Уведомление за обработване на лични данни на кандидати за работа

Privacy Statement - Job applicants

Последна актуализация април 2024

English version

КПМГ поема ангажимент да защитава поверителността и личния характер на предоставената му информация. Ние спазваме Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО („Общ регламент относно защитата на данните“) и българското законодателство за защита на личните данни. Моля, прочетете настоящото Уведомление за обработване на лични данни, за да се информирате каква информация събираме за кандидати за работа („кандидатите за работа“, „кандидатите“ или „вие“), как я използваме, споделяме и защитаваме, какви са Вашите права във връзка със защитата на личните данни, както и друга полезна информация.

 

1. Кои сме ние?

Това Уведомление за обработване на лични данни се отнася до „КПМГ Одит“ ООД, ЕИК 040595851 и „КПМГ България“ ООД, ЕИК 121489246, двете със седалище и адрес на управление в Република България, гр. София 1404, бул. „България“ № 45/А (наричани оттук нататък за краткост „КПМГ“ или „ние“). Дружествата не действат като съвместни администратори, а демонстрират еднакво отношение към обработването и защитата на личните данни, които са им поверени, и прилагат едни и същи политики и процедури при обработването на лични данни.

 

2. Какви категории лични данни събираме?

Във връзка с Вашата кандидатура за работа при нас или при наши клиенти, ние може да събираме и обработваме следните категории лични данни:

—   Идентифициращи лични данни (като например имена, гражданство, дата и място на раждане);

—   Данни за контакт (като например имейл, пощенски адрес, телефонен номер);

—   Информация във връзка с Вашето образование, умения и професионален опит (като например наименование на образователна институция, период на обучение, година на завършване и образователно-квалификационна степен и сертификати, професионална квалификация и други регистрации, свързани с работата, участия в обучения и курсове, данни за владеене на чужд език, професионален опит, включително и предоставени от Вас препоръки от настоящи и предходни работодатели или колеги);

—   Информация, събрана по време на интервютата (като например бележки, водени от интервюиращия, резултати от тестове, резултати от въпросници за оценка на личността с насоченост към поведението, уменията, личностните характеристики и качества на лицето, извършена като част от процеса по подбор на персонал);

—   Информация, свързана с Вашето текущо възнаграждение, включително социални придобивки;

—   Друга информация, съдържаща се във Вашата кандидатура, която считате за относима и сте посочили във Вашата автобиография, мотивационно писмо и/или сте споделили по време на интервютата (като например предпочитания за работа, желание за преместване, текущо възнаграждение, очаквано възнаграждение, отличия или членство в професионални организации).

В случай, че бъдете одобрени, ние може да изискаме от Вас да ни предоставите допълнителна информация в зависимост от изискванията за заемането на позицията, за която сте кандидатствали и изискванията на приложимото право за целите на сключване на трудов договор.

Специални категории лични данни

В първоначалния етап на процеса по подбор на персонал ние нямаме за цел да получим от Вас специални категории лични данни (наричани още „чувствителни лични данни“). Специалните категории лични данни включват информация, разкриваща расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, членство в синдикални организации, генетични данни, биометрични данни за целите на идентифицирането на физическо лице, данни за здравословно състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическо лице.

Възможно е на по-късен етап от процеса по подбор на персонал да ни бъдат необходими специални категории лични данни относно Вас, в случай, че местното трудово законодателство ни вменява подобно задължение, като ние ще Ви уведомим изрично за това.

Молим да не включвате специални категории лични данни в документите, които подавате при Вашата кандидатура. В случай, че ни предоставите такава информация, Вие се съгласявате, че ние можем да я използваме в съответствие с приложимото право и настоящото Уведомление за обработване на лични данни.

 

3. По какъв начин събираме лични данни за целите на подбора на персонал?

