Od jesieni zeszłego roku trwają pracę nad zmianami dotyczącymi sposobu i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych). Do kwietnia br. zgłoszono szereg uwag do pierwszego projektu, generalnie akceptujących pozytywnie skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10 lat.

Prace nad projektem jeszcze trwają (na razie projekt nie trafi jeszcze do Sejmu), ale warto zwrócić na niego uwagę choćby w kontekście przygotowań Polski do wdrożenia ogólnego rozporządzenia unijnego dot. ochrony danych osobowych (tzw. GDPR lub RODO). W uzasadnieniu projektu odwołano się do realizacji zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych, ale także innych kwestii regulowanych nowym rozporządzeniem, które zapewnia Państwom członkowskim wprowadzenie szczegółowych regulacji krajowych m.in. w kwestii dot. zatrudnienia.
 

Projekt zakłada przede wszystkim:

• skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10 lat;
• pozostawienie pracodawcy wyboru sposobu (postaci) prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji.

Obie zmiany mają sprzyjać pracodawcom w minimalizacji kosztów związanych z tak długim obecnie okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ma ona także (w założeniu ustawodawcy) przyśpieszyć proces opracowania dokumentów, poprawić jakość dokumentacji.

Generalnie, zgodnie z projektowaną zmianą, w KP będzie ustalony obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres
przechowywania.
Niemniej, w świetle zmian do ustaw ubezpieczeniowych, skrócenie nastąpi przy jednoczesnym nałożeniu obowiązku przekazywania danych potrzebnych do ustalenia praw do świadczeń, do ZUS.

Oczywiście projekt przewiduje wyjątki wydłużające okres 10 letni. Dotyczy to przypadku, gdy w okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie wytoczone powództwo lub wszczęte inne postępowanie, w którym dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód. Drugi uregulowany wyjątek dot. dokumentacji pracowniczej pracownika wykonującego prace górnicze, prace równorzędne z pracą górniczą (okres 50 lat).

W związku ze znaczeniem dokumentacji pracowniczej dla ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych, projekt przewiduje jednak pewne dodatkowe obowiązki informacyjne wobec ZUS, które projekt określa jako fakultatywne.
Aby zapewnić ZUS, ale także ubezpieczonym, dostęp do informacji niezbędnych o wyliczenia świadczeń emerytalnych w stosunku do ubezpieczonych, którzy wykonywali pracę przed wejściem w życie ustawy, w przedziale czasowym mającym swój początek 1 stycznia 1999 roku, pracodawcy, którzy będą chcieli skorzystać ze skróconego okresu przechowywania będę sporządzali raporty informacyjne do ZUS. Natomiast po wejściu w życie ustawy, w stosunku do wszystkich trwających i przyszłych stosunków pracy, płatnik będzie przekazywał na bieżąco, w rozszerzonych imiennych raportach miesięcznych wszystkie niezbędne dane do ustalenia prawa do świadczeń z FUS.

Szczególnie w tym zakresie rekomendujemy uważne wczytanie się w przepisy regulujące różne okresy podlegania ubezpieczeniom i przepisy przejściowe.

Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez ZUS dotyczyć ma nie tylko pracowników, ale także ubezpieczonych zleceniobiorców w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Również w ich przypadku ZUS otrzyma informacje niezbędne do wyliczenia i przyznania emerytury lub renty, natomiast zleceniodawca zobowiązany będzie do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia tylko przez 10 lat.

Pracodawca realizując obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej ma możliwość wyboru sposobu przechowywania pomiędzy postacią papierową lub elektroniczną.
Pracodawcy będą mogli decydować o zmianie postaci prowadzenia i przechowania dokumentacji pracowniczej w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu, z czym powiązany będzie obowiązek poinformowania pracowników o każdorazowej zmianie postaci dokumentacji pracowniczej.

Zmiana z postaci papierowej na elektroniczną dla swojej ważności wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego (skanu). Następnie skan zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby, którym zostanie potwierdzona zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Po dokonaniu konwersji skan zostanie zapisany w systemie informatycznym lub na nośniku danych, który pracodawca wykorzystuje do przechowywania dokumentacji. Proponowane wykorzystanie skanu związane jest z niewielkim wykorzystaniem przez pracowników kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pracodawca będzie mógł tworzyć dokumenty w postaci papierowej, a następnie dokona ich digitalizacji. Szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej będą zawarte w rozporządzeniu.

Natomiast zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową ma nastąpić przez sporządzenie wydruku dokumentu cyfrowego, a następnie pracodawca lub osoba przez niego upoważniona opatrzy wydruk własnoręcznym podpisem, potwierdzając zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.
Obie postacie papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej będą wywoływały jednakowe skutki prawne.
Warto pamiętać, iż pracodawca, na żądanie pracownika, wyda mu wydruk lub elektroniczną kopię całości lub części tej dokumentacji (co także koresponduje z obowiązkami wynikającymi z GDPR).

Projekt wprost stanowi, iż po upływie dziesięcioletniego okresu, jeśli nie zaszły okoliczności szczególne wydłużające ten okres (np. w razie wszczęcia postępowania sądowego), cel przetwarzania danych osobowych byłych pracowników odpada.
Niemniej niezależnie od tego, w jakim terminie upłynie okres przechowywania dokumentacji, projekt wprowadza ogólną zasadę, iż pracodawca zobowiązany jest do jej zniszczenia w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu przechowywania. Daje to pracodawcy czas na realizację tego obowiązku.

Poza kwestią dokumentacji pracowniczej, projekt zakłada przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej, z zachowaniem możliwości wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej na wniosek pracownika. Odwraca to archaiczne w zasadzie przepisy o przewadze formy gotówkowej.