To do: update je workflow

Ieder werkproces is ooit gemaakt om werkzaamheden en informatiestromen efficiënt te organiseren. Hoe goed ze ooit gewerkt hebben, ook processen moeten mee veranderen met de organisatie en de rest van de vermogensbeheersector. Een goed idee dus, om zo nu en dan je workflows tegen het licht houden. 

Een goede workflow is als een opgeruimde kast. Het is een afgebakend geheel en alles heeft een eigen plek. Er is overzicht en iedereen vindt snel en gemakkelijk wat hij of zij zoekt. Ook andere delen van de organisatie hebben toegang tot de onderdelen van de workflow die zij nodig hebben. Daardoor werken de beleggingsprocessen links en rechts van jouw workflow beter en verloopt de samenwerking met collega’s vlotter en minder foutgevoelig. Het is verstandig om bij het inrichten van ‘de kast’ de collega’s te betrekken die er gebruik van zullen maken. Zo weet je zeker dat de workflow aansluit op de rest van de organisatie.

Het is helemaal niet gek dat werkprocessen bij vermogensbeheerders vaak een beetje stoffig worden. Er komen nieuwe mensen bij die de noodzaak van alle handelingen niet zo duidelijk voor ogen hebben of misschien wordt ook niet alles altijd haarscherp overgedragen. Het grootste gevaar zijn veranderingen. Zoals de groei van de rest van de organisatie, de complexiteit van het werk of nieuwe regels en wetten waar de hele vermogensbeheersector aan moet voldoen.

Workflows hebben daardoor de nare gewoonte om ongevraagd te groeien. De doorlooptijd wordt langer en het aantal mensen dat ‘iets moet doen’ aan bijvoorbeeld de goedkeuring van een nieuwe klant wordt steeds groter. Net als de kans op fouten.

Om overzicht te houden op wie nu precies wat doet en wanneer, moet het updaten van je workflows regelmatig op je to-do lijstje staan.

KPMG werkt met een aantal workflowtools die het je gemakkelijk maken om de controle (weer) in handen te krijgen en te houden. Je krijgt snel inzicht in wat er goed gaat en in de mogelijkheden om obstakels te verhelpen. Een goede workflow zorgt voor duidelijkheid en efficiëntie binnen je team. Een mooi gevolg daarvan is dat de meeste mensen ook met meer plezier naar hun werk gaan!

In onderstaande case lees je hoe dit werkte bij een vermogensbeheerder met alternatieve investeringen. 

Wij houden je op de hoogte per e-mail. Geef hier je voorkeuren door.