Hinweisgeberschutz

Am 12. Mai 2023 hat der Bundesrat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, verabschiedet.

Seit dem 17. Dezember 2023 sind nun auch Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner:innen verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzuführen. Verstöße können mit empfindlichen Geldbußen bis 50.000 Euro oder dem Ausschluss von öffentlichen Aufträgen belegt werden. 

Wir helfen Ihnen, die damit verbundenen Anforderungen und Herausforderungen rund um Ihre Mitarbeitenden und das System zu meistern.

Sofern bereits ein Hinweisgebersystem vorhanden ist, unterstützen wir Sie, dass dieses alle gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt. Dabei testen wir auf Wunsch neben der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen auch die Konformität mit anerkannten Normen und Standards. Anschließend unterstützen wir Sie dabei, identifizierte Lücken zu schließen.

Sofern Sie noch kein Hinweisgebersystem etabliert haben, unterstützen wir Sie beim Erstellen und Implementieren von Prozessen sowie Richtlinien zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes und nachgelagerter Prozesse sowie bei Bedarf der Durchführung notwendiger Trainings und Kommunikationsmethoden.

Selbstverständlich können Sie auch unsere technische (Online-)Plattform, den KPMG Whistleblower Channel, als sichere, benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung verwenden und agieren auf Wunsch als unabhängige Empfangsstelle für eingegangene Hinweise.

Weiterhin unterstützen wir Sie bei dem laufenden Betrieb Ihres Hinweisgebersystems sowie den nachgelagerten Prozessen, zum Beispiel bei Krisenmanagement, Durchführung von Sonderunteruntersuchungen und Umsetzung von Präventionsmaßnahmen. 

Hinweisgeber:innen kommt eine bedeutende Rolle beim Aufdecken von Missständen in Unternehmen zu. Gemäß der aktuellen KPMG-Studie zur Wirtschaftskriminalität in Deutschland 2023 werden 52 Prozent der wirtschaftskriminellen Handlungen durch offene Hinweise Unternehmensinterner entdeckt, 34 Prozent durch Unternehmensexterne. Rund 25 Prozent der wirtschaftskriminellen Handlungen werden durch die Abgabe anonymer Hinweise identifiziert. 

Wirtschaftskriminelle Handlungen verursachen bei Unternehmen jährlich erhebliche Schäden, die durch ein wirksames und effektives Hinweisgebersystem deutlich begrenzt oder sogar vollständig vermieden werden können. Das Hinweisgebersystem dient als Frühwarnsystem zur Risikokontrolle und trägt zum Schutz vor materiellen wie immateriellen Schäden Ihres Unternehmens sowie der Geschäftsleitung vor Haftung bei Verstößen bei. 

Das Gesetz soll hinweisgebende Personen vor Repressalien oder negativen Konsequenzen bei der Meldung straf- und bußgeldbewährter sowie sonstiger Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder schützen. Dieser Schutz gilt nicht nur für (ehemalige) Beschäftigte, Praktikant:innen und Auszubildende eines Unternehmens, sondern ebenso für Drittparteien wie beispielsweise Kund:innen und Lieferant:innen. 

Folgende Anforderungen stellt das Hinweisgeberschutzgesetz unter anderem an die (internen oder externen) Hinweisgebersysteme:

• Möglichkeit der schriftlichen und/oder mündlichen Meldung
• Entscheidung über Möglichkeit anonymer Meldungen
• Kein Zugriff für Unbefugte auf die Meldekanäle
• Bestätigung des Eingangs der Meldungen an die hinweisgebende Person innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt
• Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung für den Kontakt mit der hinweisgebenden Person
• Ergreifung von Folgemaßnahmen, etwa einer internen Untersuchung
• Erneute Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Meldeeingangs einschließlich Benennen möglicher ergriffener Maßnahmen

Unser Hinweisgebersystem bietet Ihnen eine sichere, benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung zum Einrichten und Verwalten eines effektiven Hinweisgebersystems, welches für die Einhaltung der zukünftigen gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie festgelegter Meldefristen sorgt.  

Unsere Lösung ist rund um die Uhr online, über mobile Endgeräte erreichbar und kann in verschiedenen Sprachen verwendet werden. Die Hinweisgeber:innen haben darüber hinaus die Möglichkeit, Dateien diverser Formate anzuhängen.

Unsere global agierenden Expert:innen verfügen über weitreichende Erfahrung in den Bereichen der Prävention, Aufdeckung und Aufklärung von Wirtschaftskriminalität, Compliance-Verstößen und Fehlverhalten.

Wir agieren auf Wunsch als unabhängige Empfangsstelle für eingegangene Hinweise. In dieser Funktion übernehmen wir die Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb der vorgegebenen Meldefristen, nehmen bei Bedarf die anonyme Kommunikation mit den Hinweisgeber:innen auf und treffen eine erste Einschätzung des gemeldeten Sachverhalts auf Basis unser Expertise. Dann leiten wir den aufbereiteten Bericht mitsamt aller Informationen an die von Ihnen bestimmten Ansprechpersonen zur Entscheidung über das weitere Vorgehen weiter.

Alternativ können Sie das Hinweisgebersystem auch vollständig autonom nutzen. 

Ein wirksames Hinweisgebersystem senkt das Risiko eines Reputationsverlustes, von Geldbußen oder Rechtsstreitigkeiten erheblich. Sie stärken Ihr Unternehmensprofil in den Augen der Öffentlichkeit, potenzieller Investoren sowie (zukünftiger) Mitarbeitenden, Kund:innen und Lieferant:innen. Die eingegangenen Hinweismeldungen dienen Ihnen darüber hinaus als Erkenntnisquelle, um gezielt potenzielle Schwächen in Ihrem Unternehmen zu identifizieren und Mitarbeitende für die Vermeidung von unethischem oder illegalem Verhalten zu sensibilisieren.

Bei rechtlichen Fragen rund um das Thema Hinweisgeberschutz stehen Ihnen unsere Kolleg:innen von KPMG Law* zur Seite.