Hoe vijf kostbare fouten te vermijden bij het gebruik van cloud-FinOps

Vaak worstelen organisaties met het vaststellen van objectives en key results (OKR), kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) en haalbare resultaten. Het doel kan bijvoorbeeld zijn om de jaarlijkse clouduitgaven te verminderen en te optimaliseren, een verschuiving naar off-premise-mogelijkheden te faciliteren, of om het verbeteren van inzicht en voorspelbaarheid van de clouduitgaven. Of gaat het om alle drie?

Om vooruitgang te boeken met OKR’s, focust uw organisatie wellicht op het verminderen van het gebruik van cloud-servers met 30% per klant of applicatie. Maar wat betekent 30% precies? Geldt dit voor alle workloads? Gaat het om compute-servers, virtuele machines of GPU's die voor het trainen van machine learning-modellen worden gebruikt? Geldt het voor workloads met een hoge of lage prioriteit? En hoe worden uw inspanningen uiteindelijk afgestemd op uw organisatiedoelstellingen op een manier die groei en wendbaarheid niet in de weg staat?

Dit zijn belangrijke vragen die precieze antwoorden vereisen indien het doel is om de Total Cost of Ownership (TCO) voor de cloud effectief te kunnen bepalen en beheren. FinOps kan u daarbij helpen.

Zo kan een kosteneffectieve architectuur die storingspercentages reduceert de TCO met ongeveer 18% verlagen, terwijl het kopen van termijncontracten bij cloudaanbieders en het bedingen van kortingen een verlaging van 10% van de TCO kan betekenen. Ondertussen kunnen ‘right-sizing’-inspanningen – zoals het kopen van goedkopere op termijn gereserveerde resources om uw basislast te dekken, of het instellen van drempels en limieten voor gebruik – een verlagend effect van 7% hebben op de totale kosten, terwijl automatisch schalen de kosten met ongeveer 9% kan verlagen.

Een randvoorwaarde voor een succesvolle FinOps-reis is het vermogen om uw clouduitgaven te meten, te rapporteren, te analyseren en te optimaliseren. Er zijn in dit kader vier kernprincipes die moeten worden overwogen bij het gebruik van KPI's voor FinOps: het instellen en automatiseren van metingen, het stellen van haalbare doelen die aansluiten bij uw strategische bedrijfsdoelstellingen, en datagedreven zijn om processen voortdurend te optimaliseren.

Belangrijke KPI's om het inzicht in uw clouduitgaven te verbeteren zijn bijvoorbeeld: het percentage van uw cloud omgeving met de juiste ‘tagging’, het percentage facturering van niet-gelabelde resources, het percentage gedeelde kosten dat is toegewezen, en totale uitgaven versus cloudkosten per team. Belangrijke KPI's voor cloud optimalisatie zijn onder meer: het percentage besparingen op right-sizing, de effectieve kosten per resource en de kosten van optimalisatiemogelijkheden die niet worden geïmplementeerd. Voor governance en automatisering moeten organisaties het compliance-percentage van beleidsmaatregelen weten, hoe lang het duurt voordat naleving wordt vastgesteld, hoeveel tijd wordt bespaard via beleid en welk percentage van de cloud-accounts een geautomatiseerd opruimbeleid heeft.

Een strategische benadering van FinOps betekent uiteindelijk dat doelstellingen en KPI's altijd centraal moeten staan – deze moeten voortdurend worden herzien, aangepast en ontwikkeld. FinOps is een reis, geen bestemming. Organisaties moeten continu nieuwe bedrijfsgegevens monitoren en daarop reageren en veranderingen aanbrengen, vooral in de huidige snel evoluerende omgeving, waarin het tempo van de veranderingen eveneens blijft versnellen. Soms laten organisaties hun FinOps-initiatieven varen na een paar korte jaren van productieve resultaten. Dit is een grote fout in de huidige dynamische cloud omgeving.

“Je kunt niet meten wat je niet kan zien”. Een nauwkeurig en granulair overzicht van cloudkosten en -trends is derhalve van cruciaal belang voor uw organisatie. Het is niet voldoende om alleen maar te weten wat de cloudkosten op een bepaald moment zijn: het is essentieel dat uw organisatie zelf in staat gesteld wordt om de kosten voortdurend te beheren en zo nodig te verlagen.

Door een gebrek aan gegevens die doorlopend actuele inzichten in cloudkosten en -gebruik opleveren, doen organisaties vaak aanzienlijke cloudinvesteringen terwijl ze niet weten wat ze daarmee bereiken of hoe ze de kosten daarvan moeten beheren. KPMG-professionals hebben meegemaakt dat cloudinitiatieven tijdelijk werden stopgezet omdat de kosten uit de hand liepen.

