WiEReG-Novelle zur Umsetzung der 5. EU Geldwäscherichtline

Im Rahmen des EU-Finanz-Anpassungsgesetzes – EU-FinAnpG 2019, BGBl. I Nr. 62/2019, vom 22. Juli 2019, kam Österreich seiner Verpflichtung zur fristgerechten Umsetzung der 5. EU-Geldwäscherichtline, (EU) 2018/843, nach. Die dazu im WiEReG vorgenommenen Änderungen traten am 10. Jänner 2020 in Kraft und werden nachfolgend nochmals im Überblick dargestellt:

Öffentliche Einsicht

Seit 10. Jänner 2020 besteht für „Jedermann“ die Möglichkeit, über einen auf der Homepage des BMF zugänglichen Link gegen Entrichtung einer geringfügigen Gebühr (EUR 3,00) Einsicht in das Wirtschaftliche Eigentümer Register zu nehmen. Die öffentlich einzusehenden Auszüge enthalten alle Pflichtinformationen nach den EU-Vorgaben (dh es fehlen bloß der Geburtsort und die vollständige Wohnanschrift des WE, nicht aber das Wohnsitzland, im Vergleich zu den bisher nur für Behörden und Verpflichtete zugänglichen Registerauszügen)

Von der Möglichkeit, den Zugang zu den Daten der WE von Privatstiftungen (Trusts), insbesondere zu den Begünstigten, weiterhin vom Nachweis eines berechtigten Interesses abhängig zu machen, hat Österreich, anders als andere EU Mitgliedstaaten, KEINEN Gebrauch gemacht.

Jährliche Sorgfalts- und Meldepflichten

Alle Rechtsträger (§ 1 Abs 2 WiEReG) sind verpflichtet, zumindest einmal pro Jahr angemessene, präzise und aktuelle Informationen über ihre WE einzuholen, einschließlich der Angaben zum wirtschaftlichen Interesse, und zu prüfen, ob die an das Register gemeldeten WE noch aktuell sind (jährliche Überprüfungspflicht aller Rechtsträger).

Alle meldepflichtige Rechtsträger (§§ 5, 6 WiEReG) müssen binnen vier Wochen nach der Fälligkeit der obligaten jährlichen Überprüfung die dabei allenfalls festgestellten Änderungen melden oder die bisher gemeldeten Daten bestätigen (jährliche Meldepflicht).

Dies trifft somit auch auf sämtliche Subsidiärmeldungen zu, wenn nach dem Ergebnis der jährlichen Überprüfung die Voraussetzungen gemäß § 2 Z 1 lit b unverändert vorliegen.

Die unter das WiEReG fallende Rechtsträger gemäß § 1 Abs 2 WiEReG haben daher folgende Sorgfalts- und Meldepflichten gemäß WiEReG zu beachten:

• Feststellung und Überprüfung der WE durch Anwendung „angemessener Maßnahmen“, sodass sie überzeugt sind zu wissen, wer ihre WE sind (Erstprüfung samt Erstmeldung, idR bis 15. August 2018).
• Erstellung und Aufbewahrung einer vollständigen und gültigen WE-Dokumentation
  
• (auf Basis eines aktuellen Konzern Organigramms unter Ausweis aller relevanten Beteiligungs- und allfällig abweichender Stimmrechtsanteile bei mehrstufigen Beteiligungs- und Kontrollstrukturen) und Erstellung einer vollständigen Prozessdokumentation über das vom Rechtsträger durchgeführte Überprüfungsverfahren (Wiedergabe aller notwendigen Prüfschritte zur Feststellung und Überprüfung der WE, des   internen/externen Ablaufs zur Erlangung der erforderlichen Informationen und Dokumente, Beschreibung der festgelegten Verantwortlichkeiten und Kontrollen im Prüfprozess etc.).
• Durchführung und Dokumentation des Überprüfungsverfahrens gemäß Punkt 2.) innerhalb von 12 Monaten ab der Erstmeldung (dies war idR längstens bis 15. August 2019 fällig).
• Jährliche Durchführung und Dokumentation des Überprüfungsverfahrens gemäß Punkt 2.) innerhalb von 12 Monaten ab der letzten Überprüfung bzw. der letzten Meldung an das WE-Register (wenn in 2019 eine Bestätigungs- oder Änderungsmeldung erfolgte); sofern sich seit der Erstmeldung aber keine meldepflichtigen Änderungen ergeben haben und auch keine Bestätigungsmeldungen an das WE-Register vorgenommen wurden, muss die jährliche Überprüfung längstens bis zum Jahresstichtag der Erstmeldung + 4 Wochen erfolgen (dies ist idR der jeweilige Jahresstichtag der Meldung längstens bis 15. August 2020 + 4 Wochen).
• Abgabe einer Bestätigungs- oder Änderungsmeldung, die dem Ergebnis der dokumentierten Überprüfung entspricht, längsten ab Datum der letzten Meldung + 12 Monate + 4 Wochen.