  • Директно: Ние може да получим лични данни директно от Вас, когато Вие подавате автобиографията си и приложените към нея документи (като например дипломи, сертификати, мотивационни писма, препоръки от работодатели и колеги).
  • Индиректно: Ние може да получим Ваши лични данни посредством следните източници на информация:
    • Професионални социални мрежи – Ние може да извършим преглед на професионални социални мрежи (като например LinkedIn), в които Вие сте създали Ваш потребителски профил, за да получим информация, отнасяща се до Вас, която ще е от значение за целите на набирането и подбора на персонал. Тази информация може да включва Вашите имена и длъжност, както и данни за образование и трудов опит и, в зависимост от настройките Ви за поверителност, допълнителна информация, отнасяща се до Вас. Вие бихте могли да прегледате настройките за поверителност на съответната мрежа, за да определите какво количество информация бихте желали да споделите с нас. Ние няма да преглеждаме Вашата активност в социалните мрежи, свързана с чисто лични занимания.
    • Агенция за подбор на персонал – Ние може да получим Ваши лични данни от агенция за подбор на персонал, в случай, че ангажираме такава за целите на конкретна кампания.
    • Работодатели и колеги – Ние може да получим Ваши лични данни от препоръки от Ваши настоящи и бивши работодатели или колеги, в случай, че ни предоставите такива препоръки или ако дадете съгласие да осъществим контакт с такива трети лица.
    • Служители на КПМГ – Ние може да получим информация за Вас от наши колеги, които са Ви препоръчали като подходящи кандидати за работа в КПМГ.
    • Преглед на наша база данни с кандидати за работа – Ние може да направим преглед на нашата база данни с кандидати за работа, за да извършим проучване за подходящ кандидат във връзка с конкретна кампания по подбор на персонал, в случай, че сте дали съгласие да запазим Вашите лични данни за бъдещи свободни работни места или други възможности за работа.

 

4. Защо се нуждаем от Вашите лични данни?

КПМГ може да използва Вашите лични данни за някоя или за всички от посочените по-долу цели:

  • Извършване на предварителен подбор на кандидати за работа, чиито образование и професионален опит отговарят на изискванията за позицията, за която кандидатстват;
  • Осъществяване на контакт с Вас за получаване на допълнителна информация или за насрочване на интервю;
  • Организиране и провеждане на интервю за целите на извършване на преценка дали сте подходящ кандидат за позицията и дали Вашите умения, мотивация, образование и опит отговарят на изискванията за конкретната позиция, както и изготвяне на съответните вътрешни документи в хода на  кампанията по подбор на персонал;
  • Изпращане на оферта, в случай, че сте оценен като подходящ кандидат за работа;
  • Съхраняване на Вашите лични данни за бъдещи свободни работни места или други възможности за работа, в случай, че сте предоставили съгласие за това;
  • Изпълнение на нормативни и регулаторни задължения, включително в качеството ни на лицензиран посредник по наемане на работа.
     

5. На какви правни основания за обработване на лични данни разчитаме?

Ние може да разчитаме на следните правни основания за обработване на лични данни, когато събираме и използваме Ваши лични данни за целите на набиране и подбор на персонал:

  • Легитимен интерес – Ние разчитаме на легитимен интерес въз основа на наша оценка, че обработването е прозрачно, разумно и балансирано в следните случаи:
    • Провеждане на кампания по подбор на персонал за наши собствени цели – Ние разчитаме на легитимния интерес като правно основание за обработване на Вашите лични данни, когато провеждаме кампания по подбор на персонал за наши собствени цели и Вие кандидатствате за конкретна позиция. В тези случаи нашият легитимен интерес е свързан с намерението ни да намерим подходящи нови служители, които да се присъединят към нашия екип, както и да Ви осигурим работа, в случай, че отговаряте на изискванията за позицията.
    • Предоставяне на професионални услуги по подбор на персонал за наши клиенти – Ние разчитаме на легитимния интерес като правно основание за обработване на Вашите лични данни, когато предоставяме професионални услуги по подбор на персонал за наши клиенти (лицензия № 2154/01.12.2016) и Вие кандидатствате за конкретната позиция. В този случай нашият легитимен интерес е свързан с намерението ни да Ви съдействаме да си намерите работа и да подпомогнем нашите клиенти да намерят подходящи нови служители, които да се присъединят към техните екипи.
    • Защита на нашите законни права и интереси в случай на съдебни и административни производства – Ние разчитаме на легитимния интерес като правно основание за обработване на Вашите лични данни при подадени срещу нас искове, като например в случаите на административни производства пред Комисията за защита от дискриминация или Комисията за защита на личните данни.
  • Съгласие – Ние разчитаме на Вашето съгласие в следните случаи:
    • Изпращане на Вашата автобиография до нашия имейл адрес – Ние разчитаме на Вашето съгласие да обработваме лични данни, отнасящи се до Вас, когато Вие изпращате автобиографията си до нашия имейл адрес и бихте желали да се присъедините към нашия екип, без да кандидатствате по конкретна отворена позиция.
    • Запазване на Вашите лични данни за бъдещи свободни работни места или други възможности за работа – Ние разчитаме на Вашето съгласие да обработваме Вашите лични данни, когато кандидатурата Ви за конкретна отворена позиция не е успешна, но Вие бихте искали да запазим данните Ви за бъдещи свободни работни места и други възможности за работа.