Transparantie is essentieel voor succes – inzicht krijgen in waar uw clouduitgaven naartoe gaan, activiteiten op een gedetailleerd niveau monitoren en indien nodig reageren als de workloads en doelstellingen veranderen. Diverse moderne tools kunnen gegevens verzamelen uit alle beschikbare bronnen en deze data analyseren voor een nauwkeurig inzicht in cloudprocessen, trends, problemen en gebieden die verbetering behoeven.

Bijvoorbeeld in het geval dat uw organisatie een baseline vaststelt voor de kosten per uur van een server of een container en alle teams adviseert zich aan die doelstelling te houden. Hoe gaat u de behaalde resultaten monitoren, uitgaven toewijzen en ernaar streven dat uw doel na verloop van tijd wordt bereikt? Hoe gaat u ondertussen belangrijke aspecten identificeren en meten, zoals het percentage ‘oversized instances’, ‘orphaned resources’ of het gebruik tijdens weekdagen versus weekenden?

Het is cruciaal om elk aspect van uw cloud omgeving nauwkeurig en in context te meten. Door te streven naar transparantie biedt u uw datateams inzicht, nauwkeurige toewijzing, realtime budgetteringsinformatie en nauwkeurige prognoses voor cloudkosten.

De toekomst is datagedreven en een randvoorwaarde voor het succesvol inzetten van FinOps is dat u dit integreert als een vast onderdeel van uw organisatie om effectief te kunnen inzoomen op verschillende aspecten van cloudgebruik en -uitgaven.

Een andere randvoorwaarde voor een succesvolle FinOps-implementatie is, naast het instellen en verzamelen van actuele data, een compleet en up-to-date inventarisatie van assets via accuraat IT-activabeheer en het gebruik van de juiste tools, technologieën en tagging, inclusief automatiseringsmogelijkheden.

Helaas zijn er veel voorbeelden van organisaties met multi-cloud omgevingen die de tools en mogelijkheden van hun cloudleveranciers met weinig tot geen succes gebruiken. Onjuiste en inconsistente tagging van resources en een gebrek aan passende automatisering kunnen een geslaagde toepassing in de weg staan. Het labelen en inventariseren van resources is essentieel voor de toewijzing en latere automatisering van taken om kosten te beheren.

Trendmatige prognoses helpen bij het beantwoorden van vragen als "Hoeveel zouden de maandelijkse clouduitgaven in een toekomstige maand bedragen op basis van de tot op heden waargenomen uitgaventrend?". Trendmatige prognoses zijn een geschikte methode in geval van overzichtelijke situaties waarin trends uit het verleden zich waarschijnlijk zullen voortzetten. Als bijvoorbeeld 50% van de totale workloads van een organisatie het afgelopen jaar in de cloud draaide en beperkte kostengroei vertoonde, en het percentage workloads in de cloud gaat met 10% omhoog met vergelijkbare groeiverwachtingen, dan kan de kostengroei uit het verleden worden toegepast op het verwachte workload-volume om tot een betrouwbare prognose te komen. Verschillende technieken, zoals Moving Average, Exponential Smoothing of ARIMA, kunnen deze prognose genereren.

Trendmatige versus ‘wat als’-prognoses

Wanneer variabelen echter niet kunnen worden verantwoord door trendmatige prognoses, kunnen ‘wat als’-prognoses worden gebruikt. Deze aanpak kan helpen bij het beantwoorden van complexe vragen als "Hoeveel zullen de maandelijkse uitgaven bedragen als het gebruikersverkeer met 25% toeneemt, of als geleverde compute instances met 5% afnemen?” Het is belangrijk op te merken dat de meeste teams bij trendmatige prognoses één trend zullen kiezen (hoge, gemiddelde, lage resultaten), maar dat een ‘wat als’-analyse een aantal mogelijke uitkomsten kan genereren, zodat financiële en technische teams zelf kunnen beoordelen welke uitkomst – of uitkomsten – zij het meest waarschijnlijk achten.

Maar wat doet u als de kosten hoger zijn dan wat u de afgelopen maanden hebt waargenomen? Hoe gaat u om met de vernietiging van niet-bevestigde en niet-gelabelde resources? Hoe onderzoekt u het percentage resources dat niet gelabeld is en bijdraagt aan de uitgaven? Hoe worden corrigerende maatregelen genomen om verkeerd of niet-gelabelde resources aan te pakken?