Melderelevante Änderungen müssen stets binnen vier Wochen ab Kenntnis oder Wirksamkeit gemeldet werden (es gilt der jeweils frühere Zeitpunkt). Bestätigungsmeldungen müssen NEU erstmalig im Jahr 2020 und sodann jährlich längstens bis zum Jahresstichtag der letzten Meldung plus 4 Wochen an das WE-Register gemeldet werden.

Zwangsstrafen zur Durchsetzung der jährlichen Meldepflichten (§ 16 WiEReG) werden bei Säumnis jedoch erst im Rahmen des automationsunterstützten Zwangsstrafenverfahrens ab 10. Jänner 2021 angedroht und verhängt.

Für sämtliche WE-Meldungen von Gesellschaften, die ab 10. Jänner 2020 abgegeben werden, gelten folgende zusätzliche Meldeanforderungen:

• Bei WE mit wirtschaftlichem Interesse „Kontrolle auf andere Weise“ (z.B. bei Treuhandschaften oder bei gemeinsamer Stimmrechtsausübung aufgrund von Syndikatsverträgen) muss auch der kontrollierte Anteil am Rechtsträger in Prozent gemeldet werden, sofern diese Angaben verfügbar sind.
• Bei Subisidiärmeldung der Mitglieder der obersten Führungsebene muss der Grund für die Vornahme der Subsidiärmeldung angeführt werden (ob bei der meldepflichtigen Gesellschaft keine WE vorhanden sind oder ob diese nicht festgestellt werden konnten).

Auskunfts- und Offenlegungspflichten

Alle Rechtsträger müssen den Verpflichteten (§ 9 WiEReG), wenn diese Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden anwenden, zusätzlich zu den Informationen über ihre rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer auch beweiskräftige Unterlagen zu ihren wirtschaftlichen Eigentümern vorlegen. Das BMF als Registerbehörde kann die Vorlage dieser Informationen und Unterlagen von den Rechtsträgern aber auch von deren rechtlichen und WE verlangen/erzwingen.

Technische Anbindung der Kanzleisoftware an den Änderungsdienst des BMF

Über eine technische Anbindung zum WE-Register können berufsmäßige Parteienvertreter tagesaktuell Änderungen bei Meldedaten (mit/ohne Änderung der WE eines Rechtsträgers oder von verbundenen Rechtsträgern) sowie den Fristenlauf für die Vornahme der jährlichen Überprüfungs- und Meldepflichten (längstens innerhalb von 12 Monaten ab der letzten WE-Meldung plus 4 Wochen) überwachen. Dazu ist der Abzug der bereitgestellten Daten des sogenannten „Änderungsdienstes“ der Registerbehörde über die von der Bundesanstalt Statistik Austria zur Verfügung gestellte Schnittstelle erforderlich.

Sobald die technischen Voraussetzungen für die Direktanbindung unserer Kanzleisoftware von Seiten der Registerbehörde zur Verfügung stehen, werden wir Sie umgehend über das Angebot dieser zusätzlichen Services informieren.

Haben Sie noch Fragen?

Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Wahrnehmung Ihrer Sorgfalts- und Meldepflichten nach dem WiEReG. Ausführliche, weiterführende Informationen finden Sie – auch zur Möglichkeit der Vorbereitung eines WiEReG Compliance-Package – in unseren bisherigen Tax Newslettern
01-03, 04 -05 und 06-07/2019.

Dr. Stefan Haslinger

Mag. Christiane Edelhauser