KPMG Whistleblower Channel

Ihr Hinweisgebersystem – unsere Lösung. Online, vertraulich und verlässlich

1000

Am 12. Mai 2023 hat der Bundesrat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), als nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, verabschiedet.

Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern sind ab 2. Juli verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzuführen. Die Übergangsregelung für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern sieht eine Umsetzung bis zum 17. Dezember 2023 vor. Verstöße können mit einer Geldbuße bis EUR 50.000 belegt werden.

Angebotsanfrage (RFP) einreichen

Wir helfen Ihnen, die damit verbundenen Anforderungen und Herausforderungen zu meistern. Gerne beraten wir Sie bei der (weltweiten) Konzeption und Implementierung, aufbau- und ablauforganisatorisch sowie rund um die inhaltlichen und systemtechnischen Anforderungen, zum Beispiel bei Einrichtung und Wartung.

Wir bieten Ihnen aber insbesondere auch eine technische Plattform als umfassende Lösung.

Weiterhin unterstützen wir Sie bei dem laufenden Betrieb Ihres Hinweisgebersystems sowie den nachgelagerten Prozessen, zum Beispiel bei Krisenmanagement, Durchführung von Sonderunteruntersuchungen und Umsetzung von Präventionsmaßnahmen.

Relevanz von Hinweisgeber:innen

Hinweisgeber:innen kommt eine bedeutende Rolle beim Aufdecken von Missständen in Unternehmen zu. Gemäß der aktuellen KPMG-Studie zur Wirtschaftskriminalität in Deutschland 2023 werden 52% der wirtschaftskriminellen Handlungen durch offene Hinweise Unternehmensinterner entdeckt, 34% durch Unternehmensexterne. Rund 25% der wirtschaftskriminellen Handlungen werden durch die Abgabe anonymer Hinweise identifiziert.

Wirtschaftskriminelle Handlungen verursachen bei Unternehmen jährlich erhebliche Schäden, die durch ein wirksames und effektives Hinweisgebersystem deutlich begrenzt oder sogar vollständig vermieden werden können. Das Hinweisgebersystem dient als Frühwarnsystem zur Risikokontrolle und trägt zum Schutz vor materiellen wie immateriellen Schäden Ihres Unternehmens sowie der Geschäftsleitung vor Haftung bei Verstößen bei.

Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes

Das Gesetz soll hinweisgebende Personen vor Repressalien oder negativen Konsequenzen bei der Meldung straf- und bußgeldbewährter sowie sonstiger Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder schützen. Dieser Schutz gilt nicht nur für (ehemalige) Beschäftigte, Praktikant:innen und Auszubildende eines Unternehmens, sondern ebenso für Drittparteien wie beispielsweise Kund:innen und Lieferant:innen.

Folgende Anforderungen stellt das Hinweisgeberschutzgesetz unter anderem an die (internen oder externen) Hinweisgebersysteme:

Möglichkeit der schriftlichen und/oder mündlichen Meldung
Entscheidung über Möglichkeit anonymer Meldungen
Kein Zugriff für Unbefugte auf die Meldekanäle
Bestätigung des Eingangs der Meldungen an die hinweisgebende Person innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt
Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung für den Kontakt mit der hinweisgebenden Person
Ergreifung von Folgemaßnahmen, etwa einer internen Untersuchung
Erneute Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Meldeeingangs einschließlich benennen möglicher ergriffener Maßnahmen

Unsere Lösung

Der KPMG Whistleblower Channel bietet Ihnen eine sichere, benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung zum Einrichten und Verwalten eines effektiven Hinweisgebersystems, welches für die Einhaltung der zukünftigen gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie festgelegter Meldefristen sorgt.

Unsere Lösung ist rund um die Uhr online, über mobile Endgeräte erreichbar und kann in verschiedenen Sprachen verwendet werden. Die Hinweisgeber:innen haben darüber hinaus die Möglichkeit, Dateien diverser Formate anzuhängen.

Unsere global agierenden Expert:innen verfügen über weitreichende Erfahrung in den Bereichen der Prävention, Aufdeckung und Aufklärung von Wirtschaftskriminalität, Compliance-Verstößen und Fehlverhalten.

Wir agieren auf Wunsch als unabhängige Empfangsstelle für eingegangene Hinweise. In dieser Funktion übernehmen wir die Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb der vorgegebenen Meldefristen, nehmen bei Bedarf die anonyme Kommunikation mit den Hinweisgeber:innen auf, treffen eine erste Einschätzung des gemeldeten Sachverhalts auf Basis unser Expertise. Dann leiten wir den aufbereiteten Bericht mitsamt aller Informationen an die von Ihnen bestimmten Ansprechpersonen zur Entscheidung über das weitere Vorgehen weiter.

Alternativ können Sie das Hinweisgebersystem auch vollständig autonom nutzen.

Rundum-Unterstützung

Auf Wunsch unterstützen wir Sie zudem beim Erstellen und Implementieren von Prozessen sowie Richtlinien zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes und nachgelagerter Prozesse. Dies können beispielsweise ein effektives Krisenmanagement, die Untersuchung von Wirtschaftskriminalität und Fehlverhalten auf Basis eingegangener Hinweise sowie die Steuerung und Umsetzung adäquater Präventionsmaßnahmen sein.

Ihre Vorteile

Ein wirksames Hinweisgebersystem senkt das Risiko eines Reputationsverlustes, von Geldbußen oder Rechtsstreitigkeiten erheblich. Sie stärken Ihr Unternehmensprofil in den Augen der Öffentlichkeit, potenzieller Investoren sowie (zukünftiger) Mitarbeitenden, Kund:innen und Lieferant:innen.. Die eingegangenen Hinweismeldungen dienen Ihnen darüber hinaus als Erkenntnisquelle, um gezielt potenzielle Schwächen in Ihrem Unternehmen zu identifizieren und Mitarbeitende für die Vermeidung von unethischem oder illegalem Verhalten zu sensibilisieren.

Bei rechtlichen Fragen rund um das Thema Hinweisgeberschutz stehen Ihnen unsere Kolleg:innen von KPMG Law* zur Seite.

*Die Rechtsdienstleistungen werden durch die KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erbracht.