Vijftien jaar geleden stonden ‘cultuur’ en ‘gedrag’ in vrijwel geen enkele boardroom op de agenda. Inmiddels ligt het onderwerp in elke onderneming op tafel. En dat is beslist nodig en wenselijk. We streven allemaal naar een gezond en aantrekkelijk werkklimaat. Maar wat betekent dit voor de rol van commissarissen en toezichthouders? Goed zicht houden op bedrijfscultuur en (ongewenst) gedrag, werken met soft controls – het is geen eenvoudige zaak en vraagt een andere expertise dan het kijken naar feiten en cijfers. Of zoals multi-commissaris en oud-voorzitter van VNO-NCW Bernard Wientjes het stelde: de taak van de RvC is een stuk gecompliceerder geworden.
Bijeenkomst en survey
Onlangs organiseerde KPMG de bijeenkomst: Hoe hou je als commissaris grip op cultuur en gedrag? Daar gingen commissarissen en toezichthouders van middelgrote en grote ondernemingen in gesprek met onder meer Marilieke Engbers. Zij is docent en onderzoeker aan de VU Amsterdam, adviseur van RvC’s en RvB’s en schrijfster van diverse boeken. (We nodigen u van harte uit om het verslag van de bijeenkomst te lezen.) Vooraf deden Najat el Bouyakoubi en Quinty Danko van KPMG een onderzoek onder commissarissen, en ook tijdens de bijeenkomst werd de commissarissen een aantal vragen voorgelegd. We nemen u mee langs de vragen en antwoorden.
Verantwoordelijkheid
Van de ondervraagde commissarissen/toezichthouders vindt 87% dat het de verantwoordelijkheid is van de commissaris om cultuur en gedrag binnen een organisatie te monitoren. Het helpt daarbij niet dat een commissariaat een bijbaan is. Vaak heb je maar beperkt zicht op alle lagen in een bedrijf. De aard van de cultuur haal je niet makkelijk uit documenten of alleen uit gesprekken met het bestuur. Dus moet je de organisatie in. Dat is soms lastig en tijdrovend. Sommige commissarissen maken er veel werk van, door bijvoorbeeld 360 graden te kijken, geanonimiseerde gesprekken te voeren met medewerkers en te praten met de OR en vertrouwenspersonen. Een hele kleine minderheid ziet het anders: goed waarnemen, en in de boardroom kritische vragen stellen en gevoelige kwesties adresseren, is voldoende.
Het bestuur challengen
Op het bespreekbaar maken van (mogelijke) fraude rust volgens 90% van de commissarissen/toezichthouders geen taboe. Er moet dan natuurlijk wel sprake zijn van volledige transparantie bij de bestuurders. Anderen zeggen dat bestuurders aan het licht komende fraude soms verdedigen en goedpraten. In het verlengde hiervan ligt de vraag: bent u iemand die de RvB uitdaagt op blinde vlekken als het gaat om de cultuur binnen een organisatie? Ruim twee derde zegt hierop ‘ja’, maar geeft ook toe dat het lastig is en blijft. Ruim 22% antwoordt ‘nee’, omdat het simpelweg niet lukt. Niemand van de respondenten durft te stellen dat er het afgelopen jaar voldoende blinde vlekken zijn blootgelegd. Dat kan vele redenen hebben. Hoe langer een CEO aan het roer staat, hoe groter het netwerk eromheen dat met hem of haar meebuigt. En soms hebben commissarissen te maken met pittige reacties: “Als je zulke detailvragen stelt, dan snap je het niet.” Wat feitelijk neerkomt op een taboe op het stellen van vragen.
Welke tools gebruik je?
De survey maakt ook duidelijk dat lang niet alle commissarissen (50%) nog geen instrumenten en methoden gebruiken om de cultuur binnen de organisatie te analyseren en te verbeteren. Om blinde vlekken op te sporen zul je als RvC of toezichthouders collectieve wijsheid moeten genereren. Je moet dus veel praten, vergaderen en vragen durven stellen; daar is men het wel over eens. Andere tools voor de monitoring van cultuur en gedrag die worden genoemd zijn: kijken naar ondernemingen die dat al goed doen, engagement-surveys doornemen, kijken of cultuurgerelateerde thema’s geïntegreerd zijn in de dagelijkse processen en communicatie, en kritisch kijken naar opleidings-, beoordelings- en evaluatiemethoden. Wat hoe dan ook belangrijk is, is het creëren van een cultuur waarin alles bespreekbaar wordt. Zodat iedereen, ook de bestuurders, hun twijfels en dilemma’s kunnen en durven uitspreken tegenover de commissarissen.
