COVID-19 kriz dönemi yeni iş yapış şekillerini tekrar gündemimize getirdi. Hızlı uyum sağlayan kuruluşların bu süreci hızla fırsata çevirebildiğini görüyoruz. Kuruluşların teknoloji altyapıları bu uyum sürecinin çok önemli bir oyuncusu, ancak aynı zamanda da önemli bir maliyet kaynağı teşkil ediyor.
Maliyetlerin önem kazandığı kriz dönemlerinde atıl varlıkların tespit edilmesi ve maliyetlerin düşürülmesi bütün kuruluşlar için büyük önem arz ediyor. Kuruluşlar için önemli bir maliyet kalemi olan teknoloji maliyetlerinin incelenmesi krizin daha az hasarla atlatılması için büyük bir destek noktası oluşturacaktır.
İçinden geçtiğimiz bu dönemin karşımıza çıkardığı aşağıdaki konularda kuruluşların yüksek efor sarf ettiklerini ve bu eforun uzun bir süre devam edeceğini düşünüyoruz.
- Uzaktan çalışma ve dijital platformların öne çıkmasıyla değişen donanım ve yazılım kapasite ihtiyaçları
- Veri merkezlerinin ve destek birimlerinin operasyonu ve sürekliliği için yapılan yatırımlar
- Yeni çalışma düzeninde bilgilerin güvenliği ve gizliliğinin sağlanması için gerekli uygulamalar
- Kilit personelin ve kritik tedarikçilerin belirlenerek alternatif planların devreye alınması
- Dönüşüm projelerinde yeni bir önceliklendirme yapılara yatırım kararlarının yeniden gözden geçirilmesi
Bu kapsamda kuruluşların maliyetlerini analiz etmesi ve kaynaklarını optimize etmesi önemli bir hedef olarak önümüzde duruyor. Teknik içeriği nedeniyle çoğu kuruluşun teknoloji alanındaki maliyetleri sorgularken detaylı ve kapsamı bir çalışma gerçekleştirmekte zorlanabildiği görülüyor. Teknoloji maliyetlerinin dağılımına baktığımızda, çok önemli bir maliyet unsurunun personel giderleri olduğu görülüyor. Bunu sırasıyla yazılım, donanım ve hizmet sağlayıcı maliyetleri takip ediyor. Tüm bu maliyetlerin ise tek elden ve sistematik olarak takip edilememesi önemli bir zorluk oluşturuyor. Harcamaları sözleşmeler, faturalar ve bunların dışında sistemsel ve finansal kayıtlarla bağdaştırmak her seferinde mümkün olmayabilir. Daha da önemli maliyet kalemlerinin hangi hizmet alanı, iş süreci, ürün ve kanalla ilişkili olduğunu belirlemek önemli bir efor gerektiriyor.
Maliyetlerin analizi kapsamında, satın alma karar stratejileri gözden geçirilmeli, satın alma süreçleri değerlendirilmeli, bilgi teknolojisi maliyetlerinin kuruluş finansalına etkisi değerlendirilmeli, teknoloji mimarisi (organizasyon, süreç, ağ, altyapı, sistem, uygulama, vb) değerlendirilmeli ve kapsam dahilindeki yazılım, donanım, personel ve hizmet sağlayıcılarla ilgili harcamalar tasnif edilerek maliyet havuzunun oluşturulması sağlanmalıdır. Bu havu oluşturulurken sözleşmeler, siparişler, faturalar, ödemeler, hakkediş, puantaj, muhasebe kayıtları, vb kayıtlardan fayfdalanılmalıdır. Bu sayede bilgi teknolojisi maliyetlerinin sınıflandırılması ve optimizasyonu için gerekli altyapı sağlanmış olur.
Kuruluşlar söz konusu çalışmaların ikinci adımında ise gerçekleştirilen maliyet analiz çalışması ışığında maliyet optimizasyonunu sağlamayı hedeflemeliler. Bu kapsamda kuruluşlar sektördeki iyi örneklerin belirlenmesi ve karşılaştırma yapılması, maliyet azaltıcı alternatiflerin belirlenmesi, iç veya dış kaynak kullanımı tercihi yapılan alanların değerlendirilmesi, lokalizasyon ve bulut bilişim tercihlerinin değerlendirilmesi, yazılım geliştirme süreçlerinde kuruluş içi geliştirmeyle üçüncü parti alım arasında yapılan tercihlerin değerlendirilmesi, donanım ve altyapı kapasitesinin değerlendirilmesi ve yazılım lisans kullanımının incelenmesi adımlarını uygulayarak optimizasyonu sağlamaya yönelik bütünleşik bir yol haritası çıkarılmalıdır.
Etkin bir maliyet analizi ve optimizasyonu bakış açısıyla, kuruluşlar kriz döneminde ve sonrasında teknolojiyi daha etkin ve verimli kullanabilir ve yenilenmiş önceliklerle kritik operasyonlarına ve projelere yapılan yatırımları daha doğru yönlendirebilirler.