Dostosowanie procedur WHT do nowych interpretacji ogólnych Ministra Finansów

Wiele spółek przy reformie systemu podatku u źródła (WHT) w 2019 roku wdrażało procedury wewnętrzne jako element dochowywania należytej staranności. Były one wówczas (i pozostają nadal) kluczowym narzędziem wspierającym podatników w spełnianiu obowiązków wynikających z nowych przepisów dotyczących podatku u źródła. Jednak na przestrzeni ostatnich kilku lat zarówno przepisy, jak i praktyka interpretacyjna ulegały dynamicznym zmianom. Dotyczy to zarówno nowych regulacji prawnych, jak i wydawanych przez Ministra Finansów interpretacji ogólnych, które w istotny sposób wpływają na sposób stosowania prawa podatkowego w tym obszarze.

W związku z tym wewnętrzne procedury spółek (płatników WHT) przygotowane w latach 2019-2020 mogą być już nieaktualne, co niesie za sobą ryzyko ich niedostosowania do obecnych standardów interpretacyjnych i wymogów prawnych. Zmieniające się przepisy oraz pojawiające się nowe wytyczne co do sposobu rozmienia przepisów WHT powodują, że konieczne jest regularne aktualizowanie i dostosowywanie tych dokumentów, aby odpowiadały bieżącym wymogom oraz minimalizowały ryzyka podatkowe.

Wydane interpretacje ogólne w istotny sposób precyzują warunki stosowania zwolnień podatkowych oraz podkreślają obowiązek weryfikacji rezydencji podatkowej oraz prawa odbiorcy płatności do preferencji podatkowych. Dlatego warto, aby polscy płatnicy WHT przeanalizowali swoje dotychczasowe procedury pod kątem zgodności z nowymi interpretacjami ogólnymi, aby uniknąć ryzyka związanego z ewentualnymi nieprawidłowościami w realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatku u źródła.

Pozwala to na zbudowanie solidnych mechanizmów weryfikacyjnych, które nie tylko spełniają wymogi prawne (zwłaszcza z ustawy o CIT), ale również zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa podatkowego – CIT compliance.

Minister Finansów wydał ostatnio dwie interpretacje ogólne w zakresie podatku u źródła.

1)     Interpretacja ogólna Nr DD9.8202.1.2024 Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2024 r. dotycząca niektórych warunków stosowania zwolnienia określonego w art. 22 ust. 4 ustawy o CIT.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 15 listopada 2024 r. dotyczy zwolnienia z podatku dochodowego dla nierezydentów uzyskujących dywidendy oraz inne przychody z udziału w zyskach osób prawnych od polskich podmiotów. Interpretacja odnosi się do warunków wskazanych w art. 22 ust. 4 ustawy o CIT, implementujących przepisy unijnej Dyrektywy Parent-Subsidiary, której celem jest eliminacja wielokrotnego opodatkowania dywidend w łańcuchu powiązanych kapitałowo spółek w UE i EOG.

Minister wyjaśnia, że zwolnienie nie eliminuje całkowicie opodatkowania dywidend, lecz ma na celu zapewnienie jednokrotnego ich opodatkowania, np. przy wypłacie na rzecz podmiotu spoza UE lub osoby fizycznej. Przepisy wprowadzają dwa mechanizmy eliminacji podwójnego opodatkowania, z czego w Polsce przyjęto model zwolnienia dywidend od podatku w państwie rezydencji spółki wypłacającej oraz spółki otrzymującej.

Wątpliwości dotyczą interpretacji dwóch warunków.

Pierwszy (art. 22 ust. 4 pkt 2 ustawy CIT) wskazuje, że zwolnienie przysługuje spółce będącej rezydentem podatkowym w UE lub EOG, podlegającej opodatkowaniu od całości dochodów.

Drugi (art. 22 ust. 4 pkt 4 ustawy CIT) wyklucza zwolnienie, jeśli spółka odbiorca dywidendy korzysta ze zwolnienia z opodatkowania od całości swoich dochodów. Wyrok TSUE (C-448/15) precyzuje, że takie wyłączenie dotyczy przypadków, gdy spółka nie jest rzeczywiście zobowiązana do płacenia podatku, np. z powodu zwolnienia o charakterze podmiotowym.

