UODO opublikował przewodnik po ochronie danych UODO opublikował przewodnik po ochronie danych

Ciekawostką może okazać się podejście UODO do podstawy prawnej zbierania danych osobowych przy rekrutacji. Urząd stoi na stanowisku, że dotychczasowa praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa. Według Urzędu właściwą podstawą przetwarzania danych zwykłych kandydata jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli czynności zmierzające bezpośrednio do zawarcia umowy. Tak pozyskane dane można wykorzystać tylko do obecnie prowadzonej rekrutacji, chyba że kandydat wyrazi zgodę na przetwarzanie jego danych także w przyszłych rekrutacjach. Należy przy tym pamiętać, aby kandydat był poinformowany o możliwości i sposobie wycofania zgody. Sposób wycofania zgody powinien być równie łatwy, jak było jej wyrażenie.

Ważną kwestią okazał się także problem usuwania dokumentów aplikacyjnych kandydatów. W ocenie UODO wraz z zakończeniem rekrutacji, tj. podpisaniem umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, należy niezwłocznie usunąć dane pozostałych kandydatów. W takim przypadku przechowywania danych kandydatów przez okres wygaśnięcia ewentualnych roszczeń jest uważany za zbieranie danych na zapas, chyba że zaistniały się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania danych.

Urząd dopuszcza możliwość udostępniania na stronie internetowej pracodawcy imion, nazwisk i służbowych adresów mailowych lub numerów telefonów pracowników na podstawie uzasadnionego interesu administratora w postaci wykonywania obowiązków służbowych oraz pozostawania w kontaktach biznesowych. Dopuszczalne jest także umieszczanie imion i nazwisk pracowników na drzwiach w zakładach pracy, na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą oraz prezentowanie w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach.

Kwestie tego typu uregulowane powinny zostać w regulaminach pracy, a pracownik powinien być świadomy tego przed nawiązaniem stosunku pracy. Inaczej ma się jednak kwestia udostępniania wizerunku pracownika. Umieszczenie wizerunku pracownika na stronie internetowej powinno odbyć się za jego zgodą. Dopuszczalne jest umieszczanie wizerunku w wewnętrznych sieciach, do których nie mają dostępu osoby z zewnątrz (intranet), gdyż dostęp do tego wewnętrznego systemu ma ściśle określony krąg osób, tj. pracownicy, którzy znają się nawzajem, oraz z uwagi na cel, jaki przyświeca tego typu działaniom pracodawcy, jakim jest usprawnienie procesu zarządzania i wewnętrznej komunikacji w firmie. Pracownik może zawsze skorzystać z prawa sprzeciwu, jeżeli uważa, że godzi to w jego prawa i wolności.

Poradnik zawiera wiele innych przydatnych informacji z zakresu prawa pracy, dlatego zachęcamy do zapoznania się z jego treścią.