Een slimme en efficiënte manier voor het verwerken van facturen staat hoog op de prioriteitenlijst bij het gros van de CFO’s. Het gebruikelijke crediteuren proces (ook wel Accounts Payable) kan een hoop inefficiënties en complexiteiten bevatten. Het crediteurenproces bestaat doorgaans uit de volgende stappen: ontvangen factuur en uitlezen van factuurgegevens, de factuur matchen met inkooporder (IO) en eventueel goederenontvangst (GO), bepalen van de grootboekrekening en kostenplaats voor kosten facturen en eventuele goedkeuring. De meest voorkomende proces uitzonderingen zijn prijs- en hoeveelheidsverschillen met de IO, wat normaal gesproken veel handmatig en tijdrovend werk oplevert. Nieuwe intelligente oplossingen automatiseren deze repetitieve taken, waarbij ook de complexe facturen geautomatiseerd kunnen worden.
Voordelen van de crediteuren automatisering
Door middel van slimme technologie kan een geautomatiseerd crediteurenproces leiden tot significante voordelen:
- Kostenbesparing. Door een efficiënte werkwijze kan er worden bespaard op overhead en op eventuele andere (verouderde) oplossingen. Daarnaast kunnen facturen eerder worden afgehandeld wat eventueel een positief effect heeft op betaalafspraken en kortingen.
- Hoge gebruiksvriendelijkheid. De gebruiker wordt bij elke stap van het proces ondersteund door een gebruiksvriendelijke applicatie. Gegevens worden automatisch uitgelezen of aangevuld waardoor het werk voor de crediteuren medewerker en/of goedkeurder eenvoudig en toegankelijk wordt.
- Een beter controleerbaar proces. Alle stappen in het proces worden gecontroleerd en elke stap wordt vastgelegd in een database. Hierdoor zijn alle keuzen die worden gemaakt door de medewerker of het systeem te herleiden. Daarnaast kan je eenvoudig rollen en verantwoordelijkheden toewijzen aan de juiste personen.
- Maximaliseer het gebruik van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML). Door gebruik van zelflerende AI-technologie bij het herkennen en verwerken van facturen worden de medewerkers steeds beter ondersteund in hun taken.
- Ingebouwde management reporting/dashboards. Door de uitgebreide logging kunnen zeer gedetailleerde dashboards worden gegenereerd en worden rapporten automatisch verstuurd. Hierdoor kan de juiste beslissing worden gemaakt om het proces nog beter in te richten en te optimaliseren.
Het proces automatiseren op verschillende manieren
Er is geen ‘one-size-fits-all’ oplossing wanneer het gaat om het automatiseren van het crediteurenproces. Dit komt voornamelijk door een verschil in de complexiteit van het huidige proces, bedrijfsspecifieke uitzonderingen en welke technologie het beste past bij de strategie van het bedrijf op de lange termijn. Daarom heeft KPMG verschillende mogelijkheden ter beschikking om voor iedere situatie een passende oplossing te hebben.
1) RPA in combinatie met IDP
De meest tijdrovende en complexe stap in het crediteurenproces is het valideren, boeken en/of matchen van een factuur met de juiste bestelling. Door gebruik te maken van de RPA-software in combinatie met Intelligent Document Processing (IDP)-tooling kunnen facturen sneller worden verwerkt. De IDP-tool leest de factuurgegevens uit en zet de data in een gestructureerd bestand. Op basis van historische gegevens kan RPA tevens ingezet worden om een voorstelboeking te maken.
2) Zelf ontwikkelde crediteuren oplossing
Low-code platformen maken het mogelijk om applicaties samen te stellen uit kant-en-klare en bewezen componenten op een ingebouwde architectuur. Zo krijgen organisaties de mogelijkheid om een compleet opmaat gemaakt stuk software te bouwen zonder gebruik te maken van programmeertaal. Meer achtergrondinformatie over Low Code is hier te vinden.
3) P2P crediteurenoplossing
Voor een organisatie die streeft naar optimalisatie van haar volledige crediteurenstroom is een Point-to-Point (P2P) oplossing de best passende keuze. Door gebruik te maken van een state-of-the-art softwaretechnologie wordt het facturatieproces vanaf begin tot aan het eind volledig of gedeeltelijk geautomatiseerd. Met behulp van deze intelligente technologie, specifiek ontworpen voor de crediteuren functie, kan de factuurverificatie en -matching worden geautomatiseerd en efficiënter worden ingericht. Alle stappen in het proces kunnen in één applicatie worden afgevangen.
