Nowe regulacje, które obowiązują od 8 lipca 2026 r., wzmacniają uprawnienia PIP w zakresie kontroli stosunków prawnych. Co znamienne, w przededniu reformy nastąpiła zmiana na stanowisku Głównego Inspektora Pracy (GIP), będącego jedną z twarzy reformy. Zmiana GIP może przełożyć się na modyfikację wytycznych i praktyki organów PIP w zakresie wykonywania nowych uprawnień – w szczególności, że spodziewana jest ścisła współpraca nowego GIP z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS). Organizacje muszą więc liczyć się z możliwym zaostrzeniem kursu inspekcji pracy względem dotychczasowych zapowiedzi dotychczasowego GIP – zarówno w podejściu do reklasyfikowania stosunków cywilnoprawnych, jak i sposobu prowadzenia kontroli. Kluczowe będą wysoka świadomość co do możliwych skutków nowych regulacji oraz odpowiednie przygotowanie organizacji w celu minimalizacji ryzyka niekorzystnych rozstrzygnięć inspekcji pracy.
Stwierdzenie istnienia stosunku pracy
Zgodnie z nowelizacją, PIP uzyskała uprawnienie do stwierdzania w drodze decyzji administracyjnej istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem na warunkach stosunku pracy. Celem nowych przepisów jest skuteczniejsze przeciwdziałanie nadużywaniu umów cywilnoprawnych.
Zakres kontroli
PIP przeprowadzi kontrole podmiotów zatrudniających, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności:
- jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była wykonywana umowa cywilnoprawna, lub
- są lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli były świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi.
Kontrola obejmie nie tylko samą treść zawartych umów, ale też praktyczny sposób ich wykonywania oraz funkcjonowania organizacji. Na podstawie ustaleń dokonanych w toku kontroli przez inspektora pracy okręgowy inspektor pracy zawiadomi strony o wszczęciu postępowania w sprawie decyzji reklasyfikującej stosunek prawny na stosunek pracy. Zgodnie z doniesieniami, priorytetem dla PIP w 2026 r. mają być kontrole następcze związane z wniesionymi skargami zatrudnionych, niezależnie od liczby planowanych kontroli z urzędu.
Polecenia PIP
Przed wydaniem decyzji reklasyfikacyjnej inspektor będzie wydawał polecenia usunięcia wykrytych naruszeń. Polecenia będą wydawane w formie pisemnej (papierowej lub elektronicznej), po wcześniejszym umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska. Termin wykonania polecenia ma być określany tak, aby możliwa była ocena jego realizacji jeszcze w toku kontroli, z uwzględnieniem całokształtu okoliczności sprawy. Niewykonanie polecenia będzie uprawniało inspektora do wydania decyzji.
Uwzględnianie woli stron
Inspektor pracy będzie zobowiązany uwzględniać wolę stron umowy. Wola ta będzie jednak mogła zostać wzięta pod uwagę wyłącznie w takim zakresie, w jakim nie pozostaje w sprzeczności z przepisami prawa, w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego, albo nie zmierza do obejścia prawa. Wydaje się, że będzie ona istotna w sytuacji, gdy występowanie wszystkich cech stosunku pracy nie będzie jednoznaczne.
Skutki decyzji PIP
Decyzja będzie wywoływać skutki prawne za okres od momentu jej wydania – zarówno w zakresie prawa pracy, jak i w sferze podatków, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także innych obowiązkowych wpłat przewidzianych w odrębnych przepisach (w szczególności PPK). Skutki za okres sprzed wydania decyzji będzie mogło wywołać powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy (które może wytoczyć zarówno PIP, jak i osoba zatrudniona), uwzględnione przez sąd pracy.
Decyzja reklasyfikacyjna stanie się wykonalna z dniem następującym po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania, jeżeli żadna ze stron go nie wniosła, z chwilą uprawomocnienia się orzeczenia sądu w sprawie odwołania od decyzji, lub z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności.
Rygor natychmiastowej wykonalności
Rygor natychmiastowej wykonalności będzie mógł zostać nadany wyłącznie w sprawach dotyczących pracowników objętych szczególną ochroną przed zwolnieniem, tj. w sytuacji, gdy będzie to niezbędne ze względu na ochronę zdrowia lub życia ludzkiego albo dla zabezpieczenia gospodarstwa narodowego przed ciężkimi stratami, bądź też ze względu na inny interes społeczny lub wyjątkowo ważny interes strony.
