Die Tirol Kliniken wollten ihre IT-Beschaffungsprozesse modernisieren und zukunftssicher gestalten. Ein digitaler Workflow sollte die Effizienz steigern und die Qualität der IT-Prüfungen verbessern.
Ziel war es, die Zusammenarbeit zwischen Antragsteller:innen, Lieferant:innen, Beschaffungsstellen und IT-Teams zu vereinfachen und Anforderungen an IT-Projektmanagement, Dokumentation, Compliance und Risikomanagement zu erfüllen. Eine Lösung auf Basis von Microsoft 365 Copilot sollte die KI-Unterstützung nahtlos in die Arbeitsumgebung integrieren und über Microsoft Teams nutzbar machen.
Die Lösung: Ein innovativer IT-Beschaffungsprüfer-Agent
Ein innovativer, vollständig auf Microsoft 365 Copilot basierter IT-Beschaffungsprüfer-Agent wurde entwickelt, der den Prozess der sogenannten „IT-Stellungnahme“ – das ist das zentrale Instrument einer professionellen und strukturierten IT-Beschaffung – digitalisiert und intelligent unterstützt:
- Automatische Prüfung der Eingangsdokumente (z. B. Herstellerdokumente, Besprechungsprotokolle, Fragenkataloge) auf Vollständigkeit, Konsistenz und Widersprüche
- Generierung eines strukturierten Vor-Entwurfs der IT-Stellungnahme auf Basis aller relevanten Dokumente
- Empfehlung von Handlungsschritten, z. B. ob eine Datenschutzprüfung notwendig ist
- Bereitstellung über Microsoft Teams und Integration in Microsoft 365 Copilot Chat, sodass die Lösung direkt im Arbeitsalltag genutzt werden kann
- Transparente Dokumentation und Versionierung aller Schritte und Ergebnisse für maximale Nachvollziehbarkeit und Compliance
Top-3 potenzielle Benefits
- Zeitersparnis: Die Bearbeitungszeit von der Anfrage bis zur Rückmeldung kann durch die Automatisierung signifikant reduziert werden.
- Höhere Qualität und Konsistenz: IT-Stellungnahmen sind vollständiger, konsistenter und enthalten weniger Fehler oder Widersprüche.
- Entlastung des IT-Teams: Repetitive und manuelle Aufgaben werden durch den Agenten übernommen, sodass sich das IT-Team auf komplexere Fragestellungen konzentrieren kann.
