Podatkowe skutki upominków dla pracowników

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), obowiązuje zasada powszechności opodatkowania (art. 9 ust. 1), która stanowi, iż: Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, z wyjątkiem tych, które zostały wyłączone lub zwolnione na mocy ustawy, co stanowi art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.

Podkreślenia wymaga fakt, że ustawa ta jednoznacznie wskazuje różne źródła przychodów oraz określa odmienny sposób opodatkowania dochodów pochodzących z każdego z nich.

Zgodnie z art. 12 ust. 1: Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zwrot „w szczególności” użyty w powyższym przepisie wskazuje, że wymienione kategorie przychodów mają charakter otwarty, czyli nie są wyczerpującym wykazem.

Przychodem ze stosunku pracy są więc wszelkie wypłaty i świadczenia, które powodują powstanie korzyści majątkowej u podatnika i które wynikają z łączącego go z pracodawcą stosunku pracy lub podobnego stosunku.

Dodatkowo, treść przepisu sugeruje, że do przychodów pracownika zalicza się praktycznie wszystkie świadczenia otrzymane od pracodawcy. Obejmują one nie tylko wynagrodzenie wynikające bezpośrednio z umowy o pracę, ale także wszelkie inne korzyści, niezależnie od podstawy ich wypłaty, o ile mają one związek z wykonywaną pracą. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zalicza zarówno pieniądze, jak i wartość świadczeń rzeczowych czy świadczeń nieodpłatnych przekazanych przez pracodawcę.

W tym sensie, potencjalnie każde świadczenie od pracodawcy – również prezent – mogłoby zostać uznane za przychód jeśli nie mieści się w katalogu zwolnień.

Istotne znaczenie mają przepisy art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, zgodnie z którymi opodatkowaniu tym podatkiem nie podlegają przychody, które są objęte przepisami ustawy o podatku od spadków i darowizn.

Ustawa o podatku od spadków i darowizn wskazuje w art. 1 ust. 1 pkt 2, że opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn podlega m.in. nabycie rzeczy lub praw tytułem darowizny. Darowizna została zdefiniowana w art. 888 § 1 kodeksu cywilnego jako bezpłatne świadczenie na rzecz obdarowanego kosztem majątku darczyńcy.

Zgodnie z powyższym, można uznać, że upominek jest formą darowizny jeśli spełnia poniższe przesłanki:

• Brak zobowiązania umownego – jeśli przekazanie upominku nie wynika z umowy o pracę ani innych dokumentów regulujących zatrudnienie (np. regulaminów, układów zbiorowych, polityk wynagradzania), a tym samym nie stanowi realizacji świadczenia należnego pracownikowi
• Brak związku z efektywnością pracy – wręczenie upominku nie jest uzależnione od wyników pracy, osiągnięć, ocen okresowych czy frekwencji, co wyklucza jego motywacyjny lub premiowy charakter.
• Charakter incydentalny i okolicznościowy – upominki są przekazywane sporadycznie, z okazji wydarzeń osobistych lub symbolicznych (urodziny, imieniny, ślub, pogrzeb), a nie cyklicznie lub regularnie w związku z wykonywaną pracą.
• Brak roszczenia po stronie pracownika – pracownik nie może dochodzić prawa do otrzymania upominku w żadnym trybie, co oznacza, że nie wynika on z żadnego obowiązku prawnego po stronie pracodawcy.
• Dobrowolność przekazania i przyjęcia – inicjatywa przekazania prezentu pochodzi z otoczenia pracownika, a sam pracownik nie jest zobowiązany do przyjęcia upominku.
• Brak ujęcia w systemie wynagrodzeń – upominki nie są elementem polityki wynagrodzeń, nie są ewidencjonowane jako świadczenia pracownicze ani nie mają wpływu na strukturę dochodu pracownika.
• Finansowanie ze środków własnych pracodawcy – środki przeznaczone na upominki nie pochodzą z funduszu świadczeń socjalnych ani z puli przeznaczonej na wynagrodzenia, lecz z ogólnych środków własnych pracodawcy.
• Cel emocjonalno-towarzyski, nie ekonomiczny – celem przekazania upominku jest uhonorowanie ważnych okoliczności osobistych lub wyrażenie wdzięczności, a nie przysporzenie majątkowe mające rekompensować pracę.

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 roku, o sygnaturze K 7/13 podkreślił, że nie każde świadczenie przekazywane pracownikowi przez pracodawcę może być traktowane jako przychód w rozumieniu przepisów ustawy.

Stanowisko zaprezentowane przez Trybunał Konstytucyjny znajduje obecnie odzwierciedlenie w praktyce organów podatkowych, które coraz częściej je podzielają. Przykładem może być najnowsza w tej materii interpretacja indywidualna z dnia 6 czerwca 2025 r. o sygnaturze 0114-KDIP3-1.4011.373.2025.1.AK. 

Jeśli wręczany prezent wpisuje się w definicję świadczenia nieodpłatnego, które stanowi realne przysporzenie majątkowe dla pracownika i pozostaje w związku z zatrudnieniem (np. uzależniony od wyników pracy, ujęty w polityce wynagradzania lub wypłacany regularnie), to stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

W takim przypadku na pracodawcy – jako płatniku – ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Gdy prezent ma charakter okazjonalny, jest wręczany spontanicznie, nie jest powiązany z wynikami pracy ani regulowany wewnętrznymi przepisami firmy, a jego wartość jest relatywnie niska – wówczas nie można mówić o powstaniu przychodu ze stosunku pracy.

W tym wariancie pracodawca nie pełni funkcji płatnika i nie ponosi ryzyka podatkowego w PIT. Warto jednak pamiętać, że jeżeli spółka traktuje takie świadczenie jako darowiznę, nie może ująć jego wartości w kosztach uzyskania przychodów, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT, co również powinno być uwzględnione przy podejmowaniu decyzji o charakterze przekazywanego świadczenia.

Ewentualnie – jeśli wartość darowizny przekroczy limity przewidziane w ustawie o podatku od spadków i darowizn – obowiązek podatkowy może powstać po stronie pracownika jako osoby fizycznej (obdarowanego).

Z praktycznego punktu widzenia, każdorazowa analiza konkretnego przypadku przekazania prezentu jest konieczna – nawet jeśli jego wartość jest symboliczna.

Aby mieć pewność, że forma i sposób przekazywania upominków są zgodne z przepisami warto:

• przeanalizować sposób kwalifikacji świadczeń w świetle przepisów podatkowych,
• prawidłowo dokumentować i ewidencjonować takie wydatki,
• ewentualnie złożyć wniosek o interpretację indywidualną, aby formalnie potwierdzić stanowisko.

Dobrze zaplanowany gest wobec zespołu może budować nie tylko relacje, ale i bezpieczeństwo podatkowe, co pozwala pogodzić kulturę organizacyjną z obowiązującym prawem. Warto mieć przy tym pomoc doradcy podatkowego, który pomoże rozdzielić jedno od drugiego.