Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve akıllı otomasyonun artması ile insanlar ve makineler arasındaki görev dağılımında kayda değer bir kayma yaşanıyor. 2019 ve 2025 yılları arasında 9 trilyon dolar değerindeki bilgi işçisi piyasasının neredeyse üçte ikisinin bu durumdan etkileneceği öngörülüyor. Dünya Ekonomik Forumu’nun İşlerin Geleceği konulu son araştırması, şu an mevcut işlerin ortalama %71’inin insanlar, %29’unun ise makineler tarafından yapıldığını ortaya koyuyor. Bu dağılımın, insanlar tarafından yapılan işlerin %58’ine karşılık %42 oranında makineler tarafından yapılan işlere doğru kayması bekleniyor. İşgücü içindeki görev dağılımında yaşanan bu değişim, yeterli bir yönetim müdahalesi gerektiriyor. İşlerin yeniden tasarlanması gerekirken robot-insan etkileşiminde iyi yönetimin rolü giderek önem kazanıyor. Çalışanlarını otomatik sistemlerle yapılan bu işbirliğine hazırlamak ise liderlere düşüyor.

KPMG’nin hazırladığı rapor söz konusu değişimle etkili bir şekilde başa çıkabilmek için yeterli bir müdahale ve değişim yönetimi yaklaşımını önermekte. 2018 yılında RPA ve akıllı otomasyonun insan işgücüne etkisi üzerine düzenlenen iki araştırmaya dayanarak, size KPMG İşgücü Kılavuz Modelini tanıtacak, karma işgücüne yönelik dönüşümün nasıl yönetileceği ve geleceğe dönük bir işgücünün nasıl temin edileceği konusunda görüş sağlayacağız.

KPMG İşgücü Kılavuz Modelinde, liderlerin robot-insan işgücünü entegre etmede yaşadığı zorlukları açıklayarak ve bu birleşimden en iyi şekilde nasıl yararlanılacağı konusunda tavsiyelerde bulunuyoruz. Hazırladığımız model, şirketlerin, robotik uygulamaların mevcut işgücüne yönelik etkilerini daha iyi anlamaları ve buna göre hareket etmeleri için 5 temel adım sunuyor.

Bir şirket olarak yöneliminizi ve bu stratejinin uygulanmasında bilişsel teknolojiler gibi daha akıllı çözümlerin size nasıl yardımcı olabileceğini açıkça belirtin. Ardından bu iş ve teknoloji stratejisini çalışanlarınıza yönelik çıkarımlara dönüştürün. Nihai olarak hangi işlerin etkileneceğini araştırın ve değişimin bireysel görevler üzerindeki etkisini tanımlayın. Otomatikleştirilecek sürecin değişim ihtiyacını en iyi şekilde açıklayacak net bir iş gerekçesi oluşturun. KPMG’nin Hollanda’daki çeşitli şirketlerde düzenlediği araştırmanın sonuçları, mevcut çalışma şeklinin değiştirilmesine yönelik ihtiyacın ve RPA’nın müşteri açısından yararlarının vurgulanmasının, işgücünü dönüşüm sürecine katılma konusunda motive ettiğini göstermekte.

Başarılı bir RPA uygulamasının ardından robotik süreç, işlemsel olan ve tekrarlayan görevleri insan işgücünden devralır. Bu, çalışanlar için serbest zaman yaratır ve çalışanlara daha karmaşık olan diğer işleri yapma fırsatı tanır. Bazı çalışanlar bu zamanı doldurabilir ancak diğerleri için bu o kadar kolay olmayacaktır. Bu nedenle süreci otomatikleştirmeye başlamadan önce RPA uygulamasının insan işgücüne yönelik olası sonuçlarını ele almanız öneriliyor. Çalışanlar desteklenerek yeni görevlerine yönlendirildiğinde RPA uygulaması, çalışanların genel iş verimliliğini artıracaktır.

İnsan ve dijital işgücünün birlikte nasıl çalışabileceğine dair ayrıntılı bir plan yapmak önemlidir. Bu plan, geleceğin işgücünü tasarlamak açısından da oldukça gerekli görülmekte. Mevcut işgücü ortamınızdaki RPA uygulamasının farklı etkilerini dikkate alın. Etkilenen işler, hem zenginleştirilebilir hem de büyütülebilir. Ancak bu durum, KPMG’nin son araştırmasında yansıtıldığı üzere uygun şekilde yönetilmeli. KPMG araştırmasının temel bulguları, mevcut KPMG İşgücü Kılavuz Modelinin kapsamını iş zenginleştirme ve iş genişletme açısından büyütmektedir.

Bir RPA uygulamasının ardından hem çalışan hem de yönetim düzeyinde yapılan görüşmeler, RPA’nın ilgili işlerin tasarımı üzerindeki ilginç etkilerini gösterir. Hem çalışanlar hem de yöneticiler RPA uygulanmasından sonra ilgili işlerin zenginleşmesini gözlemlemekte ve deneyimlemektedir. Bu zenginleşme, iş zenginleştirmesinin üç temel boyutunda, yani gerekli beceriler, görevin görece önemliliği ve özerklikte gözlemlenir. RPA yüksek hacimli, tekrarlayan ve standartlaştırılmış görevler açısından en uygun seçenek olduğu için “sıradan” görevleri insan iş gücünden alır. Böylece çalışanların daha ilginç ve katma değerli işler üzerinde çalışma şansı doğar. Araştırmada, hem yöneticiler hem de çalışanlar iş tasarımındaki bu değişikliği olumlu bir etki olarak gözlemlemiş ve istihdamlarını zenginleştirme olarak algılamışlardır.

