El pasado 13 de marzo, el Gobierno de Colombia expidió el Decreto 398 de 2020, por virtud del cual se facilita y promueve la realización de reuniones de los órganos corporativos de manera remota o no presencial. Lo anterior, con el objetivo de apoyar la prevención y contención del riesgo epidemiológico asociado al COVID-19.

El mencionado Decreto tiene como efecto flexibilizar los requisitos de las reuniones no presenciales de órganos corporativos en Colombia. Hasta su expedición, se entendía que el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 exigía para la validez de las reuniones no presenciales la asistencia del 100% de los socios o de los integrantes de los órganos corporativos, tales como la asamblea de accionistas, junta directiva o junta de socios, lo que llevaba a que la ausencia de uno cualquiera de los socios o de los integrantes del órgano invalidaba la reunión no presencial, aun cuando hubiese quórum suficiente para deliberar.

El decreto aclara -y en dicha aclaración reglamenta- que son válidas las reuniones no presenciales cuando participan los socios o los miembros que conforman el quórum deliberatorio, no siendo necesario que se encuentre presente la totalidad de los socios o miembros del órgano respectivo. Y aclaró que lo mismo ocurre en las denominadas reuniones “mixtas”, cuando algunos de los integrantes participan en la reunión de manera presencial, y otros de manera no presencial. Es importante precisar que la convocatoria a reuniones no presenciales deberá indicar, con absoluta precisión, cuáles son los medios tecnológicos puestos a disposición de los asociados para participar en tales sesiones.

Adicionalmente, y teniendo en cuenta la declaratoria de emergencia sanitaria realizada el 12 de marzo de 2020 por el Gobierno colombiano, el decreto permite a las personas jurídicas que ya hubieren convocado la reunión ordinaria de su máximo órgano social dar alcance a la convocatoria precisando que la reunión podría realizarse de manera no presencial siempre que dicho alcance sea enviado (i) al menos un día antes de la fecha en la que se pretendía llevar a cabo la reunión y (ii) por los mismos medios que fueron utilizados para convocar la reunión presencial.

Finalmente, para explicar los efectos del decreto en mención, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa de fecha 17 de marzo pasado. Entre otros asuntos tratados, la Superintendencia señaló que la imposibilidad de realizar reuniones presenciales por superarse, por ejemplo, los aforos máximos establecidos en las normas de emergencia sanitaria, las cuales prevalecen sobre las normas societarias, constituye una fuerza mayor que los representantes legales deberán informar a los socios por el mismo medio empleado para las correspondientes convocatorias. Dicha advertencia a los socios servirá de constancia del acaecimiento de una fuerza mayor.

KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. pone a disposición de sus clientes y demás usuarios sus servicios de asesoría legal corporativa para la celebración y formalización de este tipo de reuniones y para el ejercicio del derecho de inspección por medios virtuales.