КПМГ обикновено не извършва автоматизирано обработване на лични данни, включително профилиране, в хода на провеждане на кампании по подбор на персонал за свои собствени нужди или за целите на предоставяне на услуги по подбор на персонал за свои клиенти. В случай, че такова обработване се извършва, КПМГ се ангажира да предостави необходимата информация относно използваната логика, както и значението и предвидените последствия от това обработване.

 

6. Длъжни ли сте да ни предоставяте Вашите лични данни?

Предоставянето на лични данни е доброволно, но необходимо за целите на процеса по подбор на персонал. Вие не сте задължени по силата на действащото законодателство или по силата на договор да предоставяте Вашите лични данни на КПМГ в хода на процеса по подбор на персонал. Въпреки това, в случай, че не ни предоставите достатъчно информация, ние може да сме поставени в невъзможност да разгледаме или да придвижим Вашата кандидатура.

 

7. Споделяме ли лични данни с трети лица?

Ние може да споделяме лични данни с доверени трети лица, които ни подпомагат в осъществяването на нашите бизнес дейности и ни предоставят навременни и качествени услуги. Тези трети лица са правно обвързани да защитават по подходящ начин данните, които им поверяваме. Ние може да ангажираме някои или всички от следните категории трети лица:

  • Потенциални работодатели в случаите, когато Вие кандидатствате по отворена позиция при наш клиент и това е необходимо за упражняване на Вашите права и законни интереси като участник в процеса по подбор;
  • Фирми-членки от мрежата на КПМГ, когато е необходимо, за административни цели или при обичайна проверка за контрол на качеството на ангажиментите или при извършване на одити във връзка с поверителността и сигурността на информацията;
  • Лица, които улесняват администрирането на нашия бизнес или подпомагат нашата инфраструктура или услуги (като например доставчици на телекомуникационни услуги, пощенски или транспортни услуги, услуги по съхранение и архивиране, услуги по поддръжка или унищожаване на носители на данни, облачни софтуерни услуги);
  • Наши професионални консултанти, в това число адвокати;
  • Агенцията по заетостта в случаите, когато предоставяме посреднически услуги по наемане на работа;
  • Съдилища, органи на принудителното изпълнение или други правителствени и регулаторни агенции и структури или до други трети страни в зависимост от и съобразно с разпоредбите на приложимото право или действащите регулации;
  • Агенции за подбор на персонал.

В случай на преобразуване или продажба: Възможно е КПМГ да разкрие лични данни във връзка с преструктуриране на дейността си, преобразуване или прехвърляне на активи на КПМГ.

 

8. Прехвърляме ли Ваши лични данни извън Европейското икономическо пространство?

Ние съхраняваме лични данни на сървъри, намиращи се в Европейското икономическо пространство (ЕИП). Ние може да прехвърляме лични данни към КПМГ Интернешънъл Лимитид, английско дружество с ограничена отговорност, фирми-членки на КПМГ, както и до трети лица и организации с добра репутация, намиращи се в или извън ЕИП, когато имаме бизнес причина да ги ангажираме. Всяка организация се задължава да защитава по подходящ начин личните данни, доколкото или държавата, в която е базирана организацията, е приета за страна, осигуряваща адекватно ниво на защита съгласно решение на Европейската комисия, или е задължена по силата на договори, сключени с тези организации, които се намират извън ЕИП, които договори съдържат стандартни клаузи за защита на личните данни във формат, одобрен от Европейската комисия. Пълен списък на държавите, които осигуряват адекватно ниво на защита, може да намерите тук. При поискване ще Ви предоставим допълнителна информация относно договорните клаузи за защита на данните, които използваме.