Sonuç olarak, RPA’nın uygulanması düşünüldüğünde, geleceğe dönük bir işgücü için planlama yaparken bireysel görevlerde gerçekleşen bu değişimi dikkate almak oldukça önemli. Bu, RPA’nın uygulanması durumunda departmanların işe alım politikasının yeniden gözden geçirilmesi gerekebileceğini göstermekte. Ayrıca artan beceri gereksinimlerine, görevlerin görece önemliliğine ve işin özerkliğine hazırlıklı olmalarını sağlamak için yeni personel becerilerinin ve tekniklerinin uyarlanması teşvik edilmeli.

Daha yüksek eğitimli personel ile mevcut personel için ek eğitim ihtiyacı doğuran bu dönüşüm, 2022 yılına kadar çalışanların en az %54’ünün kayda değer oranda yeniden gerekli iş gücü niteliğini kazanmasını ve beceri geliştirmesini bekleyen Dünya Ekonomik Forumu tarafından da ifade edilmekte.

RPA uygulamalarının insan işgücünün iş tasarımını zenginleştirmesinin yanı sıra genişletmesi de beklenmektedir. Genellikle bu, uygulama sonrasında kalan işlerde yaşanan görev değişikliğinin bir sonucudur. RPA görevlerin bir kısmını üstlendiğinden uygulama, kalan görevleri çalışanlara yeniden atama fırsatı sunar. Bu fırsatın yönetici tarafından RPA uygulamasından sonra görevlerin çalışanlara doğru şekilde yeniden atanmasını sağlayacak şekilde yönlendirilmesi gerekir. Bir kez daha becerilerin eşleştirilmesi gerekir. Bu da uyumu sağlamak için çalışanların yeniden gerekli iş gücü niteliğini kazanmalarına veya beceri kazanmalarına neden olabilir.

Görevlerin insanlardan robotlara başarılı bir şekilde devredilmesinin büyük ölçüde bireysel uzmanlığa bağlı olduğunun bilinmesi önemlidir. RPA uygulamasına geçiş için görev devir tesliminde iki önemli nokta belirledik. İlk olarak, mevcut süreç görevlisinin tüm istisnalar da dahil olmak üzere sürecin nasıl yürütüldüğünü ayrıntılı olarak ifade etmesi gerekir. Böylece aynı görevleri doğru şekilde yapabilecek bir robot geliştirilebilir. İkinci olarak, şirketlerdeki süreç sahiplerinin robotun nasıl programlandığını ayrıntılı olarak anlaması gerekir. Bu bilgi, potansiyel hataların yeterli düzeyde çözüme kavuşturulması için gereklidir. Her iki görev devir teslimi de detaylı bir iletişim kurulmasını gerektirir. Uzman ile süreç sahibi arasındaki herhangi bir yanlış anlama, robotun temel özelliklerine zarar verebilir.

Bu görev devir teslimlerini kolaylaştırmak için organizasyon içindeki süreç bilgisinin dikkatli bir şekilde toplanması, daha sonra robotlaştırılmış süreçte olası ayarlamaların mümkün olması ve süreçlerle ilgili müşteri sorularının yanıtlanmasına müsamaha gösterilmesi tavsiye edilir. Bilgilerin ayrıntılı olarak toplanması, süreç ve robot hakkındaki bilgilerin saklanmasını ve olası hataların daha kolay çözülebilmesini sağlar.

Ne kadar ilerleme kaydedildiğini izleyin ve gelişebilecek alternatif senaryolara dikkat edin. Bu süreçte yetenekli kişilerin işe alınması, işine bağlı ve kendini adamış bir işgücü, kurumsal inovasyon ve yeni iş fırsatları konusunda çeviklik dahil olmak üzere tüm risklerin yönetilmesini sağlayacak faal bir müdahale gereklidir. Sürekli öğrenim ve gelişim, bireysel çalışanların zaman içinde yeniden gerekli iş gücü niteliğini kazanmalarını ve kariyer uygunluklarını destekleyecektir.

İşgücünüzü geleceğe hazırlayın!

RPA, büyük olasılıkla iş tasarımlarında önemli bir kayma yaratacak ve yeniden dağıtılan görevlerin yerine getirilmesi için yeni beceriler edinilmesini gerektirecektir. Değişim için net durum açıklığa kavuşturulup çalışanlar yeni görev dağılımı konusunda desteklendiklerinde çoğu zaman bireysel işlerin büyütülmesi için de fırsatlar doğar. Süreçlerinizle ilgili RPA ve akıllı otomasyon uygulamasıyla ve böylece 5 aşamalı işgücü modelinin ilkelerini göz önünde bulundurarak karma (insan ve elektronik) işgücünüzü geleceğe hazır olacak şekilde güçlendireceksiniz!