La gestion des données fiscales de l’entreprise s’impose comme l’un des défis majeurs des directions fiscales pour les 3 prochaines années.
NOS CONVICTIONS SUR LA GESTION DES DONNEES FISCALES
La qualité des données provenant des logiciels de gestion ou de facturation ont connu une évolution positive au cours des dernières années. Les directions fiscales s’inscrivent aujourd’hui dans la même dynamique que les autres départements de l’entreprise et adoptent des outils numériques en vue de gagner en efficacité, de répondre aux nouvelles obligations fiscales et de bénéficier d’une meilleure visibilité sur les opérations menées par tous les acteurs de l’entreprise.
La multiplicité des sources dont sont issues les données nécessaires aux fiscalistes appelle ceux-ci à être acteurs de la gouvernance de l’entreprise et à initier de bonnes pratiques au sein de celle-ci, porteuses de croissance. Pour s’en convaincre, prenons l’exemple de l’amélioration du traitement des données de facturation : elle constituera sans aucun doute une opportunité pour le traitement de la fiscalité indirecte, mais également pour les départements commercial, marketing ou trésorerie.
Le métier de fiscaliste ne se limite plus à la prise de décisions techniques ou à la réponse aux obligations réglementaires. De plus en plus, il implique de savoir gérer les données fiscales de l’entreprise : les collecter, les analyser, les réconcilier, identifier les informations utiles à la prise de décision et comprendre leur importance relative, leur format, les tendances qui s’en dégagent comme les signaux qui en émanent. En bref, le fiscaliste 4.0 doit désormais maîtriser ses données en continu. Il est crucial qu’il s’empare de ces sujets, pour participer à l’élaboration d’un modèle qui profite à tous, plutôt que subir une transformation guidée par des intérêts en silo. Nous expliquerons dans nos prochaines propositions comment y parvenir.
Les directions fiscales manifestent un intérêt croissant pour le stockage de données, des données si volumineuses, rapides ou complexes qu'il est difficile, voire impossible, de les traiter à l'aide de méthodes traditionnelles. Avec l'évolution de la technologie, les directions fiscales s'interrogent désormais également sur la valeur de telles données. En effet, la collecte et le stockage de données volumineuse doit s’accompagner d’un contrôle en amont de leur qualité, essentiel pour garantir leur usage efficace et fiable. La sélection des données pour les besoins spécifiques du département fiscal doit également s’effectuer de façon pertinente.
Pour être pleinement valorisées par les directions fiscales, les données doivent ainsi être mobilisable à tout instant. Cela implique de répondre au préalable à une série de questions telles que :
- ■ Quelles sont les données nécessaires à votre à votre activité ?
- ■ Comment les données répondent-elles aux besoins de chaque groupe d'utilisateurs au sein de votre département ou au sein d’une de ses équipes ?
- ■ Comment faire en sorte que les données « travaillent pour vous » (plutôt que de travailler à manipuler les données que vous obtenez) ?
En d'autres termes, les données dont chacun d'entre nous a besoin, et la façon dont elles sont exploitables, peuvent varier selon les utilisateurs au sein de la fonction fiscale. Les équipes centrales ne suivent pas les mêmes indicateurs que les responsables régionaux ou locaux. De même, ce qu'un professionnel en charge de valider un point technique fera avec les données sera différent de ce que fera une personne chargée de la conformité fiscale. Une chose est certaine : la manière dont les données fiscales vont être utilisées varient d’une personne à l’autre, au sein d’une même direction fiscale.
L'objectif commun est de disposer au bon moment du socle des données pertinentes et que celles-ci soient accessibles dans un format prêt pour permettre leur analyse en lecture directe. C'est ce qu'on appelle le "data by design". Anticiper ce besoin permet de s’assurer dès maintenant que vos données sont utilisables dans un format qui permette des visualisations et analyses efficaces.
Les nouvelles technologies offrent de nombreux services aux directions fiscales : elles peuvent faciliter les traitements et manipulations de données, automatiser des calculs et revues jusqu’ici chronophages, et permettent d’identifier risques et opportunités grâce à des tableaux de bord pertinents. En outre, rendues adaptatives et intelligentes, elles deviennent plus faciles d’accès et vectrices de valeur.
Pour autant, ces outils ne sauraient se suffire à eux-mêmes et l’expertise des spécialistes demeure essentielle. Ce sont les fiscalistes, et non les logiciels, qui savent identifier les besoins, initier les projets de transformation et assurer leur bon déroulement. Un logiciel peut réaliser un diagnostic des données, mais seul un fiscaliste saura mettre en œuvre les moyens de renforcer leur qualité, dont dépend le bon fonctionnement des solutions informatiques.
Il est donc important d’éviter deux écueils : l’enthousiasme démesuré, qui porterait à croire que la technologie peut tout résoudre et négliger le savoir-faire des spécialistes, mais également au spectre opposé, le découragement face une adoption qui paraîtrait difficile à mettre en œuvre. En effet, la transformation fiscale est une dynamique plutôt qu’un achèvement : elle passe par de multiples initiatives, capitalisant sur celles-ci pour rechercher une meilleure performance de la fonction fiscale. Afin que cette évolution soit menée à bien, votre stratégie de transformation fiscale doit procéder par itérations, en garantissant le bon équilibre entre votre équipe, la technologie et les processus.
A l’heure du cloud, des failles de sécurité et de la protection de la vie privée (RGPD), les entreprises inscrivent la gestion des données au cœur de leur stratégie. Les problématiques d’extraction, de traitement, de transmission, d’enregistrement, de contrôle et de confidentialité des données sont devenues critiques pour l’ensemble des départements, y compris la direction fiscale. Désormais, dans le cadre de projets internationaux de transformation ou de démarches globales de conformité, les fiscalistes peuvent être invités à répondre à des questions telles que :
- ■ Où sont stockées vos données fiscales – sur un cloud privé ou public ? - Où sont sauvegardées vos données et qui en administre les accès ?
- ■ Vos données sont-elles chiffrées avant d’être enregistrées ? Disposez-vous d'outils d'anonymisation les données personnelles ? Comment sécurisez-vous leur transmission ?
- ■ Quels protocoles acceptez-vous pour recevoir des informations fiscales ? Avez-vous mis en place des droits d’accès variables, pour offrir différents niveaux d’autorisation au sein de votre organisation ?
- ■ Quels tests mettez-vous en place pour garantir la qualité des données fiscales ? Envoyez-vous des rapports d’erreurs pour permettre à vos partenaires d’apporter des corrections en amont ?
De telles attentes peuvent également venir des autres départements, des partenaires, mais aussi de l’Administration, dont les exigences sont toujours plus précises et techniques. Les fiscalistes doivent acquérir une bonne compréhension de ces sujets pour savoir identifier les interlocuteurs de référence, rechercher les informations pertinentes auprès d’eux et mieux anticiper les risques.
