dem 01.01.2024 jährlich jeweils um zehn Prozentpunkte reduzieren soll. Konkrete Gründe für die Reduzierung hat SAP bislang nicht genannt, jedoch scheint das angestrebte Cloud-Geschäft eine mögliche Begründung zu sein. 

Die aktuellen Änderungen haben teilweise gravierende Auswirkungen auf Unternehmen und setzen diese unter Entscheidungsdruck. Wirtschaftlich bedeutet dies zum einen, dass Kunden entweder einen hohen Wertverlust ihrer Bestandslizenzen hinnehmen oder eine Anhebung in Höhe von 25 Prozent der bestehenden Wartungsbasis einbringen müssen. Zum Vergleich: Bislang musste lediglich eine Erhöhung der Wartungsbasis um den Faktor 1,11 für eine volle Anrechnung der Altlizenzen erreicht werden. 

Auch wenn aus Sicht von Expert:innen bereits damit zu rechnen war, dass SAP die Anrechnungsregelungen früher oder später ändern würde, stellt die fehlende Kommunikation und Transparenz gegenüber den Kunden das eigentliche Problem dar. Viele Unternehmen sehen sich gezwungen, die Auswirkungen der veränderten Konvertierungsregelungen nun unter Zeitdruck zu prüfen und die verschiedenen Szenarien entsprechend der eigenen Ziele und aus Sicht der Wirtschaftlichkeit zu bewerten. Bereits mit Beginn des nächsten Jahres würde sich ansonsten der anrechenbare Wert um weitere 10 Prozent reduzieren oder eine Anhebung von etwa 42 Prozent (17 Prozentpunkte) voraussetzen, der wohl für kaum ein Unternehmen einen realistischen Zusatzbedarf darstellt. 

Mit den jüngsten Änderungen der Rahmenbedingungen für Product- und Contract Conversion hat SAP seine Bestandskunden vor vollendete Tatsachen gestellt und den Entscheidungsträger:innen neuen Druck auferlegt. Für Unternehmen, die vertraglich noch nicht auf S/4HANA umgestellt haben, könnten diese Änderungen hohe finanzielle Nachteile und Zusatzkosten bedeuten. Es empfiehlt sich daher dringender denn je, die individuellen Optionen zur Vertragskonvertierung genaustens zu prüfen und mit den eigenen Zielen und Planungen zu vereinbaren. Unsere Expert:innen beraten Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen und nachhaltigen S/4HANA Migration. Sie helfen Ihnen gerne bei der Bewertung ihrer aktuellen Verträge, prüfen die Wirtschaftlichkeit einer vertraglichen Konvertierung und erarbeiten für Sie eine kostenoptimale Lösung.