Een ERP-transitie is een uitdagende operatie. Met de verkeerde beslissingen kan een migratie onnodig lang en kostbaar worden. Wie echter inzicht heeft in waar de risico’s liggen, heeft veel meer kans om bij een implementatie en optimalisatie alle doelen te halen – of zelfs te overtreffen - en een ERP-project goed te laten slagen.

De horrorverhalen over ERP-transities die veel meer tijd en geld kostten dan gepland, zijn helaas bekend. De oorzaken van deze onfortuinlijke transities krijgen echter een stuk minder aandacht. Veelal wordt er naar de technologie gewezen die tekort zou zijn geschoten. Dat is echter zeer uitzonderlijk. Andere factoren zijn veel bepalender in het wel of niet slagen van een ERP-transitie. Wij zetten de belangrijkste do’s and don’ts op een rij om ervoor te zorgen dat S/4HANA kwalitatief binnen tijd en budget wordt opgeleverd.

Een ERP-transitie is geen pure IT-aangelegenheid maar een samenspel tussen business en IT

Het belang van IT in het bedrijfsleven is enorm. Een goed werkend ERP-systeem vormt het kloppend hart van de onderneming: IT en bedrijfsprocessen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is dan ook niet meer van deze tijd om als manager een verlanglijstje van functionaliteiten op het bureau te leggen van de IT-verantwoordelijke, om vervolgens vanaf een afstand toe te kijken hoe de ERP-transitie vorm krijgt. Vandaag de dag moeten de IT-organisatie en de business de krachten bundelen en samen kijken hoe de organisatie verder gebracht kan worden. Een geslaagde transitie begint dan ook bij het maken van strategische keuzes. Zorg dat je weet waar je als bedrijf naartoe wilt om klaar te zijn voor de toekomst. Op basis van die visie kun je vervolgens samen met IT-specialisten binnen de onderneming – en eventueel met ervaren externe specialisten – in kaart brengen hoe het ERP-landschap voor de organisatie eruit moet zien.

Een goede voorbereiding

Een duidelijke businesscase is een voorwaarde voor een geslaagde ERP-transitie. Toch komt het regelmatig voor dat het in deze fase al verkeerd gaat. Soms is de connectie met de strategie niet sterk genoeg. In andere gevallen is het ontwerp voor aanpassingen in de organisatie of het ERP-landschap onvoldoende uitgewerkt of is de voorbereiding te kort. Hierdoor ontstaat het gevaar dat er uiteindelijk een ERP-landschap wordt opgeleverd waar niemand mee wil werken en waar eigenlijk ook niemand achter staat. Een breed gedragen ERP-transitie is veelal een geslaagde ERP-transitie.

Een andere zinvolle voorbereidende stap die een bedrijf voorafgaand aan een migratie kan nemen is het archiveren van legacy ERP-data. De migratie naar SAP S/4HANA biedt een goede gelegenheid om het ERP-systeem van een organisatie een flinke schoonmaakbeurt te geven. Door deze handelingen voorafgaand aan de migratie te doen, profiteer je als bedrijf van een lager migratievolume en dus van lagere financiële kosten en minder tijd. 

De duur van een migratie; steeds weer verschillend

De duur van het migratieproces inschatten is lastig, aangezien die voor elke klant verschilt. Over het algemeen kun je een tijdlijn van zes tot negen maanden vaststellen voor in ieder geval de eerste stap van de migratie. De totale overgang van traditionele SAP-systemen naar SAP S/4HANA kan twaalf tot achttien maanden duren, maar er zijn ook organisaties waarbij de migratie naar SAP S/4HANA veel meer tijd in beslag neemt. Belangrijk is dat vooraf goed duidelijk wordt wat de belangrijkste drijfveren zijn en dat er een roadmap wordt opgesteld. Voor grote ondernemingen wordt meestal gekeken naar greenfield-projecten. Organisaties zien deze technologische transformatie als een kans om hun bestaande ERP-landschap volledig te vernieuwen. De optie om het IT-landschap intact te laten en toch te kiezen voor nieuwe technologische vooruitgang is ook mogelijk. We spreken dan van een brownfield-project. Daarnaast kunnen organisaties ook kiezen voor bluefield: een combinatie van greenfield en brownfield. Afhankelijk van die keuzes kan een realistische tijdslijn worden bepaald.

In alle gevallen is het goed om een stip aan de horizon te zetten voor de ERP-strategie. Maar de weg daarnaartoe kan in beide gevallen beter worden opgedeeld in kleinere stappen. Op die manier heb je de kans om bij te sturen als veranderingen in de markt daarom vragen. Bovendien kun je regelmatig een succes vieren wanneer er weer een stap is afgerond, wat de motivatie ten goede komt. 

De balans tussen standaardoplossingen en maatwerk

Elk bedrijf is anders. Maar dat betekent niet dat er voor elke onderneming een volledig unieke ERP-infrastructuur moet komen. Maatwerk klinkt mooi op papier, maar in de praktijk betekent het dat er veel geld en energie wordt geïnvesteerd in het ontwikkelen van heel specifieke software. Het is echter lastig voor managers om te weten wanneer ze moeten kiezen voor maatwerk en wanneer een standaardoplossing volstaat. KPMG Powered Enterprise biedt organisaties hierbij een helpende hand. Op basis van onze inzichten en best practices ten aanzien van organisatie- en procesinrichting binnen verschillende bedrijfstakken kunnen we klanten ondersteunen bij het maken van goed onderbouwde keuzes bij de inrichting van hun ERP-pakket.

Whitepaper: Flexibel en toekomstbestendig met S/4HANA

Veel organisaties staan voor een belangrijke keuze. Gaan we migreren naar SAP S/4HANA en zo ja, wanneer? Vanuit technisch perspectief is de supportdeadline voor SAP ECC weliswaar uitgesteld tot 2027 (en onder bepaalde voorwaarden zelfs tot 2030), maar deze deadline zou niet de voornaamste reden moeten zijn om te migreren. Vanuit businessperspectief liggen er ook kansen om te transformeren. En als je transformeert, hoe zorg je er dan voor dat je als bedrijf het maximale uit je SAP-investeringen haalt?

In de whitepaper ‘Flexibel en toekomstbestendig met S/4HANA’  gaan we hierop in én vertellen we onder andere meer over onze visie op businesstransformatie tijdens een ERP-migratie.