Ganz gleich welche Branche oder Unternehmensgröße – das Erstellen von Geschäftsdokumenten ist beinahe überall essenzieller Bestandteil des Arbeitsalltags. Entsprechend groß ist das Potenzial für Unternehmen, die digitale Transformation weiterdenken und vollumfängliche Automatisierung auch in diesem Bereich zu einem strategischen Thema machen.
Ob Verträge, Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder andere Dokumente – Informationen, die in den vielen verschiedenen Datensystemen eines Unternehmens bereits vorhanden sind, werden dabei in ein einzelnes Dokument zusammengeführt. Dazu greifen Unternehmen bisher oftmals auf eine Art „Automatisierung light“ zurück: Sie verwenden VBA, Serienbriefe oder Makros. Auch die All-in-One-Dokumentenerstellung, zum Beispiel aus dem ERP- oder CRM-System, wird gerne angewandt. All das sind beliebte Ansätze, aber genauso fehleranfällig wie ressourcenintensiv.
Kleiner Aufwand, große Wirkung
Wer die Prozesslandschaft seines:ihres Unternehmens flexibel, effizient und risikominimiert gestalten möchte, greift auf die weitaus zeitgemäßere und zukunftsorientiertere Lösung zurück: Dokumentenautomatisierung. Daten aus allen Quellen werden dabei durch einen No-Code-Ansatz einfach und ohne technische Kenntnisse völlig automatisiert integriert, die Vorlagen können selbst erstellt und personalisiert werden. Darüber hinaus können die generierten Dokumente unmittelbar archiviert, per E-Mail versendet, als E-Mail-Entwürfe erstellt oder digital signiert werden. Die Möglichkeiten und Szenarien sind endlos.
Nachhaltig Mehrwert schaffen
Unternehmen, die bereits auf Dokumentenautomatisierung setzen, profitieren nicht nur von der Automatisierung, sondern auch von verbesserten Prozessabläufen und erhöhten Security-Standards bei der Dokumentenerstellung.
Durch die Implementierung von Dokumentenautomatisierung in die bestehende Systemlandschaft können nicht nur wesentliche Kostenersparnisse erzielt werden, Mitarbeiter:innen werden von monotonen Routineaufgaben befreit und können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Außerdem werden Fehler in der Dokumentenerstellung und -distribution vermieden und die Qualität der Kundenkommunikation kann signifikant erhöht werden.
