Z początkiem 2023 roku weszła w życie niemiecka ustawa o łańcuchu dostaw. Nowe zobowiązania niemieckich przedsiębiorstw będą mieć znaczenie również dla zagranicznych podmiotów współpracujących z nimi, w tym przede wszystkim ich bezpośrednich dostawców. Warto prześledzić bardziej szczegółowo jakiego rodzaju mogą to być obowiązki i kogo mogą one dotyczyć.
Jaki ma cel i do kogo adresowana jest nowa niemiecka ustawa o łańcuchu dostaw
Od 1 stycznia 2023 r. w Niemczech weszła w życie ustawa o łańcuchu dostaw z 16 lipca 2021 r. („Ustawa”)1, nakładająca na największe niemieckie przedsiębiorstwa rozszerzone obowiązki należytej staranności (due diligence) w obszarze ESG, dotyczące spełniania standardów prawnych ochrony praw człowieka oraz ochrony środowiska (jak np. zakazu pracy przymusowej czy wykorzystywania w swojej działalności szkodliwych substancji szkodzących środowisku). Celem Ustawy jest zapobieganie niektórym naruszeniom praw człowieka lub środowiska lub zaprzestania takich naruszeń
Ustawa zawiera kompleksowy katalog chronionych standardów prawnych związanych z prawami człowieka i środowiskiem, oparty na jedenastu właściwych konwencjach o ochronie praw człowieka.
Co do zasady, nowe zobowiązania zostały nałożone na przedsiębiorstwa, które posiadają w Niemczech główną siedzibę lub główne miejsce prowadzenia działalności (dotyczy to również oddziałów zagranicznych przedsiębiorców w Niemczech) i zatrudniają powyżej 3000 pracowników (wliczając w to pracowników spółek z grupy). Począwszy od 2024 roku zakres zastosowania Ustawy zostanie rozszerzony także na przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 1000 pracowników.
Ustawa o łańcuchu dostaw wymienia dziewięć konkretnych obowiązków należytej staranności, których Przedsiębiorstwo zobowiązane musi przestrzegać. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:
- wprowadzenie systemu zarządzania ryzykiem, obejmującego przeprowadzanie analiz ryzyka (analizy mają obejmować również dostawców bezpośrednich niemieckiego przedsiębiorstwa) i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie
- przyjęcie środków zapobiegawczych przeciwko naruszeniom oraz ryzykom popełnienia naruszeń
- podejmowanie środków naprawczych w razie wystąpienia naruszeń
- obowiązki sprawozdawcze w zakresie wypełniania zobowiązań na mocy Ustawy.
Nałożone przez Ustawę zobowiązania dotyczą całego łańcucha dostaw, z którego korzysta niemieckie przedsiębiorstwo, w odniesieniu do wszystkich oferowanych przez nie towarów oraz usług. „Łańcuch dostaw” zgodnie z ustawą obejmuje wszystkie etapy w Niemczech i za granicą, które są wymagane do wytworzenia produktów i świadczenia usług przez niemieckie przedsiębiorstwo – od wydobycia surowców po dostawę do klienta końcowego. Obowiązki należytej staranności w całym łańcuchu dostaw rozciągają się na własny obszar działalności i bezpośrednich dostawców oraz – w mniej rygorystycznej formie – pośrednich dostawców (odnośnie do definicji poszczególnych kategorii dostawców zob. pkt 2 poniżej).
W związku z powyższym, Przedsiębiorstwa zobowiązane będą w określonym stopniu odpowiadać również za działania osób trzecich będących ogniwami takiego łańcucha. Wiąże się to ze zobowiązaniem do podjęcia konkretnych działań należytej staranności (due diligence).
Nieprzestrzeganie wymogów ustanowionych Ustawą grozi nałożeniem na niemieckie przedsiębiorstwo wysokich administracyjnych kar pieniężnych czy czasowym wykluczeniem z przetargów publicznych. Ponadto, podmioty te są zobowiązane do publicznego udostępnienia informacji na temat wykonywania przez nie swoich ustawowych obowiązków.
Znaczenie niemieckiej ustawy o łańcuchu dostaw dla polskich dostawców
Wskazany powyżej zakres obowiązków nałożonych nową Ustawą powoduje, że oddziaływanie tej regulacji rozciągnie się również na podmioty z innych państw, mające z niemieckimi niemieckich przedsiębiorstw określone powiązania gospodarcze, tj. dostawców bezpośrednich i pośrednich. Dotyczyć to będzie również dostawców z Polski.
Dostawcy bezpośredni
W rozumieniu Ustawy dostawcami bezpośrednimi są podmioty, które są stronami zawieranych z niemieckim przedsiębiorstwem umów na dostawy towarów lub świadczenie usług koniecznych do wytworzenia przez nich własnych towarów lub usług.
