Forma czynności, wypłata ekwiwalentu, ZFŚŚ – planowane zmiany

W Rządowym Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy deregulacyjnej dotyczącej zmian w Kodeksie pracy oraz ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projekt został opracowany przez Rządowy Zespół do spraw Deregulacji, powołany przez Radę Ministrów w marcu 2025 roku. Celem proponowanych zmian jest uproszczenie przepisów prawa pracy, ograniczenie zbędnych formalności oraz stworzenie bardziej przyjaznych warunków dla prowadzenia działalności gospodarczej. Nowelizacja ma również na celu zwiększenie spójności systemu prawnego w obszarze zatrudnienia.  

W marcu 2025 roku Rada Ministrów powołała Rządowy Zespół do spraw Deregulacji, którego celem jest uproszczenie przepisów prawa pracy. Efektem prac zespołu jest m.in. projekt ustawy deregulacyjnej, który zakłada wprowadzenie zmian. w Kodeksie pracy oraz ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Proponowane rozwiązania mają na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla pracodawców oraz zwiększenie przejrzystości przepisów. Wśród zmian przewidzianych w projekcie znajdują się:

• Ujednolicenie liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
• Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop
• Wprowadzenie postaci papierowej lub elektronicznej w szeregu czynności z zakresu prawa pracy zamiast formy pisemnej

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop
 

Projekt ustawy deregulacyjnej zakłada zmianę zasad dotyczących wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Obecnie obowiązujące przepisy przewidują, że roszczenie to powstaje w dniu zakończenia stosunku pracy, co zmusza pracodawców do tworzenia dodatkowych list płac i realizowania osobnych przelewów. Taki tryb działania generuje dodatkowe czynności i może prowadzić do błędów, zwłaszcza gdy nie wszystkie dane są jeszcze dostępne w dniu rozwiązania umowy.

Proponowana zmiana przewiduje, że ekwiwalent będzie wypłacany razem z terminem wypłaty wynagrodzenia ustalonego w zakładzie pracy. 

Art. 171 §3 Kodeksu pracy
Proponowana treść
Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.

Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach związanych z ZFŚS

Jednym z mniej oczywistych, ale istotnych problemów, do których odnosi się projekt ustawy deregulacyjnej, jest niespójność przepisów dotyczących reprezentacji pracowników. Zgodnie z obowiązującą ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), w zakładach pracy, w których nie działają związki zawodowe, pracodawca jest zobowiązany do konsultacji regulaminu ZFŚS lub uzgodnienia decyzji o jego nietworzeniu z jednym przedstawicielem pracowników. Tymczasem w innych obszarach prawa pracy – na przykład przy ustalaniu zasad pracy zdalnej czy zawieraniu porozumień dotyczących czasu pracy – wymaganych jest co najmniej dwóch przedstawicieli.

Projektowane zmiany mają na celu uporządkowanie tej kwestii poprzez wprowadzenie jednolitego standardu reprezentacji. Zgodnie z nowymi przepisami, również w sprawach dotyczących ZFŚS pracowników będzie reprezentować co najmniej dwóch przedstawicieli, co zapewni większą spójność i przejrzystość regulacji.

Art. 4 ust. 3 ustawy o ZFŚS
Proponowana treść
3. Jeżeli u pracodawcy, o którym mowa w ust. 2, nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS
Proponowana treść
„Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, o których mowa w art. 4 ust. 3.”. 

Zmiana formy czynności dokonywanych w obszarze prawa pracy
 

Trzecią istotną zmianą przewidzianą w projekcie ustawy deregulacyjnej jest odejście od sztywnego wymogu „formy pisemnej” na rzecz bardziej elastycznej „postaci papierowej lub elektronicznej”. Oznacza to, że wiele czynności z zakresu prawa pracy będzie można realizować nie tylko w wersji papierowej, ale również w formie cyfrowej. Nowe zasady mają dotyczyć m.in. takich dokumentów jak:

1. przekazanie informacji o monitoringu
2. wniosek o zastosowanie ruchomego czasu pracy
3. przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę
4. wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych
5. konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową § 2 k.p.,
6. wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych
7. sporządzenie rozkładu czasu pracy
8. wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy
9. wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy
10. wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego
11. wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy
12. wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy
13. wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej
14. instrukcja i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy

Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?
 

Zgodnie z projektem ustawy deregulacyjnej, nowe przepisy mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Warto jednak pamiętać, że projekt jest obecnie na etapie prac legislacyjnych, co oznacza, że jego treść może jeszcze ulec zmianie w toku dalszych konsultacji i procedur parlamentarnych.

Zachęcamy do śledzenia dalszych informacji – będziemy na bieżąco informować o postępach prac legislacyjnych i ostatecznym kształcie przepisów.