 

9. За колко дълго съхраняваме Вашите лични данни?

Всички документи, които сте подали и които сме получили от Вас в хода на съответната кампания по подбор на персонал, съдържащи Ваши лични данни, включително, но не само, автобиографии, сертификати, мотивационни писма, резултати от тестове и други, ще бъдат съхранявани за срок от 6 (шест) месеца, считано от приключване на кампанията, ако Вашата кандидатура е неуспешна и не сте предоставили съгласие да запазим Вашите данни за бъдещи свободни позиции и други възможности за работа. В случай, че ни предоставите оригинали или нотариално заверени копия на документи в хода на кампанията, те ще Ви бъдат върнати в рамките на срока, посочен в предходното изречение.

Вътрешните документи на КПМГ, съставени в хода на дадената кампания по подбор на персонал, в които може да се съдържат Ваши лични данни, ще бъдат съхранявани за срок от 3 (три) години, считано от приключване на кампанията за целите на установяване, упражняване или защита на правни претенции и разрешаване на спорове във връзка с производства по реда на Закона за защита от дискриминация.

КПМГ ще съхранява и използва Вашите документи, съдържащи лични данни, които сте подали при кандидатстване за работа в хода на последващи кампании по подбор на персонал, за период от 3 (три) години, считано от подаването им, в случай, че сте дали изрично съгласие за това.

В някои случаи КПМГ получава лични данни на кандидати, които проявяват интерес за работа в КПМГ, без да кандидатстват по конкретна обява, например чрез изпращане на автобиография на официалния електронен адрес на КПМГ, при участие на КПМГ в различни мероприятия (например кариерни дни, организирани от висши учебни заведения и други) с цел популяризиране на дейността на Дружеството и набиране на потенциални кадри. В тези случаи личните данни се обработват въз основа на съгласие, дадено от кандидата за работа, за срок от 3 (три) години от подаване на заявлението.

Всички документи, които следва да бъдат да съхранявани по силата на Наредба за условията и реда за извършване на посредническа дейност по наемане на работа (като например посреднически договори) ще бъдат съхранявани за срок от 5 (пет) години съгласно действащото законодателство.

 

10. Какви са Вашите права съгласно законодателството за защита на личните данни и как бихте могли да ги упражните?

Вашите права във връзка със защитата на лични данни са посочени по-долу.

  • Достъп – Вие може да изискате от нас да потвърдим дали обработваме лични данни, които се отнасят до Вас, и в случай, че обработваме Ваши лични данни, да Ви предоставим подробна информация. Това искане понякога се обозначава като „Заявление за достъп до данни“.
  • Коригиране – Вие може да изискате от нас да коригираме нашите записи, съдържащи лични данни, в случай, че считате, че в тях се съдържа невярна или непълна информация, отнасяща се до Вас.
  • Изтриване – Вие може да изискате от нас да изтрием Ваши лични данни, след като оттеглите Вашето съгласие за обработване на лични данни или когато ние повече не се нуждаем от тях за целите, за които данните първоначално са били събрани.
  • Ограничаване на обработването – Вие може да изискате от нас временно да ограничим обработването на Ваши лични данни, ако оспорите точността им, предпочитате да ограничите обработването на данните, вместо да поискате от нас да ги изтрием или желаете да ги запазим за Вас за целите на установяване, упражняване или защита на правни претенции. Възможно е обработването на Ваши лични данни да бъде временно ограничено, докато установим дали имаме законни основания за обработването им, които имат преимущество. Може да изискате от нас да Ви уведомим преди отмяната на временното ограничаване на обработването.
  • Преносимост на данните – В някои случаи, когато сте ни предоставили Ваши лични данни, Вие може да изискате от нас да прехвърлим тези лични данни (в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат) директно до друго дружество, когато това е технически осъществимо.
  • Възражение срещу обработването – Вие можете да възразите срещу използването на Ваши лични данни, ако вече нямаме право да ги използваме. В тези случаи ние няма да продължим да обработваме Ваши лични данни, освен ако не докажем наличието на убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.
  • Право на оттегляне на съгласието – Вие можете да оттеглите Вашето съгласие за една или повече конкретни цели, свързани с обработването на Ваши лични данни. Това няма да се отрази на законосъобразността на обработването на Вашите данни преди оттегляне на съгласието. Това може да означава, че ние няма да сме в състояние да Ви предоставим определени продукти или услуги и ние ще Ви информираме, ако случаят е такъв. Вие можете да оттеглите Вашето съгласие по всяко време като се свържете с нас на адрес гр. София 1404, бул. „България“ № 45/А или на bg-dldataprivacy@kpmg.com.

