Zmiany w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe przyjęte 17 listopada 2023 r. stanowiły pierwszą nowelizację tego rozporządzenia od czasu jego wydania 25 lat temu. Przepisy rozporządzenia zostały dostosowane do obecnych realiów technologicznych oraz aktualnych potrzeb pracowników. Pracodawcy mieli czas do 17 maja 2024 r. na dostosowanie stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe do zaktualizowanych zasad BHP.
Wprowadzone przez nowelizację zmiany do rozporządzenia zostały omówione w naszym artykule Nowe standardy na starych stanowiskach – bezpieczeństwo i higiena pracy przed monitorami. Zmiany te obejmowały przede wszystkim aktualizację definicji stanowiska pracy, wprowadzenie obowiązku zapewnienia pracownikom szkieł kontaktowych jako alternatywy do okularów korygujących wzrok oraz złagodzenie niektórych minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.
Pół roku temu upłynął termin na dostosowanie stanowisk pracy do nowych przepisów, co skłoniło Głównego Inspektora Pracy do przedstawienia rekomendacji, wniosków i spostrzeżeń dotyczących wdrożenia tych przepisów u pracodawców.
Omówienie zmian przez Głównego Inspektora Pracy
Komunikat Głównego Inspektora Pracy skupiony jest na podsumowaniu zmian, które nastąpiły wraz z nowelizacją rozporządzenia. Podkreślone przy tym zostało, że dotychczasowe regulacje obowiązywały od 25 lat.
Oceniając wprowadzone przepisy, zwrócono uwagę na nieaktualność, czy „archaiczność” pierwotnych przepisów dotyczących wyposażenia na stanowisku pracy, m. in. przez użycie w definicji pojęć „dyskietka” czy „trackball” – narzędzi, które praktycznie odeszły już z użytku.
Za istotną zmianę uznano obowiązek zapewnienia przez pracodawcę soczewek kontaktowych korygujących wzrok na równi z okularami. Podkreślono przy tym, że istnienie tego obowiązku wobec pracownika jest uzależnione od wydania zalecenia przez lekarza medycyny pracy oraz od tego czy pracownik wykonuje pracę przed monitorem ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zwrócono także uwagę, że wobec braku szczegółowych przepisów dotyczących realizacji obowiązku zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł, postanowienia w tym zakresie powinny być doprecyzowane w regulaminie lub innych akcie wewnętrznym. Ważne jest również, że przepisy rozporządzenia, łącznie z omawianym obowiązkiem, mają zastosowanie także do praktykantów i stażystów.
Stanowisko pracy zdalnej w świetle nowych przepisów
Główny Inspektor Pracy dokonał porównania obowiązków wynikających ze zmian w rozporządzeniu z obowiązkami wynikającymi z regulacji dotyczących pracy zdalnej, które zaczęły obowiązywać od kwietnia 2023 roku.
Rozporządzenie wskazuje, że stanowisko pracy powinno być wyposażone m.in. w monitor ekranowy, klawiaturę, mysz lub inne urządzenia wejściowe, oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika, a także krzesło i stół. Ponadto, pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, określone w załączniku do rozporządzenia.
Kodeks pracy nakłada natomiast na pracodawcę następujące obowiązki związane z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej:
- zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- zapewnienie pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycie innych kosztów niż te określone powyżej, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zbiorowym o pracy zdalnej, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej albo porozumieniu indywidualnym z pracownikiem o warunkach pracy zdalnej,
- zapewnienie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Strony mogą ustalić także zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania BHP w zakresie maszyn i urządzeń technicznych, zgodnie z przepisami kodeksu pracy.
Główny Inspektor Pracy zwrócił uwagę, że pracodawca nie ma obowiązku wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w meble, np. krzesło, ani pokrycia kosztów tego rodzaju wyposażenia, chyba że obowiązek ten wynika z poczynionych zgodnie kodeksem pracy ustaleń pomiędzy stronami lub z wewnętrznych aktów zakładowych. Powinien natomiast zweryfikować poszczególne stanowiska pracy zdalnej, a w przypadku gdy analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań – podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania do obowiązujących przepisów BHP.
Powyższe stanowisko Głównego Inspektora Pracy stanowi doprecyzowanie obowiązków pracodawcy z zakresu realizacji zasad BHP w przypadku pracy zdalnej. Z kodeksu pracy wynika, że jednym z przepisów niemających zastosowania w przypadku pracy zdalnej jest obowiązek pracodawcy organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Mając jednak na uwadze przepisy rozporządzenia i stanowisko Głównego Inspektora Pracy, nawet jeśli pracownik samodzielnie organizuje swoje stanowisko pracy zdalnej, to pracodawca nadal będzie zobowiązany do dopilnowania, we współpracy z danym pracownikiem, żeby spełniało ono wymogi wynikające z przepisów BHP.
Podkreślono również, że meble na stanowisku pracy, zarówno tej wykonywanej zdalnie, jak i stacjonarnie, powinny spełniać wymagania rozporządzenia i nie mogą być uzupełniane za pomocą prowizorycznych rozwiązań takich jak poduszki, czy podkładki pod plecy.
Informacje przekazane przez Głównego Inspektora Pracy wskazują, że pracodawcy z zaangażowaniem starali się wprowadzić w zakładach pracy warunki określone nowymi przepisami. Do Głównego Inspektoratu Pracy oraz do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęło w ciągu ostatnich miesięcy szereg zapytań dotyczących interpretacji nowych przepisów. Ponadto, wpłynęło 55 skarg dotyczących nieprzestrzegania przepisów rozporządzenia, spośród których jedynie 16 uznano za zasadne, a 4 sprawy były w momencie wydania komunikatu wciąż w toku. Główny Inspektor Pracy nie wyraził jednoznacznej oceny dotyczącej działań podejmowanych przez pracodawców w związku z wdrożeniem przez nich nowych regulacji, skupiając się na podsumowaniu i wyjaśnieniu tych przepisów. Sugeruje to jednak, że pozytywnie ocenia on wdrożenie przez pracodawców zaktualizowanych zasad.
