Werken in een digitale omgeving is voor velen al langere tijd eerder regel dan uitzondering. Toch maken we daarbij nog niet optimaal gebruik van alle beschikbare digitale hulpmiddelen. In een onderzoek van KPMG RAAD naar de gevolgen van de COVID-19-pandemie geven bestuurders en commissarissen aan dat er qua digitalisering nog flink wat ruimte is voor verbetering. We zijn volop aan het leren, zo klinkt het.
"Iedereen kan nu een Teams-meeting opzetten."
"Een stabiele IT-organisatie is een absolute voorwaarde."
"Voor onze culturele instelling gebruiken we nu polsbandjes - op 1,5 meter uit te lezen - in plaats van toegangskaartjes."
"We hebben ook voor brainstorms goeie apps gevonden."
Het zijn opmerkingen die deelnemers aan dit vragenlijstonderzoek plaatsen bij de vraag wat hun organisatie digi taal zoal heeft geleerd sinds het uitbreken van de COVID-19-pandemie. Met name 'in de breed te' is de leercurve steil geweest, zo blijkt daar onder meer uit. Werknemers zijn als thuiswerker meer op zichzelf aangewezen en voor het verrichten van ingewikkelder digitale taken kunnen ze nu niet meer zo makkelijk een beroep doen op behulpzame – en vaardiger – collega's. Het gevolg is dat ze nu wel móeten leren het zelf te doen.
De eerste maanden van de pandemie vormden ook een periode van innovatie, zie bijvoorbeeld de polsbandjes. Het is echter de vraag of dit proces zich volledig ontplooit. In het onderzoek, dat vorig jaar op twee momenten (in de zomer en in december) werd afgenomen, was de stelling opgenomen 'wij maken optimaal gebruik van digitale tools'. Van de ruim tweehonderd deelnemers uit de eerste editie was 72 procent het eens met die stelling. In de tweede editie daalde dat percentage echter naar 64 procent.
Natuurlijk is die daling niet schokkend, het kan een toevalligheid zijn. Maar ook een hiermee verband houdende stelling kreeg minder steun in het tweede onderzoek. Dat was de stelling 'onze organisatie is versneld gedigitaliseerd en biedt door middel van apps en software betere mogelijkheden voor thuiswerken'. Daar was eerst 61 procent het mee eens, in het tweede onderzoek 57 procent. Wederom gaat het niet om een schokkende daling, maar toch.
Op zijn minst suggereert dit dat het digitale leerproces in organisaties niet op volle kracht doorstoomt. Wat wel gebeurt is dat eenmaal gekozen oplossingen beter worden benut. Bijvoorbeeld: meerdere deelnemers geven aan dat Microsoft Teams eerst alleen werd gebruikt voor online besprekingen en presentaties, maar dat nu ook andere functionaliteiten van die app structureel worden ingezet.
Op afstand werken gaat behoren tot business as usual, daaraan twijfelt eigenlijk niemand. Dus ligt het voor de hand dat steeds meer aspecten van werk en organisatie gedigitaliseerd worden. Uit dit onderzoek blijkt echter dat lang niet alle organisaties hier voortvarend mee aan de slag gaan. Laatste voorbeelden: slechts een kleine 20 procent van de deelnemers aan dit onderzoek zegt dat hun organisatie gebruikmaakt van een smart-office app. Bijvoorbeeld om te kunnen zien wat de kantoorbezetting is. En niet mee r dan 31 procent geeft aan dat hun organisatie aan de hand van data in de gaten houdt of er ruimte vrij is om op kantoor te werken.
Met andere woorden: naar aanleiding van de pandemie hebben organisaties flinke stappen gezet in digitalisering en er is veel geleerd, maar de ruimte voor verbetering is groot.
Door de COVID-19-crisis is in een aantal maanden voor jaren aan digitale voortgang geboekt. De focus lag in eerste instantie op minimaal het versneld aanbieden van mogelijkheden om werken op afstand te verbeteren. De meeste van die aanpassingen zullen blijvend van aard zijn en zich verder gaan ontwikkelen. Daarbij heeft de COVID-19-crisis ons duidelijk gemaakt dat digitalisering een noodzakelijke volgende stap is om in de nieuwe economische realiteit een plek te behouden en uit te bouwen. Bedrijven die hier pre-COVID al mee bezig waren hebben daar nu op diverse manieren de vruchten van kunnen plukken.
Nu – soms op een pijnlijke manier – duidelijk is geworden waar mogelijkheden voor verbeteringen liggen, is het zaak om op korte termijn de volledige potentie van digitalisering te (her)overwegen. Dit in relatie tot de markt, de bedrijfsvoering, de medewerkers en niet in de laatste plaats in relatie tot uw klanten. Aanpassing is het sleutelwoord: de echte waarde van innovatie komt niet uit de technologie zelf maar uit de manier waarop technologie wordt gebruikt en toegepast.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Hans de Bue, Digital Improvement Lead KPMG en Jonathan Meijer, Head of IT KPMG.