Ние може да изискаме от Вас да ни предоставите определена информация, за да можем да потвърдим Вашата самоличност и да осигурим възможност за достъп до лични данни или да упражните което и да е от Вашите други права. По този начин ние гарантираме, че лични данни не се разкриват на лица, които нямат правото да ги получат. Исканията на субекти на данни за упражняване на техните права се отправят безплатно, освен когато са явно неоснователни или прекомерни. В зависимост от конкретните обстоятелства, ние може да не сме в състояние да изпълним Ваше искане при наличието на законови основания за това.

В случай, че искате да упражните някое от правата, посочени по-горе, Вие можете да използвате нашия Образец на заявление (искане) от субект на данни  и да се свържете с нас на адрес гр. София 1404, бул. „България“ № 45/А или на bg-dldataprivacy@kpmg.com.

Жалби

В случай, че не сте удовлетворени от получения отговор или имате каквито и да било притеснения във връзка с начина, по който обработваме Вашите лични данни, можете да се свържете с Отговорното лице по защита на личните данни, като изпратите имейл на адрес bg-privacyliaison@kpmg.com или се свържете с него на адрес гр. София 1404, бул. „България“ № 45/А. Ние ще потвърдим получаването на Вашата жалба в срок от 14 дни и ще положим разумни усилия да разрешим въпроса в рамките на един месец от нейното получаване. В случаите, когато жалбата касае случай с по-голяма сложност или когато до нас са адресирани значителен брой жалби, ние ще Ви уведомим, че разрешаването на случая ще отнеме повече от един месец и ще положим всички разумни усилия да го разрешим в рамките на три месеца от първоначалното подаване на жалбата.

При всички положения, ако считате, че КПМГ е нарушило някое от правата Ви във връзка със защитата на личните данни, Вие имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни и да докладвате Вашите притеснения във връзка с начина, по който обработваме лични данни, както следва:

Пощенски адрес:      гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ 2

Телефонен номер:    + 359 (2) 91-53-518

Електронна поща:    kzld@cpdp.bg

Интернет страница: www.cpdp.bg

 

11. Как осигуряваме защита на личните данни?

Ние сме въвели подходящи технически и организационни мерки за защита на личните данни (включително чувствителни лични данни) от загуба, злоупотреба, промяна или унищожаване. Ние се стремим да гарантираме, че достъпът до Ваши лични данни е ограничен единствено до тези лица, които имат нужда до такъв достъп. Лицата, които имат достъп до личните данни, са задължени да ги третират като поверителни. Ние може да приложим техники за псевдонимизация, де-идентифициране и анонимизиране с цел да защитим личните данни.

 

12. Променяме ли това Уведомление за обработване на лични данни?

Ние редовно извършваме преглед на настоящото Уведомление за обработване на лични данни и ще публикуваме всякакви актуализации, свързани с него, на този уебсайт.

В случаите, когато извършваме промени по настоящото Уведомление за обработване на лични данни, ние ще обозначим датата на последна актуализация в началото на този документ. Това Уведомление за обработване на лични данни е актуализирано последно на  април 2024 г.

Всякакви промени във връзка с обработването на лични данни, които Ви засягат и са описани в настоящото Уведомление за обработване на лични данни, ще бъдат доведени до Вашето знание по подходящ начин, в зависимост от това как обикновено общуваме с Вас.