Finančná transformácia má veľa podôb – od jednoduchých optimalizácií až po zásadné zmeny v interných procesoch. Rýchle a efektívne zavádzanie zmien si však vyžaduje investovať čas, finančné nástroje a posun v zručnostiach a schopnostiach pracovnej sily. Nestačí myslieť len na výsledok, kľúčové je zadefinovať si cestu k úspešnej transformácii.
Finanční riaditelia si uvedomujú, ako automatizácia rutinných úloh, zjednodušenie procesov a vylepšenie technológií menia spôsob podnikania, predovšetkým v oblasti financií, účtovníctva, výkazníctva, kontrolingu či daní. Firmy sa potrebujú neustále prispôsobovať meniacim legislatívnym podmienkam. Do podnikateľského prostredia tak vstupujú výzvy, najmä pokiaľ ide o udržanie efektívneho riadenia finančných zdrojov, maximálneho zisku, či minimalizácie rizík.
Pre organizácie je kľúčové, aby boli ich finančné oddelenia agilné, flexibilné a pripravené na zmeny. Musia sa vysporiadať s rôznorodými projektmi, vrátane transformácie finančných oddelení a implementácie nových systémov. V tomto článku sa dozviete, ako môžete zvládnuť svoje projekty efektívnym spôsobom a neunaviť svojich zamestnancov z ďalších zmien.
Dohliadať na projektový manažment akejkoľvek transformácie nie je jednoduchou úlohou. Ak ste sa rozhodli prehodnotiť vaše obchodné modely a pristúpiť k zavedeniu nových systémov v spoločnosti, buďte vopred pripravení. Zmeny si vyžadujú pochopiť súčasný spôsob práce, následky procesov, súvisiace riziká a kontroly. Akúkoľvek zmenu v systéme treba otestovať, zdokumentovať, nadizajnovať procesné mapy, implementovať do procesov, či naučiť sa pracovať v nových nástrojoch. Dizajn používateľského rozhrania tiež zohráva úlohu pri transformácii vašich finančných procesov. Finanční lídri musia investovať do školení, riadenia svojho projektového tímu, testovať nové funkcie či spôsoby využívania technológií na dosahovanie výsledkov.
Autor článku
Lukáš Mikuš
Transformation Project Lead
KPMG Talent Solutions
Projekty transformácie finančných oddelení a implementácie nových systémov
Ku každému projektu transformácie je dôležité pristúpiť v správnom poradí. Najprv identifikujeme potreby transformácie, zadefinujeme si ciele a nastavíme plány. Potom odsúhlasíme správnu stratégiu, ako dosiahnuť naše ciele. Jasne stanovená stratégia je nevyhnutným predpokladom pre správny návrh nového rámcového modelu procesov v budúcej organizácii.
To isté platí pre projekty transformácie finančných oddelení, ako aj pre projekty implementácie nových systémov s prechodom dát alebo entít do nového systému. Častokrát v praxi vidíme súbežné projekty implementácie a transformácie.
Fázy implementačných a transformačných projektov
Súčasťou jednotlivých fáz sú špecifické aktivity, ktoré sa dajú ľahko priradiť externým konzultantom a tým ušetriť čas členom tímu. Tieto aktivity zabezpečia, aby navrhnuté riešenie fungovalo, spĺňalo všetky požiadavky používateľov a bolo efektívne integrované do existujúcich účtovných procesov:
- FIT-GAP, Fit-to-Standard stretnutia (identifikácia odchýlok súčasného modelu od nového rámcového modelu s definovaním následných krokov na odstránenie alebo minimalizovanie odchýlok)
- Stretnutia so zástupcami pôvodného procesu za účelom transferu znalostí
- Manažment zmien pre odchýlky zistené počas stretnutí FIT-GAP
- Testovanie nových procesov v novom systéme a schválenie ich zavedenia používateľmi
- Migrácia dát zo starého systému do nového systému
- Overenie výsledkov migrácie dát
- Školenie budúcich používateľov
- Poskytovanie podpory počas počiatočnej fázy implementovaných riešení po uvedení do prevádzky
- Príprava dokumentácie procesov
Súčasné pokročilé technológie prinášajú množstvo príležitostí pre agendu účtovných, finančných a daňových tímov a umožňujú vymeniť manuálne zadávanie údajov do tabuliek za oveľa efektívnejšie postupy. Pre lepšie pochopenie sú bežným príkladom automatizované mesačné reporty, prehľadné nástroje na analýzu finančných údajov, prípravu rozpočtov, presné finančné výkazy a tvorbu prognóz, vylepšené softvéry pre fakturáciu, posielanie upomienok či zaznamenávanie úhrad. Populárnym modelom riadenia najmä v korporáciách je vytváranie globálneho biznis centra zdieľaných služieb, spolu s implementáciou existujúceho IT systému, napríklad na prepracovanú platformu SAP 4 Hana.
