ViDA – was ist jetzt zu tun?

Die lang diskutierte Initiative der EU-Kommission ViDA (VAT in the Digital Age) ist mit April 2025 in Kraft getreten. Sie stellt einen bedeutenden Schritt in der digitalen Entwicklung der Mehrwertsteuer dar und stellt unternehmerisch tätige Körperschaften vor große Herausforderungen in der prozessualen, technischen und inhaltlichen Umsetzung. Unternehmer werden ab 1. Juli 2030 im B2B-Bereich verpflichtet sein, bei bestimmten grenzüberschreitenden Umsätzen (strukturierte) E-Rechnungen zu empfangen bzw. auszustellen. Damit zusammenhängend werden neue digitale Meldepflichten eingeführt. Das neue Quasi-Echtzeitreporting soll die bisherige Zusammenfassende Meldung ersetzen.

Mit 11. März 2025 wurde das ViDA-Paket im ECOFIN nach mehrjähriger Debatte verabschiedet und trat mit 14. April 2025 in Kraft. Dieses Paket unter dem Namen „VAT in the Digital Age“ (ViDA) umfasst im Wesentlichen die Gesetzesänderung von drei Teilbereichen: das E-Reporting („Digital Reporting Requirements“, DRR), basierend auf der E-Rechnung, den Ausbau der einheitlichen MwSt-Registrierung sowie die Ausweitung der Mehrwertsteuerpflichten für bestimmte Online-Plattformen.

ViDA beinhaltet die Umsetzung einer digitalen Quasi-Echtzeitmeldung an die lokale Finanzbehörde auf Grundlage einer strukturierten E-Rechnung für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmern (sogenannte B2B-Umsätze).

Davon umfasst sind: innergemeinschaftliche (ig) Lieferungen und ig Erwerbe, Lieferungen als erster Abnehmer im Dreiecksgeschäft und sämtliche ig Dienstleistungsumsätze, bei denen der Leistungsort in einem anderen Mitgliedstaat liegt (sogenanntes Reverse Charge).

Davon sind somit Lieferungen von Waren aus dem EU-Ausland (z. B. Buchbestellung in Deutschland für den Kindergarten einer Gemeinde), aber auch sonstige Dienstleistungen, die von ausländischen Dienstleistern angeboten werden (z. B. Techniker aus Deutschland stellt die Lichtanlage bei einer Veranstaltung einer Gemeinde zur Verfügung), umfasst.

Der Begriff der E-Rechnung sowie die Verpflichtung zur Ausstellung wie auch zum Empfang der E-Rechnung werden neu definiert. Diese gilt nur dann als gültige Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann und eine elektronische Verarbeitung in Folge ermöglicht. Nicht strukturierte elektronische Formate wie z. B. PDF- und Bilddateien gelten zukünftig nicht (mehr) als E-Rechnung. Nationale B2B-Umsätze, Umsätze mit Drittländern sowie Umsätze mit Privaten (sogenannte B2C-Umsätze) sind von der Regelung (vorerst) nicht betroffen. Die ViDA-Richtlinie überlässt es den Mitgliedstaaten, ob diese eine E-Reporting- und E-Rechnungs-Verpflichtung auch für z. B. nationale Umsätze, welche nicht vom ViDA-Paket betroffen sind, einführen.

Es sei angemerkt, dass bereits zahlreiche Mitgliedstaaten der EU die Verpflichtung zur E-Rechnung für nationale B2B-Umsätze eingeführt haben bzw. im Begriff sind, diesen Gamechanger im Kampf gegen MwSt-Betrug einzuführen. Österreich hält sich in der nationalen Umsetzung noch zurück. Die nationalen Systeme sind an bestimmte Rahmenvorgaben des ViDA-Pakets gebunden, das grundsätzlich eine gewisse EU-weite Harmonisierung dieser Systeme sicherstellen soll. Allerdings findet man sich bereits jetzt, im Jahr 2025, vor der tatsächlichen Umsetzung von ViDA im Jahr 2030 in einer komplexen Landschaft von nationalen Unterschieden in der Umsetzung wieder.

DRR für ig B2B-Umsätze iSv ViDA werden ab 1. Juli 2030 verpflichtend. Weiters beinhaltet die Richtlinie, dass E-Rechnungen für Umsätze, die unter die digitale Meldepflicht fallen, spätestens zehn Tage nach Eintritt des Steuertatbestands durch den leistenden Unternehmer ausgestellt werden müssen. Das digitale Reporting der Umsätze hat durch den Rechnungsaussteller zeitgleich mit der Rechnungsausstellung bis spätestens am zehnten Tag nach Verwirklichung des Steuertatbestands zu erfolgen.

Der Leistungsempfänger muss seinerseits an die zuständige Steuerbehörde die Meldung innerhalb von fünf Tagen nach Erhalt der Rechnung durchführen.

Die Einführung der E-Rechnungen und der DRR hat Auswirkungen auf ausnahmslos alle Unternehmen, welche am ig B2B-Waren- und Dienstleistungsverkehr teilnehmen und bisher eine Zusammenfassende Meldung (ZM) gemeldet haben. Verschärft wird diese Dynamik durch die zunehmenden nationalen Vorstöße hinsichtlich der Einführung nationaler, teilweise sehr unterschiedlich ausgestalteter E-Reporting- und E-Rechnungs-Verpflichtungen. Exemplarisch genannt seien etwa Deutschland (1. Phase mit 2025 in Kraft getreten), Belgien (mit 1. Jänner 2026), Kroatien (mit 1. Jänner 2026), Polen (mit 1. Februar 2026), Frankreich (mit 1. September 2026) und Spanien (voraussichtlich 2027), welche unterschiedliche nationale Verpflichtungen bereits in den kommenden zwei Jahren vorsehen. Weitere nationale Umsetzungen sind geplant.

In der Praxis erfordert die Umsetzung dieser Änderungen eine langfristige Planung sowie – aufgrund der oftmals engen zeitlichen Rahmenvorgaben – eine Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Reporting). Dementsprechend ist der Kreis an beteiligten Stakeholder:innen in einem derartigen Umsetzungsprojekt groß und umfasst neben dem (umsatzsteuerlichen) Fachbereich auch das Rechnungswesen, die IT, die Rechtsabteilung, Beschaffung/Logistik/Customer-Service etc. Da die E-Rechnung verpflichtend sämtliche zusätzliche meldepflichtige Daten (u. a. Informationen über den Zahlungsempfänger, Auftragsreferenz, IBAN, Zahlungszeitpunkt bzw. Fälligkeitszeitpunkt, in Sonderfällen Angabe der steuerlichen Vertretung des Verkäufers) enthalten muss, empfehlen wir bereits jetzt mit der Schaffung einer entsprechendvollständigen und validen Datengrundlage für die künftige digitale Rechnungserstellung zu beginnen.

Der Originalartikel von Kirstin Krippner und Michael Zwick-Pevny ist in unserem Fachmagazin Dimensionen Öffentlicher Sektor 2025 (Oktober 2025) erschienen.