Z Ustawy wynika, iż niemieckie przedsiębiorstwa mają obowiązek podejmować w stosunku do dostawców bezpośrednich podobne działania to tych, jakie muszą podjąć we własnej firmie. Obejmują one przede wszystkim:
- podejmowanie środków zapobiegających naruszeniom (właściwy dobór dostawców, wprowadzenie do umów klauzul zobowiązujących do przestrzegania wyznaczonych standardów oraz klauzul wprowadzający mechanizmy kontrolne dostawcy oparte na analizie ryzyka)
- wprowadzenie procedury zgłaszania naruszeń dokonanych przez dostawców bezpośrednich
- stosowanie środków naprawczych w razie wystąpienia naruszenia.
Aby umożliwić niemieckiemu przedsiębiorstwu realizację tych obowiązków, dostawca bezpośredni będzie musiał uwzględnić konieczność przekazywania swojemu odbiorcy określonych informacji na temat swojej działalności oraz możliwość przyjęcia na siebie nowych zobowiązań np. do odbywania kontroli, przeprowadzenia audytu, prowadzenia szkoleń dla pracowników. czy wprowadzenia określonych systemów certyfikacyjnych.
Aby uprościć wypełnianie obowiązków należytej staranności wynikających z ustawy o łańcuchu dostaw, firma może uzgodnić z bezpośrednim dostawcą, że dostawca wdroży uznaną wewnętrznie normę branżową i przejdzie proces certyfikacji przez stronę trzecią.
Korzystanie z uznanych systemów certyfikacji w celu weryfikacji przestrzegania przez bezpośrednich dostawców własnych standardów firmy w zakresie praw człowieka nie zwalnia niemieckiego przedsiębiorstwa z własnej odpowiedzialności wynikającej z Ustawy.
Jeśli okaże się zatem, że standard branżowy nie pokrywa wszystkich chronionych standardów wynikających z Ustawy przedsiębiorstwa niemieckie będą zmuszone stawiać swoim dostawcom bezpośrednim dodatkowe wymagania co do wykazania, iż w odpowiedni sposób przeprowadzona została analiza ryzyka wynikającego z tych rozbieżności oraz iż zostały w tym zakresie podjęte wymagane środki zapobiegawcze i działania zaradcze.
W razie wystąpienia naruszeń po jego stronie dostawca bezpośredni będzie zobowiązany współpracować w celu przyjęcia środków naprawczych. W przypadku najpoważniejszych naruszeń, w ostateczności niemiecki przedsiębiorca może być zobowiązany nawet do zakończenia współpracy.
Dostawcy pośredni
Podobnie jak w przypadku dostawców bezpośrednich, towary lub usługi dostarczane przez tę kategorię dostawców mają być konieczne przedsiębiorstwu niemieckiemu do wytworzenia swoich produktów lub świadczenia usług. Różnica polega na tym, że dostawcy pośredni są dalszymi „ogniwami” łańcucha dostaw, a zatem nie są związani umownie bezpośrednio z niemieckim przedsiębiorstwem.
W odniesieniu do dostawców pośrednich Ustawa przewiduje łagodniejsze wymogi, niemniej jednak przedsiębiorstwo niemieckie również musi wykazać się należytą starannością (due diligence) w tym obszarze. Jego podstawowym obowiązkiem w ramach dochowania należytej staranności jest (i) umożliwienie zgłaszania naruszeń lub ryzyk naruszeń związanych z działalnością tej kategorii dostawców oraz (ii) podjęcie określonych działań w przypadku uzyskania uzasadnionej wiedzy (substantiated knowledge) o naruszeniu.
Realizacja tych obowiązków w znacznej mierze będzie zależałą od kooperacji dostawców bezpośrednich.
Warto również wspomnieć, że Ustawa traktuje jako zakazane obchodzenie obowiązków dotyczących dostawców bezpośrednich, zawieranie transakcji lub ukształtowanie współpracy w taki sposób, aby zakwalifikować dostawcę bezpośredniego jako pośredniego.
Jak można przygotować się na zmiany?
Mając na uwadze powyższe obowiązki prawne nałożone na niemieckie przedsiębiorstwa, polskie firmy posiadające powiązania handlowe z niemieckimi podmiotami powinny zweryfikować obowiązujące w ich ramach procedury wewnętrzne oraz sprawdzić stan swojego przygotowania do ewentualnego wykonywania wymagań stawianych dostawcom.
Dla polskich firm, które są dostawcami bezpośrednimi do przedsiębiorstwa niemieckich dostosowanie się do wyżej opisanych wymagań może stanowić znaczne obciążenie, trzeba mieć jednak na uwadze, że odmowa czy zwlekanie z prawidłowym przygotowaniem się do ich spełniania wiąże się z istotnym ryzykiem biznesowym utraty odbiorcy w Niemczech.
Warto również wspomnieć, że Ustawa wpisuje się w szerszą tendencję obowiązującą w Unii Europejskiej, dotyczącej nakładania nowych obowiązków z obszaru ESG. Można więc spodziewać się rozszerzania obowiązków przedsiębiorców w tym zakresie także przez polskiego ustawodawcę.