Nadanie rygoru będzie mogło nastąpić zarówno w treści samej decyzji, jak i w późniejszym postanowieniu, na które stronie przysługiwać będzie zażalenie.
Na postanowienie o nadaniu decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności stronom będzie przysługiwało zażalenie do sądu. O uchylenie rygoru natychmiastowej wykonalności będzie można również wnioskować w odwołaniu od decyzji reklasyfikacyjnej. Zarówno zażalenie, jak i wniosek o uchylenie rygoru będą podlegały rozpoznaniu bezzwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia ich wpływu do sądu.
Skutki reklasyfikacji
Wskutek reklasyfikacji osoba fizyczna, której ta reklasyfikacja dotyczy, nabędzie pełnię uprawnień pracowniczych, w tym m.in. ochronę przed zwolnieniem, prawo do odprawy pieniężnej oraz płatnych urlopów wypoczynkowych i przerw w pracy, a także świadczeń rodzicielskich. Dodatkowo, po stronie podmiotu zatrudniającego powstanie obowiązek kierowania tej osoby na badania wstępne, okresowe i kontrolne, szkoleń z obszaru BHP oraz objęcia pracownika wewnątrzzakładowymi regulacjami, takimi jak regulamin pracy, regulamin wynagradzania czy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zagwarantowanie jej świadczeń z nich wynikających. Konieczne będzie również zgłoszenie takiej osoby do ZUS oraz odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także założenie i prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej dla tych osób.
Reklasyfikacja pośrednio wpływa także na stan zatrudnienia pracowniczego w podmiocie zatrudniającym, co może uruchomić dodatkowe obowiązki, np. związane z koniecznością wprowadzenia poszczególnych regulaminów (np. pracy, wynagradzania czy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz odprowadzania należnych odpisów, a już wkrótce także obowiązku raportowania luki płacowej. Ponadto pracownik zostaje objęty Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (o ile nie złoży rezygnacji z udziału w nich). W praktyce oznacza to zwiększenie ochrony i uprawnień „nowego” pracownika, jak i obowiązków oraz realnych kosztów po stronie podmiotu zatrudniającego.
W kontrolach pomogą KAS i ZUS
Nowelizacja wprowadza mechanizmy zacieśnionej współpracy pomiędzy PIP, KAS i ZUS w zakresie identyfikowania sytuacji, w których w warunkach faktycznie odpowiadających stosunkowi pracy zawierane są inne umowy. ZUS i KAS pomogą PIP wskazać podmioty, które powinna skontrolować w pierwszej kolejności. Wsparciem dla wspomnianych instytucji będzie algorytm wypracowany wspólnie przez te instytucje. Powyższe zwiększy też prawdopodobieństwo skoordynowanych działań tych instytucji.
Możliwe skutki wstecz
Ustalenia PIP mogą bowiem stanowić impuls do podjęcia działań przez pozostałe instytucje w obszarze należności składkowych i podatkowych. Brak automatycznego działania wstecz decyzji PIP nie eliminuje ryzyka, że w następstwie jej wydania lub prowadzonych przez Inspekcję postępowań, ZUS lub organy KAS wszczną postępowania kontrolne obejmujące okres sprzed wydania decyzji PIP. ZUS i KAS są do tego uprawnione na podstawie odrębnych przepisów – a pamiętać należy, że okres przedawnienia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne oraz należności podatkowych wynosi co do zasady 5 lat.
Odwołanie
Od decyzji administracyjnej okręgowego inspektora pracy stwierdzającej istnienie stosunku pracy będzie przysługiwało odwołanie w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia. Odwołanie będzie wnoszone wyłącznie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy. W razie uwzględnienia odwołania, inspektor będzie mógł zmienić albo uchylić zaskarżoną decyzję bez przekazywania sprawy do sądu. Jeżeli inspektor nie przychyli się do odwołania, przekaże je wraz z aktami sprawy i własnym stanowiskiem, niezwłocznie do sądu, a w każdym razie najpóźniej w terminie miesiąca od dnia wniesienia odwołania.
