De Wet toekomst pensioenen stelt nieuwe eisen aan de pensioenadministratie. Dit dwingt pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties om de administratie opnieuw tegen het licht te houden. Want het is uitgesloten dat de organisaties met alleen de bestaande systemen, processen en manieren van werken aan de nieuwe eisen kunnen voldoen.
De overgang van pensioenaanspraken en ‑rechten naar individuele vermogensrekeningen is een administratieve operatie die zijn weerga niet kent. De sector heeft uitgebreide ervaringen met het verwerken van steeds weer nieuwe of aangepaste regels, normen en eisen in de pensioenadministratie, maar dit keer gaat het om fundamentele wijzigingen. Door de individualisering van het pensioen is er bovendien een verhoogde interactie met de deelnemers te verwachten. Daarnaast krijgen pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties de opdracht mee fors te besparen op de kosten. Voor diverse pensioenuitvoeringsorganisaties zijn besparingen tot wel 30% op de ‘going concern’-kosten van de pensioenadministratie hierbij geen uitzondering. Zowel consolidaties als nieuwe toetreders leiden er toe dat de markt competitiever wordt. Al met al een opgave van formaat.
Frisse start
Die opgave bevat echter kansen. Omdat de sector, zoals gezegd, een historie kent van elkaar in hoog tempo opvolgende nieuwe normen, voorwaarden en rekenregels – en niet te vergeten de uitzonderingen daarop – is de pensioenadministratie van veel fondsen een bonte lappendeken. De Wet toekomst pensioenen zal daarom op zijn minst aanleiding zijn tot herbezinning. Is de huidige constellatie erop berekend om weer een serie nieuwe aanpassingen te verwerken? Of grijpen we de gelegenheid aan een frisse start te maken? In beide gevallen volgt meteen de vraag of u en uw partners over de benodigde capaciteit beschikken om de gekozen optie op een kwalitatief hoog niveau uit te voeren. Zo niet, dan volgt wellicht ook een heroverweging met wie u wilt samenwerken.
KPMG is ervan overtuigd dat veel organisaties kiezen voor een vernieuwingsslag. De belofte is een naadloze (digitale) communicatie met de deelnemer en kostenverlaging. Dit is mogelijk door bijvoorbeeld een flexibele laag over de bestaande kernadministratiesystemen te bouwen. Die laag maakt gaandeweg data uit steeds meer delen van de administratie geschikt voor de nieuwste toepassingen of maakt het mogelijk functionaliteit te ontkoppelen en – met behoud van de regierol – bij partners te beleggen.
Complexiteit
Bij het begeleiden van dit type vernieuwingstraject zien wij steeds dat de beheersing van de complexiteit een van de grootste uitdagingen is. Eenvoud, eenduidigheid en betrouwbaarheid van administratieve processen zijn gebaat bij zo veel mogelijk standaardisering. Maar of die standaardisering gerealiseerd kan worden, hangt mede af van het aantal opties, keuzemogelijkheden en uitzonderingen die men opneemt in de pensioenregeling. Dat zijn voornamelijk keuzes die de sociale partners moeten maken. Pensioenfondsen en -uitvoerders zullen bij het maken van die keuzes echter ook de aandacht gericht willen houden op de uitvoerbaarheid ervan. Ook via deze route zijn administratieve issues dus van belang voor strategische keuzes.
Samenwerking is daarnaast een cruciale factor om de voorgenomen vernieuwing en de kostenbesparingen te kunnen realiseren. Als standaardiseren en automatiseren inderdaad de norm worden, zullen alle partijen daaraan hun bijdrage moeten leveren. Waar nu nog sprake is van functionele silo's, zullen deze integreren. Zo is het duidelijk dat in het nieuwe stelsel de scheidslijnen tussen pensioenadministratie, vermogensbeheer en communicatie veel minder strikt worden. Het zorgvuldig managen van die samenwerking is een belangrijke succesfactor voor het hele transitieproces.
KPMG helpt
De Wet toekomst pensioenen heeft gevolgen voor praktisch alle strategische en operationele activiteiten van pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties. De pensioenadministratie neemt daarbij zo'n centrale rol in, dat de gevolgen daarvoor niet los te zien zijn van die voor de andere terreinen. Dat vergt een brede en multidisciplinaire blik op dit transitieproces en die is kenmerkend voor de manier waarop KPMG u in dit verband kan helpen. Of het nu gaat om het herijken of transformeren van het Operating Model, het rationaliseren en versimpelen van de uitvoering, het digitaliseren van deelnemers- en werkgeversprocessen, of van processen in het hart van de administratie, het begeleiden van uitbestedingsvraagstukken of het oplossen van complexe IT-vraagstukken: wij hebben altijd oog voor de veelzijdigheid van de situatie en de context waarin aangedragen oplossingen moeten functioneren.
Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact op met Kees Stigter of Martijn van Doesburg.
* Bovenstaande blog is geactualiseerd op 19 juli 2022