Ten eerste hebben organisaties inzicht in hun resources nodig via accuraat IT-activabeheer. Ten tweede hebben organisaties instrumenten nodig om het spectrum van kosten nauwkeurig te berekenen en beïnvloedende factoren zorgvuldig te beheren. Ten derde is observeerbaarheid nodig van wat de organisatie moet doen om problemen te verhelpen.

Het succes van een cloudtraject is afhankelijk van een nauwe samenwerking tussen het FinOps- en het ontwikkelteam. Hoewel een FinOps-team processen en budgettering kan beheren, zal dit alles waarschijnlijk niet succesvol zijn als ontwikkelaars niet instemmen met de juiste acties. En in een multi-cloudorganisatie komt dit probleem pas echt tot uiting, met honderden ontwikkelaars versus een paar mensen in IT Finance.

Finance-teams hebben niet altijd het technische inzicht om aanbevelingen voor kostenbesparingen en toewijzing te doen aan ontwikkelteams, terwijl de verantwoordelijkheden van ontwikkelaars niet altijd vereisen dat de specialisten 'financieel denken'. Bijvoorbeeld, hoe kan een ontwikkelaar de nuances begrijpen van het verwerven van resources via een ‘on-demand spot pricing model’ versus een onderhandelde korting op lange termijn?

Het is essentieel dat ontwikkelaars nieuwe vaardigheden verwerven op het gebied van kostenbeheer, zodat hun rol binnen de organisatie zich naar behoefte kan ontwikkelen, en andersom. Uiteindelijk moeten Finance- en ontwikkelteams dezelfde taal spreken om FinOps te helpen slagen. De ervaring van KPMG-professionals leert echter dat organisaties nog een lange weg te gaan hebben om de kloof tussen Finance- en ontwikkelteams op het gebied van kostenbeheer te dichten.

Cross-training van teams en organisatorisch verandermanagement om een sterk op samenwerking gerichte aanpak tussen de verschillende teams te creëren, is essentieel voor FinOps om blijvende waarde te leveren.

Uw organisatie beschikt misschien over de nodige metrics, tooling en technologieën voor een succesvolle FinOps-reis en is goed gepositioneerd om problemen te identificeren als ze zich voordoen. Maar weet u precies wat u moet doen in geval van problemen die onvermijdelijk zullen opduiken? U ontdekt bijvoorbeeld dat de cloudkosten van de HR-afdeling consequent hoog oplopen. Wat nu? Of wat doet u als compute instances tijdelijk niet werken, of elastische IP's niet worden vrijgegeven?

Weet u welke acties er onmiddellijk nodig zijn om nauwkeurig en tijdig inzicht te krijgen in een probleem? Hoe gaat u het probleem communiceren met alle betrokken belanghebbenden? En wat gaat u doen om het probleem snel op te lossen en het proces en de kosten voor de toekomst te optimaliseren?

Een strategisch actieplan is hiervoor essentieel. Dit is een plan dat passende richtlijnen geeft om de vereiste belanghebbenden samen te brengen en om het probleem en de gevolgen ervan te begrijpen. Ook wordt hiermee het probleem beheerst en de koers uitgezet voor een toekomstige strategie die processen en kosten kan optimaliseren. Een slimme aanpak hiervoor is bijvoorbeeld het beheren volgens de data door middel van een zogenaamd bestuursprogramma. 

De volgende componenten zijn nodig om een bestuursprogramma op te bouwen dat u daartoe in staat stelt:

Rapportages en dashboards – Zorg ervoor dat alle belanghebbenden toegang hebben tot rapportages en dashboards die passen bij hun rol en die snel en in één oogopslag inzicht geven in actuele kostentrends en prognoses.

Resource-hiërarchie – Structureer cloud-resources in een resource-hiërarchie die granulair genoeg is voor beheer- en kostentoewijzing met behulp van mappen, projecten, tags, labels, etc.

Budgetwaarschuwingen – Stel budgetmeldingen in die automatisch worden geactiveerd wanneer resources of kosten een vooraf bepaalde drempel overschrijden, om onverwachte activiteiten te voorkomen die van invloed zijn op de gebudgetteerde uitgaven.

Geautomatiseerde acties – Configureer automatische acties zoals het automatisch uitzetten van development- en testomgevingen buiten kantooruren, om kosten te beperken of ongewenste activiteiten en overbesteding te voorkomen.

Standaard beoordelingen – Stel een standaard frequentie in tussen IT en Finance om historische uitgaven te bekijken en aanbevelingen te doen voor toekomstige acties.

