Ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 r., nałożyła na wskazanych w niej pracodawców obowiązek przyjęcia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
Celem nowych przepisów było zapewnienie skutecznej ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości oraz stworzenie transparentnych mechanizmów postępowania w przypadku naruszeń.
Od 25 grudnia 2024 r. wewnętrzna procedura powinna uwzględniać dodatkowe elementy. W związku z tym pracodawcy powinni dokonać przeglądu przyjętych procedur i zastanowić się, czy nie jest potrzebna ich aktualizacja. Taka weryfikacja jest kluczowa, dla zapewnienia pełnej zgodności procedury z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów.
Celem nowych przepisów było zapewnienie skutecznej ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości oraz stworzenie transparentnych mechanizmów postępowania w przypadku naruszeń.
Od 25 grudnia 2024 r. wewnętrzna procedura powinna uwzględniać dodatkowe elementy. W związku z tym pracodawcy powinni dokonać przeglądu przyjętych procedur i zastanowić się, czy nie jest potrzebna ich aktualizacja. Taka weryfikacja jest kluczowa, dla zapewnienia pełnej zgodności procedury z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów.
W naszych wcześniejszych publikacjach wielokrotnie informowaliśmy o zmianach i nowych obowiązkach dla pracodawców wynikających z wprowadzenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Przepisy te weszły w życie 25 września 2024 r., nakładając na określonych pracodawców obowiązek przyjęcia procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
Przypominamy, że podmiotami zobowiązanymi do posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych są w szczególności te podmioty prawne, które na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniają co najmniej 50 osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową. Do tej liczby wliczają się pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty ale także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Podmioty prawne, które nie mają obowiązku ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, jak i w konsekwencji przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów mogą zdecydować się na jej wprowadzenie fakultatywnie.
Katalog obowiązkowych informacji w wewnętrznej procedurze zgłaszania nieprawidłowości
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Precyzuje ona również, co powinna zawierać treść takiej procedury. Istotne jest uwzględnienie w niej takich elementów jak:
- wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę, wraz z adresem do kontaktu;
- bezstronna jednostka organizacyjna lub osoba upoważniona do podejmowania działań następczych, w tym weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji z sygnalistą;
- tryb postępowania z anonimowymi zgłoszeniami;
- obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni;
- obowiązek podjęcia działań następczych z należytą starannością, oraz
- maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
To jednak nie wszystko. Od 25 grudnia 2024 r. procedura powinna zawierać jeszcze jeden istotny element: zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
Informacja na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych
Ustawa wprowadziła nie tylko przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, ale również uregulowała inne tryby zgłaszania nieprawidłowości, takie jak zgłoszenie zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. Przepisy te zaczną obowiązywać właśnie od 25 grudnia 2024 r.
Tryb zgłoszeń zewnętrznych ma pozwalać na dokonanie zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego odpowiedniego organu publicznego.
Od 25 grudnia 2024 r. wewnętrzna procedura przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów powinna zawierać dodatkowo zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów publicznych, oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. W związku z wejściem w życie tych przepisów, pracodawcy powinni dokonać przeglądu swoich wewnętrznych procedur zgłoszeń i zastanowić się, czy nie jest wymagana ich zmiana.
Pierwsze informacje od RPO w sprawie zgłoszeń zewnętrznych
Już pod koniec października na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich pojawiła się informacja dotycząca kanałów komunikacji w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów.
Zgodnie z zamieszczonym tam komunikatem, sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich:
- poprzez dedykowany formularz, który będzie dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,
- podczas konsultacji z pracownikiem Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzednim zgłoszeniu chęci dokonania zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie),
- pocztą tradycyjną,
- dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.
