Alle hens aan dek voor procesverandering

Het is een uitdaging om iedereen binnen je organisatie mee te krijgen in gedragsverandering, met name bij het aanpassen van beleggingsprocessen. Dit vraagt meer dan alleen het delen van wensen en handvatten. Hoe graag alle betrokkenen van een vermogensbeheerorganisatie een verandering willen doorvoeren, mensen zetten vaak onbewust of onbedoeld, toch de hakken in het zand als het op individuele gedragsverandering aankomt. Om verandering te bewerkstelligen, is medewerking van iedereen essentieel.

Vermogensbeheerorganisaties streven vaak naar verbetering door veranderingen door te voeren en werkprocessen te optimaliseren. Maar wanneer een aanpassing een collectieve verandering wordt, is dit een uitdaging als de verantwoordelijkheid niet breed wordt gedragen. Zelfs met de juiste tools en workflows blijft dit lastig.

Meer dan overstappen

Procesverandering omvat meer dan alleen het implementeren van nieuwe systemen. Het is cruciaal dat alle betrokkenen weten hoe ze de systemen moeten gebruiken, waar ze alles kunnen vinden, wat er van hen verwacht wordt, dat iedereen op één lijn zit wat betreft verwachtingen en uitvoering en dat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Je kan procesverandering zien als een verhuizing: je kan al je spullen overzetten naar een nieuwe omgeving, maar zo lang alles in de oude dozen blijft en niemand de verantwoordelijk heeft of aansprakelijk is voor het daadwerkelijk uitpakken, verandert er weinig.

Bij procesverandering is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de bereidheid om te veranderen. Onderliggende beleggingsprocessen moeten worden aangepast en op elkaar worden afgestemd om te voorkomen dat iedereen zijn eigen interpretatie geeft aan de verandering.

Alles in kaart gebracht

Om als vermogensbeheerder succesvol te zijn in (proces)verandering is een gedegen voorbereiding nodig, waarbij alle stappen zorgvuldig worden uitgedacht en geïmplementeerd onder begeleiding. Voordat dit kan plaatsvinden, moeten andere stappen worden doorlopen, zoals het in kaart brengen van de huidige beleggingsprocessen, het identificeren van relevante stakeholders, het creëren van draagvlak, het aanstellen van verantwoordelijken en het opstellen van flowcharts.

KPMG speelt een belangrijke rol in het faciliteren van verandering in werkprocessen waar niet alleen de verandering wordt geïmplementeerd maar ook gehandhaafd blijft. Door het nauwkeurig in kaart brengen van de stappen en het duidelijk verdelen van verantwoordelijkheden, wordt de overgang naar nieuwe processen vergemakkelijkt.

In onderstaande case wordt beschreven hoe KPMG heeft geholpen bij het herontwerpen van het investeringsproces van een vermogensbeheerder. We hielpen hierbij niet alleen bij de implementatie van nieuwe processen, maar ook bij het waarborgen van blijvende verandering.