Všetko zvládnem sám
Častým fenoménom mnohých firiem je rozhodnutie manažmentu zvládnuť projekt iba s pomocou vlastných interných kapacít. S cieľom ušetriť a zároveň dosiahnuť vysokú úroveň výsledkov však v praxi dochádza k opačnému efektu. Výsledkom sú neúspešne zvládnuté projekty, ktoré vedú k zbytočnému plytvaniu prostriedkov namiesto očakávanej úspory. Stratiť talentovaných zamestnancov je drahé. Nezabudnite si preto pred začiatkom každej transformácie položiť otázku, aké riziko prinesie zvýšenie ich pracovného zaťaženia. Finančné tímy nemusia mať skúsenosti s ovládaním najnovších technológií, ani školenia potrebné na dodržiavanie procesov. Časovú náročnosť transformačných projektov sa vám rozhodne neoplatí podceniť.
Prekážky pri transformáciách
Firma by mala mať jasnú víziu, čo chce projektom dosiahnuť. Absencia kvalitného projektového tímu súvisí s nedostatočnou prípravou, podcenením náročnosti projektu a častokrát nevhodným výberom stratégie dosiahnutia vytýčených cieľov. Jednou z najzásadnejších prekážok je rozdielna resp. nedostatočná úroveň skúseností s projektmi u interných firemných zamestnancov. V rámci projektov finančnej transformácie a implementácie často dochádza k situáciám, kedy je potrebné krátkodobo obsadiť vysokokvalifikované pozície zodpovedné za strategické rozhodovania, digitálne a technologické riešenia, ale aj každodenné bežné operácie. Firma môže byť v situácii, kedy nemá voľné alebo vhodné vlastné kapacity, potrebuje ich uvoľniť pre každodenné úlohy alebo iné interné projekty.
Výber vhodných členov projektového tímu
V rámci tímu je potrebné mať ľudí, ktorí rozumejú biznisu, sú flexibilní, radi budujú vzťahy, preferujú spoluprácu a vďaka skúsenostiam sa dokážu rýchlo zorientovať a prispôsobiť. Je dôležité, aby títo ľudia mali vynikajúce technické zručnosti, vedeli narábať s rôznymi systémami od SAP, Oracle cez nástroje balíka Microsoft Office až po špecifické pridružené aplikácie, ktoré firmy bežne používajú. Okrem toho musia mať za sebou skúsenosť v oblasti financií a účtovníctva, aby dokázali rýchlo pochopiť finančné dôsledky transformácie alebo implementácie nových systémov a procesov. Aby toho nebolo málo, majú byť zodpovední a mať tvorivý prístup, organizačné schopnosti, príjemné vystupovanie a bezproblémovú komunikáciu.
Možnosť získať externé kapacity
V rámci služieb personálneho leasingu od KPMG Talent Solutions môžu firmy dočasne získať kvalifikovaných externých „zamestnancov“ na základe konkrétnych požiadaviek - od špecialistov pre IT riešenia až po finančných expertov z oblasti účtovníctva, výkazníctva a daní.
Tím KPMG Talent Solutions pomáha spoločnostiam zvládnuť komplexné transformačné projekty. Vďaka bohatým skúsenostiam a aktívnej participácii na mnohých transformačných projektoch, neustálemu vzdelávaniu a kreatívnemu prístupu sa dokážu členovia tímu rýchlo adaptovať, pochopiť úlohy a prinášať efektívne riešenia.
Ak máte záujem o ďalšie informácie, kontaktujte nás
Ak si želáte viac informácií o tom, ako môžeme pomôcť vášmu podniku, prípadne ak si chcete dohodnúť stretnutie kvôli osobnej prezentácii našich služieb, kontaktujte nás.