Minister wyjaśnia, że korzystanie ze zwolnień przedmiotowych, np. dla konkretnej dywidendy zgodnie z Dyrektywą, nie narusza tych warunków. Interpretacja uwzględnia cel uniknięcia podwójnego opodatkowania w UE, a także przeciwdziałania nadużyciom, gdy dywidenda omija system opodatkowania w UE, trafiając do podmiotów spoza UE lub niekwalifikujących się jako spółki według Dyrektywy.

2)     Interpretacja ogólna Nr DD9.8202.2.2024 Ministra Finansów z dnia 20 listopada 2024 roku dotycząca niektórych warunków stosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 3 ustawy o CIT.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 20 listopada 2024 r. (nr DD9.8202.2.2024) wyjaśnia warunki stosowania zwolnienia z opodatkowania odsetek i należności licencyjnych, wynikające z art. 21 ust. 3 ustawy o CIT. Zwolnienie to dotyczy transakcji między spółkami z krajów UE lub EOG, zgodnie z Dyrektywą Interest-Royalties.

Polskie przepisy wymagają, aby odbiorca dochodów nie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania „od całości swoich dochodów, bez względu na źródło ich osiągania”. Interpretacja podkreśla, że w kontekście należności odsetkowych lub licencyjnych odbiorca należności:

• nie korzysta w państwie swojej rezydencji podatkowej ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym ani od całości uzyskiwanych dochodów, ani ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym określonych kategorii dochodów, lub
• szczególnych zasad opodatkowania podatkiem dochodowym dochodów uzyskiwanych z tytułu otrzymanych przez podmiot odsetek lub/i należności licencyjnych.

Uwzględniając, że w przypadku spółki uzyskującej przychody z tytułu odsetek i należności licencyjnych, będącej rzeczywistym właścicielem takich należności (art. 21 ust. 3 pkt 4 ustawy o CIT), spełnienie ww. warunku należy oceniać przez pryzmat obowiązujących w kraju jej rezydencji podatkowej przepisów prawa podatkowego lub przez pryzmat przyznanych (np. na podstawie decyzji administracyjnej) przez administrację podatkową tego kraju takiemu podmiotowi szczególnych preferencji podatkowych.

Niemniej, jeżeli ze względu na indywidualną sytuację danego podatnika, podatnik ten od uzyskanego dochodu faktycznie nie płaci w danym okresie (roku) w kraju swojej rezydencji podatku dochodowego (gdyż np. rozlicza poniesioną stratę podatkową), to sytuacja taka – sama przez się – nie oznacza, że tak rozumiane kryterium niekorzystania ze zwolnienia z opodatkowania nie jest spełnione.

Istota ogólnych interpretacji podatkowych tkwi w tym, że ich zasadniczym celem jest zapewnienie jednolitego stosowania prawa podatkowego przez organy podatkowe (art. 14a Ordynacji podatkowej), dzięki temu mogą one pośrednio wpływać na stosowanie prawa podatkowego, choć z formalnego punktu widzenia nie wiążą organu podatkowego.

Pomimo to, faktyczny sens przepisów ustawy o CIT w zakresie WHT należy odczytywać przez pryzmat interpretacji dokonywanych przez organ administracji (Ministra Finansów), a brak zastosowania się do dokonanej wykładni stanowi sam w sobie element istotnego ryzyka prawnego.

Praktyka pokazuje bowiem, że stosowanie się do wytycznych właściwych organów zasadniczo zwiększa bezpieczeństwo przedsiębiorcy (spółki).

Jest to o tyle istotne, że po publikacji interpretacji ogólnej spółka posiada dostęp do „właściwej” wykładni przepisu i w przypadku identyfikacji działań lub zaniechań sprzecznych z taką wykładnią, powinna niezwłocznie podjąć działania dostosowawcze.

Z perspektywy odpowiedzialności podatkowej spółki, ogólne interpretacje podatkowe pełnią zatem funkcję prewencyjną oraz doradczą, wspierając w adaptacji do obowiązujących przepisów i eliminowaniu potencjalnych nieprawidłowości.

