Naar een meer datagedreven water-link

Water-link is een Vlaamse drinkwatermaatschappij die instaat voor de productie en distributie van drinkwater en industrieel water en het beheer van riolering. Meer dan 500 medewerkers zorgen voor de watervoorziening aan 198.000 klanten via een netwerk van 2.300 km leidingen. Sinds de opstart 140 jaar geleden is water-link gegroeid naar een maatschappij die ongeveer 160 miljoen kubieke meter water per jaar produceert.

Water-link staat voor zeker van water. Van bron voor drinkwater tot de afvoer van afvalwater: als één team bundelen we onze expertise om alles in goede banen te leiden. Zo garanderen we nu, én in de toekomst, leveringszekerheid aan al onze klanten. Dat we hierbij voluit de kaart trekken van innovatie en digitalisatie, hebben we reeds bewezen toen we als eerste in Vlaanderen de digitale meter over heel ons grondgebied uitrolde. We willen echter verder gaan en voorloper worden op vlak van globaal, data-gedreven infrastructuur management. Dat goede, betrouwbare data hiervoor noodzakelijk is, is evident. Inzetten op het correct en efficiënt capteren, beheren en gebruiken van data is noodzakelijk om onze ambitie te realiseren. Voor ons zijn data een asset en moeten ze als dusdanig beheerd worden.

Koen De Schutter

CFO bij water-link

Annemie Van Dijck, Data & Reporting Manager bij water-link: “Water-link heeft een duidelijke doelstelling om een meer data-gedreven organisatie te worden. Om ons op weg te helpen in deze transformatie, zochten we de hulp van een betrouwbare partner. Die vonden we in KPMG Lighthouse, het KPMG Center of Excellence voor Data Analytics & Intelligent Automation. KPMG analyseerde de huidige situatie bij water-link en hielp ons vervolgens met het planten van de vlag aan de horizon en het uitstippelen van de weg daarnaartoe. De timing van de samenwerking kon ook niet beter: we waren net klaar met de uitrol van de digitale meter. Water-link werd geconfronteerd met de enorme hoeveelheid data die hierdoor binnen kwamen en we waren opzoek naar een manier om hier structureel met om te gaan. Meerwaarde creëren voor de klant en maatschappij staan hierbij centraal."

De uitdaging: transformeren naar een data-gedreven organisatie

Annelies De Corte, KPMG Lighthouse: “De digitalisering, toenemende volumes van beschikbare data en technologische voortuitgang vormen een grote uitdaging voor organisaties zoals water-link. Water-link heeft namelijk gigantische hoeveelheden data ter beschikking, vanuit verschillende bronnen, zoals de data van de assets (leidingen, pompen…), digitale meters, sensorische data, en klantendata. Samen gingen we op zoek naar een manier om het potentieel van al deze data maximaal te benutten en het bewustzijn rond het belang van data bij de medewerkers te vergroten.”

“Een meer data-gedreven organisatie worden is uiteraard niet eenvoudig en vereist tijd en aandacht,” aldus Annelies De Corte. “We spreken over een transformatie van de volledige organisatie waarbij efficiënt en doeltreffend databeheer en -gebruik centraal moeten komen te staan in de dagelijkse werking en cultuur.”

De oplossing: een concrete en haalbare data roadmap

Om die transformatie te verwezenlijken en een data-gedreven organisatie te worden, definieerden we samen met water-link een concrete en haalbare roadmap gebaseerd op twee pijlers: de huidige stand van zaken en de stip aan de toekomst: een duidelijke data ambitie.

Het projectteam van KPMG Lighthouse analyseerde grondig de huidige stand van zaken en capteerde de behoeften en uitdagingen binnen de verschillende departementen van water-link. Tijdens interviews met stakeholders werd het bv. duidelijk dat er veel tijd gespendeerd werd aan het zoeken naar technische documentatie en cijfers, aan discussies over welke cijfers als bron van waarheid beschouwd moeten worden, het manueel overzetten van data uit het ene naar het andere systeem, …. Deze analyse bracht zowel specifieke als organisatiebrede uitdagingen en verbeterpunten in kaart.

Daarnaast stelde het KPMG-team samen met het managementteam van water-link de data-ambitie en gerelateerde doelstellingen scherp, rekening houdend met de behoeften van de verschillende departementen en de missie, visie en doelstellingen van water-link in het algemeen.