Zoals gezegd, een randvoorwaarde voor een succesvolle inzet van FinOps is het samenbrengen van Finance- en ontwikkelteams om te plannen, meten, rapporteren, analyseren en kosten te optimaliseren. Het is niet genoeg om simpelweg nieuwe tools te implementeren, enkele verwachtingen te communiceren en af en toe samen te komen voor updates. Er dient een holistisch operationeel model te worden ontworpen, geïmplementeerd, georkestreerd en ge-evolueerd naarmate nieuwe tools, technieken, werkwijzen en andere factoren in de loop der tijd opduiken. 

Als u erover denkt om uw organisatie op te richten en klaar te maken voor FinOps, is hier een eenvoudig raamwerk dat u kan begeleiden op uw reis:

Plannen

De basis leggen

• Tools: Bepaal toolvereisten en bepaal daarna of bestaande tools ‘fit for purpose’ zijn.

• Organisatie: Identificeer het ‘thuis’ – de owner – van de FinOps-functie.

• Rapporteren: Identificeer initiële KPI’s

Introduceren

Creëer buy-in

• Communicatie: Organiseer FinOps-gesprekken met betrokken teams.

• Mensen: Definieer eerste werknemers om deel uit te maken van het eerste FinOps-team.
• Rapporteren: Maak een routekaart voor rapportage en KPI's.

Voorbereiden

Bereid de organisatie voor

• Governance: Definiëren van tags, metadata en organisatorische taxonomie.

• Tools: Tools configureren en inzetten.

• Automatisering: Initieel gebruik en uitgavendrempel bepalen.

Lanceren

Engage stakeholders

• Tools: Implementeren van initiële dashboards en integratie van de allocaties met de IT-kostenmodellen.

• Mensen: Brede communicatie & verandermanagement.

• Rapporteren: Start feedbackproces over rapportage en KPI's.

Een grote wereldwijde farmaceutische onderneming schakelde in een rap tempo over op de cloud, maar overschreed de cloud-uitgaven bij drie cloudaanbieders. De klant moest zijn bestaande team snel aanvullen en FinOps-mogelijkheden ontwikkelen om de cloudkosten beter te beheren en te alloceren, gebieden voor gebruiksoptimalisatie te identificeren en tariefoptimalisatie te bevorderen. KPMG ontwierp voor hen een strategisch plan dat de volgende sleutelelementen bevatte:

• Een ‘charge-back’-model voor toewijzing van gedeelde clouddiensten aan eindklanten

• Een modern dashboard voor cloudkostentransparantie als enige 'bron van waarheid' van de kosten

• Analyse en prognose van de jaarlijkse clouduitgaven bij drie aanbieders

• Verbetering en automatisering van de huidige FinOps-capaciteiten, waaronder de ontwikkeling van een nieuw charge-back-proces, verbeterde KPI-tracking en verbeterde optimalisatiestroom

• Een routekaart voor de toekomst van FinOps rond de kernpijlers: transparantie, kostenoptimalisatie en efficiënt ontwerp.

Het resultaat? De klant verminderde niet alleen de cloudkosten, maar kreeg ook een accuraat nieuw beeld van de kostenomgeving, waarbij het geautomatiseerde dashboard cruciale nieuwe inzichten verschafte voor de hele onderneming. Het charge-back-proces werd geoptimaliseerd en gecodificeerd ter bevordering van de duidelijkheid, naast het creëren van een nieuwe charge-back voor gedeelde diensten. De efficiëntie van repetitieve FinOps-taken is verbeterd, waardoor teams zich kunnen richten op activiteiten die echte waarde toevoegen. En de nieuwe routekaart van de klant biedt een concreet pad voor de ontwikkeling van de FinOps-functie waarbij de capaciteiten worden uitgebreid en de efficiëntie wordt verhoogd.

Al deze acties lijken u misschien grote stappen om te bereiken, en wellicht denkt u 'Waar begin ik?' of 'Waar sta ik in de reis?'. Hier zijn enkele acties die u kunt ondernemen:

• Zorg voor fundamentele capaciteiten, zoals een cross-functionele ‘cloud-finance’-functie om te beginnen met het werken aan geconsolideerde facturering, het kiezen van geschikte tools, en het creëren van financiële principes voor financiering- en uitgavenbeheer.

• Creëer 'routinematige' transparantie en governance waarbij de cross-functionele cloud-finance-functie zich richt op het onderhouden en herhalen van zaken als geautomatiseerde rapportage, ‘charge- en showbacks’ en creëer gedetailleerde rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

• Voorspel en optimaliseer uitgaven op basis van gevestigde en vertrouwde historische gegevens, aangepaste modellen en feedback van stakeholders.

Neem contact op met een lokale KPMG-professional om u te helpen bij het optimaliseren van een dergelijk traject.