Skuteczne zaskarżenie decyzji będzie wymagało powołania wszystkich twierdzeń i dowodów już w treści odwołania. Zgłoszenie nowych twierdzeń lub dowodów na późniejszym etapie będzie dopuszczalne wyłącznie w wyjątkowych, należycie uzasadnionych sytuacjach. Ewentualne zaniedbania na tym etapie mogą w istotny sposób ograniczyć możliwość skutecznego podważenia decyzji – w szczególności, że to na podmiocie zatrudniającym będzie leżał ciężar udowodnienia, że wydana przez PIP decyzja była niezgodna z prawem. Kluczowe będzie zatem kompleksowe przygotowanie i zgromadzenie materiału dowodowego już w toku kontroli PIP.
Szybkie postępowania sądowe
Przepisy przewidują szybką ścieżkę postępowania w sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Sąd rozpatrujący sprawę będzie zobowiązany podejmować czynności tak, aby termin posiedzenia, na którym sprawa ma zostać rozpoznana, przypadł nie później niż miesiąc od dnia wniesienia pozwu, a jeżeli pozew był dotknięty brakami – od dnia ich usunięcia. W praktyce może to być jednak trudne do realizacji. Przykład postępowań w sprawie ustalenia liczby członków związku zawodowego pokazuje, że termin ten w wielu przypadkach może istnieć tylko na papierze.
Wyższe kary grzywny
Ustawa podwaja wysokości kar grzywny nakładanych za popełniane wykroczenia przeciwko prawom pracownika z art. 281 i 282 Kodeksu pracy. Minimalna wysokość kar wyniesie 2 000 zł lub 3 000 zł, a maksymalna 60 000 zł lub 90 000 zł, w zależności od rodzaju wykroczenia prawno-pracowniczego.
Abolicja
Przepisy przewidują swoistą ograniczoną abolicję w zakresie odpowiedzialności wykroczeniowej za zatrudnianie osób dla podmiotów, które przed dniem wejścia w życie ustawy zatrudniały osoby na podstawie innej niż stosunek pracy, mimo że łączący strony stosunek spełniał jego cechy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy dana organizacja dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem, np. poprzez zawarcie umowy o pracę, przedstawiciele tej organizacji nie będą ponosili odpowiedzialności przewidzianej w art. 281 § 1 Kodeksu pracy. Abolicja nie obejmuje innych konsekwencji reklasyfikacji w umowy o pracę dla organizacji.
Interpretacja indywidualna
Organizacje będą mogły złożyć do GIP wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy opisany we wniosku stosunek prawny stanowi stosunek pracy. Na wydanie interpretacji GIP będzie miał 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku. Interpretacja nie będzie wydawana, jeżeli stosunek prawny w dniu złożenia wniosku jest już przedmiotem postępowania administracyjnego prowadzonego przez PIP lub ZUS. Dodatkowo wydana już interpretacja będzie mogła zostać zmieniona lub uchylona w razie zmiany okoliczności sprawy albo jeżeli w toku kontroli okaże się, że rzeczywisty stan faktyczny odbiega od tego, który został przedstawiony we wniosku. Interpretacja indywidualna nie będzie wiążąca dla podmiotu zatrudniającego, z tym że podmiot zatrudniający nie może być obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim zastosował się do uzyskanej interpretacji indywidualnej.
Zdalne kontrole
Ustawa umożliwia przeprowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych zdalnie za pośrednictwem poczty lub elektronicznie. Rozwiązanie to będzie dopuszczalne, jeżeli nie będzie stało w sprzeczności z celem kontroli i będzie mogło usprawnić jej przeprowadzenie lub gdy za takim trybem będzie przemawiał charakter działalności kontrolowanego podmiotu.
Jakie działania podjąć i jak się przygotować do kontroli?
Organizacje powinny dokonać przeglądu formalnych i praktycznych elementów modeli współpracy na umowach cywilnoprawnych i w razie potrzeby – zmodyfikować je tak, aby ograniczyć ryzyko uznania istnienia stosunków pracy. Rekomendację taką wystosowało również MRPiPS. Warto również przygotować plan działania na wypadek ewentualnej kontroli PIP, zwłaszcza że w kolejnych latach będzie ich więcej niż obecnie, co wynika z zapowiedzi oraz przewidzianego w ustawie niemal trzykrotnego zwiększenia budżetu PIP na realizację nowych zadań w perspektywie 10 lat.
