• 1000

Najnowsza wersja projektu ustawy o sygnalistach („Projekt”) została 25 maja 2023 r. opublikowana na stronie RCL. Poniżej zwięźle wskazujemy na najważniejsze zmiany, które warto mieć na uwadze przed wejściem ustawy w życie.

1. Przyśpieszenie terminu wejścia ustawy o sygnalistach w życie

W najnowszej wersji Projektu1 wprowadzono nowy termin wejścia przepisów w życie. Z uwagi na przedłużające się prace nad transpozycją Dyrektywy o sygnalistach w Polsce, podany uprzednio obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej do 17 grudnia 2023 r. (przez podmioty zatrudniające od 50 do 249 osób) stał się nieadekwatny.

Ustawa ma wejść w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem wskazanych przepisów, które wchodzą w życie już z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

2. Zmiany w przepisach dotyczących zgłoszeń wewnętrznych

W kontekście wykonywania obowiązków dotyczących zgłoszeń wewnętrznych warto zwrócić uwagę na zmianę brzmienia art. 28 ust. 3 projektowanej ustawy.

Zgodnie z nową treścią Projektu, podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę od 50 do 249 osób, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą.

Zastąpiono w ten sposób dosyć niejasne brzmienie poprzedniej wersji tego przepisu, które odnosiło się do „dzielenia się zasobami kadrowymi oraz organizacyjnymi”.

Ponadto, w obecnej wersji Projektu, z listy obligatoryjnych elementów procedury wewnętrznej usunięto określenie systemu zachęt do korzystania ze zgłoszeń wewnętrznych, przenosząc je do składników fakultatywnych tej procedury. W uzasadnieniu do nowego Projektu ustawy doprecyzowano również, w jaki sposób rozumieć taki system zachęt. Zamiast korzyści materialnych (np. pieniężnych) ma on zawierać zachęty do dokonywania zgłoszeń „w postaci np. szkoleń z procedury wewnętrznej, informacji o zgłoszeniach” (s.43).  

Przedsiębiorcy powinni także zwrócić uwagę na wydłużenie okresu przechowywania danych osobowych, przetwarzanych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych z 15 miesięcy do 3 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono konkretną sprawę, w jeden ze sposobów wskazanych w Projekcie.

Ten sam okres (3 lat) będzie obowiązywać również w stosunku do przechowywania dokumentów związanych ze zgłoszeniem oraz informacji zawartych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. 

3. Zmiany dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

Istotne zmiany objęły kwestię ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Ochrona sygnalisty dokonującego takiego zgłoszenia, ma rozpocząć się dopiero po wydaniu (z urzędu) przez organ publiczny zaświadczenia o podleganiu przez niego ochronie. Na wydanie takiego zaświadczenia organ będzie mieć instrukcyjny termin 30 dni (art. 6 ust. oraz art. 36 Projektu).  

Jak zostało to wyjaśnione w uzasadnieniu do Projektu, wprowadzenie takiego rozwiązania ma mieć na celu ograniczeni dokonywania zgłoszeń zewnętrznych na rzecz promowania dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Jak zostało to wyjaśnione w uzasadnieniu do Projektu, wprowadzenie takiego rozwiązania ma mieć na celu ograniczenie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, na rzecz promowania dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. 

Jak możemy pomóc w omawianym obszarze?

Praktyka Compliance oraz Dochodzeń Wewnętrznych Kancelarii KPMG Law oferuje kompleksowe wsparcie w procesie implementacji w firmie systemów ochrony sygnalistów i wyjaśniania zgłoszeń sygnalistów, w szczególności poprzez: 

  • przegląd obowiązujących w organizacji procedur i instrumentów zgłaszania nieprawidłowości oraz pomoc w ich dostosowywaniu do nowych wymagań,
  • wsparcie przy tworzeniu nowych procedur i wewnętrznych kanałów zgłoszeń oraz pozostałej niezbędnej dokumentacji, w tym wsparcie w procesie wewnątrzzakładowego uzgadniania procedur przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,
  • wsparcie w outsourcingu wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń,
  • prowadzenie lub wsparcie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających w zakresie zgłoszonych naruszeń,
  • pomoc we wdrożeniu wewnątrz organizacji przyjętych procedur zgłaszania naruszeń, w szczególności poprzez przygotowywanie materiałów i działań informacyjnych oraz przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych,
  • wsparcie prawne w sytuacjach kryzysowych oraz sporach wewnętrznych sądowych dotyczących zgłoszeń.

***

Jeżeli moglibyśmy Państwu pomóc w powyższych kwestiach, uprzejmie prosimy o kontakt.