W tym kontekście należy pamiętać, że nieprzestrzeganie wytycznych wynikających z interpretacji może prowadzić nie tylko do nałożenia sankcji podatkowych, ale również podważać możliwość wykazania dochowania należytej staranności.

Jednocześnie, organy podatkowe zobowiązane są do uwzględniania zasad wynikających z interpretacji ogólnych w podobnych przypadkach. W praktyce oznacza to, że interpretacje te wyznaczają pewien standard, który organy administracji publicznej powinny stosować w procesie podejmowania decyzji, zmniejszając jednocześnie ryzyko dowolności interpretacyjnej.

Taka dynamika zdarzeń pozwala na poprawę poziomu zgodności z przepisami i wykazania dochowania należytej staranności w działalności podmiotu, co ma szczególne znaczenie w kontekście spełnienia wymogów wynikających z przepisów o podatku u źródła (WHT).

Co więcej, publikacja interpretacji ogólnej jest szczególnie istotna w kontekście rosnącej kompleksowości przepisów podatkowych. Umożliwia bowiem nie tylko ujednolicenie praktyki organów (w szczególności niekorzystnej praktyki Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie), ale także wspiera podatników w procesie identyfikacji i minimalizacji ryzyk podatkowych, co nabiera znaczenia w przypadku działań transgranicznych i globalnych struktur kapitałowych, gdzie należy uwzględniać również regulacje międzynarodowe i dyrektywy unijne.

Zmieniające się przepisy podatkowe oraz nowe interpretacje ogólne Ministra Finansów wymagają od firm stałej aktualizacji procedur związanych z podatkiem u źródła (WHT). Wdrożone kilka lat temu procedury należytej staranności, które stanowiły odpowiedź na reformę WHT z 2019 roku czy zmianę przepisów WHT z roku 2022, mogą obecnie nie spełniać aktualnych wymogów prawnych oraz interpretacyjnych.

Przeprowadzenie szczegółowej analizy obowiązujących procedur, uwzględnienie ostatnich interpretacji ogólnych oraz dostosowanie wewnętrznych dokumentów do linii interpretacyjnych sądów i organów pozwala zminimalizować ryzyka podatkowe.

Udokumentowany przegląd procedur WHT spółki sam w sobie może stanowić dowód dochowania należytej staranności przez polską spółkę jako płatnika WHT, a więc wesprzeć w wypełnianiu obowiązku wyrażonego wprost w art. 26 ust. 1 ustawy o CIT.

Dostosowanie procedur WHT jest nie tylko odpowiedzią na zmieniające się regulacje, ale także ważnym elementem strategii minimalizacji ryzyk podatkowych i utrzymania zgodności z obowiązującymi standardami prawa podatkowego.

W ramach naszych prac oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie dostosowania procedur WHT do aktualnych interpretacji ogólnych oraz stanowiska Ministra Finansów. Nasze działania obejmują m.in.:

• Analizę istniejących procedur WHT – przeprowadzimy szczegółową weryfikację obowiązujących procesów w spółce pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi oraz aktualnymi interpretacjami ogólnymi. Umożliwi to identyfikację obszarów potencjalnego ryzyka oraz niezgodności.
• Dostosowanie dokumentacji i procedur – przygotujemy niezbędne zmiany w wewnętrznej dokumentacji spółki, w tym w politykach podatkowych i procedurach dotyczących poboru podatku u źródła, tak aby odpowiadały one aktualnym wymogom prawnym oraz wytycznym wynikającym z interpretacji ogólnych, w szczególności poprzez sprecyzowanie rozumienia warunków korzystania ze zwolnień z ustawy o CIT i oświadczeń wysyłanych do podpisu kontrahentom (podatnikom).
• Przegląd rozliczeń i deklaracji / informacji podatkowych dotyczących WHT spółki za poszczególne lata.

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w zakresie doradztwa podatkowego, nasze wsparcie pozwala na minimalizację ryzyk podatkowych oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami, co w praktyce przekłada się na większe bezpieczeństwo funkcjonowania spółki w obszarze podatkowym, a także na zarządzenie ewentualnym ryzykiem karnoskarbowym członków zarządu, dyrektorów finansowych i głównych księgowych polskich spółek jako płatników WHT.