Optimaliseer de verantwoording

Wij combineren onze kennis van kostprijsmodellen en accountancy

In Nederland ontvangen universiteiten, medische centra en onderzoeksinstituten subsidie voor het uitvoeren van onderzoek. De subsidies worden verstrekt door een breed scala aan organisaties, zoals ministeries, RVO, de Europese Commissie, het KWF , etc. Iedere verstrekker tracht met de subsidie zijn eigen doelen of wensen te realiseren.

Welke kosten gesubsidieerd worden, is vastgelegd in een subsidieregeling. De voorwaarden en kosten die voor subsidie in aanmerking komen verschillen per regeling. Over het algemeen komen personeelskosten als ook kosten van derden in aanmerking voor subsidie. Daarnaast is het mogelijk om subsidie te ontvangen voor de kosten van het gebruik van interne faciliteiten (inclusief gerelateerd personeel, materieel en apparatuur).

De uitdaging

De uitdaging van het daadwerkelijke ontvangen van een subsidie ligt, na de toekenning, in het volledig verantwoorden van de kosten waarvoor subsidie is aangevraagd. De inzet en kosten van het eigen personeel zijn veelal op basis van een urenregistratie redelijk in beeld. Ook de inzet van derden is, door ontvangen facturen te koppelen aan het onderzoek, goed inzichtelijk te maken.

Bij onze klanten zien wij dat de grootste uitdaging ligt bij de kosten voor het gebruik van faciliteiten. Dit betreffen kosten voor o.a. het gebruik van laboratoria, kostbare apparaten en materialen die niet 1-op-1 zijn doorbelast en gerelateerd zijn aan bijvoorbeeld het labgebruik. Deze type kosten worden doorbelast o.b.v. gebruik van de prestaties. Uit ervaring weten wij dat het vaak complex is om de kostprijs van de geleverde prestaties te onderbouwen. Het gevolg is dat de kosten niet volgens de gestelde subsidievoorwaarden kunnen worden verantwoord en de subsidieopbrengsten lager uitvallen dan mogelijk is, waardoor dekkingstekorten kunnen ontstaan.

Deze problematiek komt regelmatig pas bij de accountantscontrole, op het moment dat de accountant de verantwoording toetst aan de subsidievoorwaarden, naar voren. De accountant constateert dan dat de benodigde onderbouwingen en modellen ontbreken of dat de data die wordt gehanteerd niet op gesteund kan worden. De afwezigheid van deze modellen maakt het arbeidsintensief om tot een goedgekeurde verklaring voor de betreffende prestaties te kunnen komen.

Het ontwikkelen van een kostprijsmodel dat voldoet aan de subsidievoorwaarden.

In het model worden op een transparante wijze de aantoonbare kosten toegerekend aan de onderzoeksfaciliteiten, rekening houdend met eventuele voorwaarden uit subsidieregelingen. Het gebruik van de faciliteiten, inzet van personeel en overige kosten wordt vervolgens op basis van controleerbare data, zoals verbruik of tijdsbesteding, toegerekend aan afnemers en de subsidieprojecten, zodat deze kosten verantwoord kunnen worden.

Het toepassen van deze oplossing is niet altijd eenvoudig. Ten eerste maakt het verschil in voorwaarden tussen subsidieregelingen het complex; regelingen verschillen in het type kosten die wel of niet meegenomen mogen worden in de verantwoording. Daarnaast is het gebruik van betrouwbare- en aantoonbare data, bij voorkeur afkomstig uit systemen met voldoende waarborgen, vereist (denk aan transparante audit trail).

De kosten en het gebruik van faciliteiten kunnen van jaar tot jaar verschillen. Dit betekent dat de gekozen systematiek en berekening elk jaar opnieuw moet worden herijkt/aangetoond. Dit vraagt om een model waarbij het eenvoudig is om nieuwe data toe te voegen op een consistente wijze, zodat de jaarlijkse administratieve lasten worden beperkt.

De oplossing, wat veelal een kostprijsmodel is, is een instrumentarium dat naast de verantwoording bijdraagt aan interne sturing en maken van management keuzes.

Maatwerk dienstverlening

Als accountants- en adviesorganisatie heeft KPMG de kennis en kunde in huis om u te ondersteunen bij dit soort vraagstukken.

De afgelopen jaren hebben wij dan ook diverse organisaties op verschillende wijzen ondersteund om te komen tot onderbouwde kostprijsmodellen op basis waarvan de kosten van faciliteiten, personeel en overige kosten zijn opgenomen in de verantwoording.

Onze dienstverlening is afhankelijk van de behoefte van uw organisatie en reikt van het vervullen van een Q&A-rol en het ondersteunen van uw medewerkers die het model zelf ontwikkelen, tot het volledig realiseren van het kostprijsmodel en de onderliggende documentatie. Een belangrijk doel van onze dienstverlening is dat na afloop van het traject, de medewerkers van uw organisatie in staat zijn om zelfstandig met het model te werken en het jaar op jaar te updaten. Dit alles vraagt van uw organisatie om qua governance, processen & controles, systemen & data en competenties een belangrijke stap naar voren te maken waar wij u bij kunnen begeleiden.

Het unieke van onze dienstverlening is dat wij onze kennis van kostprijsmodellen en accountancy combineren. Hiermee borgen wij onze kennis op het gebied van subsidievoorwaarden en welke oplossingen het beste passen bij uw organisatie binnen de subsidievoorwaarden. Dit zorgt ervoor dat de verantwoording van de prestaties voldoet aan de gestelde voorwaarden en dekking vanuit de projecten plaats vindt.