Faktura ustrukturyzowana – nowy rodzaj faktury VAT

Zgodnie z treścią projektu nowelizacji ustawy o VAT w wersji z 1 lutego 2021 r. Krajowy System e-Faktur będzie systemem teleinformatycznym służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ten, po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura taka będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego. System będzie miał także zadanie analizować i kontrolować prawidłowość danych wykazywanych w fakturach ustrukturyzowanych przez podatników, co zwiększy możliwości analityczne i weryfikacyjne organów podatkowych.

Podobne rozwiązania występują m.in. we Włoszech, gdzie elektroniczne fakturowanie zostało pierwotnie wprowadzone jako obowiązkowy system przy realizacji zamówień publicznych, po czym w 2017 r. elektroniczny system wymiany faktur otwarto dla transakcji prywatnych na zasadach dobrowolności, następnie przekształcając go w 2019 r. w system obowiązkowy.

Projekt przewiduje, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez Krajowy System e-Faktur będzie wymagało akceptacji odbiorcy faktury. Jak wynika z uzasadnienia do projektu nowelizacji, zgoda taka będzie mogła zostać udzielona m.in. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (implementowane w programie reguły komunikacji programów między sobą). W pierwszym okresie funkcjonowania tego systemu jego stosowanie ma być fakultatywne, stąd faktura ustrukturyzowana będzie trzecią, obok faktur papierowych i elektronicznych, kategorią możliwych do wystawienia faktur. Jednakże przedstawiciele Ministerstwa Finansów nie ukrywają, że w okolicach 2023 r. system ten może stać się, podobnie jak we Włoszech, obowiązkowym sposobem wystawiania i doręczania faktur kontrahentom.

Jak wskazuje uzasadnienie do projektu, wprowadzane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury mają być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez wykorzystanie stosownych API – w celu skomunikowania się z Krajowym Systemem e-Faktur. W tym celu ma być konieczne uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie miał możliwość przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do pliku PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.

Planowane jest także wprowadzenie możliwości wystawiania lub przydzielenia dostępu do faktur ustrukturyzowanych podmiotom trzecim, np. biurom rachunkowym lub konkretnej osobie trzeciej.

W celu spopularyzowania nowego sposobu wymiany faktur, nowelizacja przewiduje szereg zachęt dla podatników. W związku z tym, że faktury będą przechowywane na platformie Ministerstwa Finansów, gdzie mają być dostępne przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktury będą zabezpieczone przed zniszczeniem bądź zagubieniem. Stąd do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy o wystawianiu duplikatów.

Nowy sposób wymiany faktur ma dawać także podatnikom pewność, że faktura trafiła do odbiorcy, zaś ustandaryzowanie wzorca faktury ma skutkować łatwiejszą obróbką i księgowaniem dokumentów, ułatwiając procesy automatyzacji. Dodatkowo, w przypadku żądania przez organy podatkowe udostępnienia przez podatnika struktury fakturowej JPK_FA, plik taki nie będzie musiał zawierać faktur ustrukturyzowanych, gdyż dane te będą dostępne dla organów w Krajowym Systemie e-Faktur.

Dodatkowo, w przypadku spełnienia pewnych warunków, w tym wyłącznego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, termin zwrotu VAT ma zostać skrócony z 60 dni do 40 dni.

Istotną zachętą dla stosowania faktur ustrukturyzowanych ma być także, w przypadku faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania, wyłączenie nieprecyzyjnych i kontrowersyjnych przepisów związanych z rozliczaniem takich faktur, które zostały wprowadzone pakietem SLIM VAT. Ministerstwo Finansów zamiast poprawić złe przepisy pozwoli na ich „obejście”, jeśli podatnicy będą stosować wymianę faktur poprzez Krajowy System e-Faktur.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych, rozliczenie faktury in minus przez wystawcę nie będzie wymagało posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. Według uzasadnienia byłby to obowiązek nadmiarowy, gdyż system będzie wyposażony w funkcjonalność, która umożliwi otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej. Dlatego też wystawca będzie mógł uwzględnić taką fakturę korygującą w okresie, w którym została wystawiona.

Natomiast nabywca będzie miał pewność, kiedy rozliczyć otrzymaną korektę in minus, gdyż dla faktur ustrukturyzowanych projekt przewiduje, że nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

Łukasz Daniek, Starszy Menedżer w Zespole ds. Podatków Pośrednich w KPMG w Polsce

W numerze:

• Wstęp – Tomasz Bełdyga
• Faktura ustrukturyzowana – nowy rodzaj faktury VAT – Łukasz Daniek
• Odchudzanie VAT w praktyce – Tomasz Piotrowski
• Druga odsłona pakietu SLIM VAT – Natalia Kłoś, Patryk Roratowski
• Pakiet VAT e-commerce – zmiana zasad opodatkowania VAT w handlu B2C– Izabela Jędra, Kamil Chmielewski
• Nowa rola platform sprzedażowych – Izabela Jędra, Kamil Chmielewski
• Projekt Rozporządzenia zmieniającego JPK_VAT z deklaracją – Izabela Jędra, Kamil Chmielewski
• Rozliczanie VAT w mechanizmie odwrotnego obciążenia – przełomowy wyrok TSUE – Marek Bielawski
• Podatek cukrowy – Zbigniew Sobecki, Rafał Roczniak