Building the foundation

De eerste stappen in de roadmap kunnen gezien worden als ‘het leggen van een goede fundering’. Er werden een goed georganiseerde governance-structuur uitgetekend en in voege gebracht. Zo werden de data binnen de organisatie opgedeeld in logische datadomeinen, met voor elk domein een eigenaar uit de operationele departementen en verschillende ‘datastewards’ die op dagelijkse basis met de respectievelijke data bezig zijn. Tegelijk werden ook de nodige overleg- en beslissingsorganen gedefinieerd: een data raad, een interdepartementaal overleg tussen verschillende data domeinen, en een data community.
Nieuw data operating model

Vervolgens ging het projectteam samen met water-link aan slag om een blauwdruk van het data operating model uit te tekenen. Dit data operating model moest antwoord bieden op de vraag wie wat doet in de organisatie en op welke manier. Hiertoe werden de nodige datafuncties en -rollen geformuleerd en fundamentele data-gerelateerde processen en werkkaders uitgetekend. Er werd gekeken naar hoe deze passen binnen het bestaande organisatiemodel en er werd een link gelegd met de data-architectuur. Een Data & Reporting Team werd opgericht voor de coördinatie, ondersteuning en uitvoering van activiteiten rond databeheer en -gebruik.
Culturele transformatie: 'data mindset'

Niet onbelangrijk, maar om transformatie naar een meer data-gedreven organisatie te doen slagen, is het creëren van een ‘data mindset’ bij alle medewerkers van cruciaal belang. Dat vereist natuurlijk een verandering in de cultuur van de organisatie. Daarom is het belangrijk om een transformatie pragmatisch in praktijk te brengen. Zo start men bijvoorbeeld best met de uitrol van kleine maar waardevolle activiteiten waarvan de meerwaarde voor alle medewerkers meteen duidelijk is. Kleine successen die gevierd moeten worden. Tegelijk werd gewerkt op het verhogen van de algemene datageletterdheid van de organisatie, door gerichte communicatie en toegankelijke training. Tot slot werd sterk ingezet op overleg en samenwerking over de afdelingen heen.

De toegevoegde waarde van KPMG Lighthouse

Koen De Schutter, CFO bij water-link: “KPMG en water-link hebben een lange historiek van samenwerking. Doorheen de jaren heeft KPMG veel praktijk ervaring opgedaan en kennen ze water-link door en door. Zo ondersteunt KPMG ons in de uitwerking van onze strategie en hebben ze mee de basis opgezet voor het procesmanagement en risicobeheer binnen water-link. Vanuit hun ondersteunende rol binnen onze interne audit, krijgen ze ook voeling met het terrein. De combinatie van stevige theoretische kennis en een hoop praktijkervaring, maakt dat KPMG een partner is waar ik graag met samenwerk. Ook binnen de uitwerking van onze data aanpak, hebben ze ons zowel op het strategisch niveau als met de implementatie ondersteund: samen werken we aan het kader en leggen we de basics zodat de eigen teams daarna volop aan de slag kunnen gaan. Zo wordt de meerwaarde van KPMG tastbaar in de praktijk en blijft het geen theoretische oefening.”

Mooie gezamenlijke realisaties

Annemie Van Dijck, Data & Reporting Manager bij water-link: “Voor mij is de datadomeinwerking één van de gemeenschappelijke realisaties waar ik het meest trots op ben. Met deze werking hebben we heel de organisatie in het data-bad getrokken. Binnen een interdepartementaal overleg lossen we een verscheidenheid aan data-issues op, gaande van GIS datakwaliteit, problemen binnen de stock-data tot het inconsistent gebruik van datavelden. Al die collega’s vanuit verschillende domeinen binnen water-link gaan samen aan de slag om op zoek te gaan naar transversale oplossingen. Zo maken we de data-strategie en governance tastbaar en geven we ownership aan de verschillende departementen. Naast deze werking zijn er nog twee realisaties waaraan ik spontaan denk. In de eerste plaats denk ik aan de stappen die wij hebben gezet richting self service BI waardoor onze collega’s in de toekomst zelf aan de slag kunnen met hun data. In tweede instantie denk ik aan de oplevering van de kwaliteitsdashboards voor onze klantendata. Met dit dashboard kunnen we nauwgezet de kwaliteit van deze data opvolgen en de rechtzettingsacties overlopen. Op die manier screenen en corrigeren we deze data op een structurele manier waardoor we onze klanten nog snellen en beter kunnen helpen.”

Afsluiting

Koen De Schutter, water-link: “Samen met KPMG maakten we onze data ambities helder en legden we de fundering voor een data gedreven organisatie en dit op vlak van zowel data gebruik als data beheer. Bij water-link zijn we klaar voor een datagedreven toekomst.”