Thuiswerken is effectief én efficiënt. Maar... Thuiswerken is effectief én efficiënt. Maar...

De effectiviteit van thuiswerken hangt voor een belangrijk deel af van de mogelijkheid af en toe 'naar kantoor' te komen. Die op het eerste gezicht paradoxale conclusie volgt uit een vragenlijstonderzoek van KPMG naar de gevolgen van de COVID-19-pandemie. Thuiswerken wordt over het algemeen als positief ervaren, maar het persoonlijk contact met collega's wordt node gemist. En dat kan de betrokkenheid bij de organisatie uithollen.

Veel organisaties hebben profijt van de mogelijkheden om werknemers te laten thuiswerken, zo stellen de deelnemers aan het onderzoek, dat vorig jaar op twee momenten (in de zomer en in december) werd gehouden. Ruim 220 respondenten namen deel, waarvan twee derde een leidinggevende functie heeft. Ruim 70% van hen geeft aan dat thuiswerken geen negatieve impact heeft op de organisatie of zelfs positieve gevolgen heeft. Dat zit 'm zowel in effectiviteit als in efficiëntie.

Ruim 80% vindt namelijk dat de effectiviteit van werknemers die thuiswerken sinds het begin van de pandemie gelijk is gebleven of is verbeterd. Een kleine 20% is het daar niet mee eens. Qua efficiëntie is gevraagd of thuiswerken kosten bespaart. 32% denkt van niet, 33 % stelt dat het niets uitmaakt, maar 35% zegt dat het wel degelijk uitmaakt. Die kostenvoordelen betreffen momenteel met name reis- en verblijfkosten, maar op de langere termijn gaat deze groep ervan uit dat er ook wordt bespaard op huisvestingskosten.

Want thuiswerken is 'here to stay', zo blijkt ook duidelijk uit dit onderzoek. De deelnemers schatten dat voorafgaand aan de pandemie de werknemers van hun organisatie gemiddeld 16% van hun tijd thuiswerkten. Nu is dat 78%. In de toekomst zal dat ongeveer 44% zijn, zo verwacht men, bijna drie keer zoveel dus als voorheen.

Het grootste deel van de werknemers (75%) is namelijk tevreden met de mogelijkheden die nu worden geboden en zegt niet terug te willen naar een volledige werkweek 'op kantoor'. Vanuit de organisatie gedacht zou het huidige niveau van effectiviteit en efficiëntie ook geen aanleiding hoeven te zijn om daarop aan te dringen.

Toch is er één uitzondering te maken. Gevraagd naar mogelijkheden om de effectiviteit en efficiëntie van thuiswerken (verder) te verbeteren, wordt geregeld aangegeven dat 'de sociale factor' meer aandacht nodig heeft. Het gaat dan vooral om het persoonlijke contact met collega's en leidinggevende. Online communicatievormen lenen zich uitstekend voor een zakelijke uitwisseling van gegevens en informatie, maar hebben zo hun gebreken als het gaat om het voelen van verbondenheid. Terwijl het ervaren van (sociale) verbondenheid over het algemeen wordt beschouwd als een wezenlijk onderdeel van de intrinsieke motivatie van werknemers.

Thuiswerken kan dus aanzienlijke voordelen hebben, maar die worden mogelijk allemaal tenietgedaan als er geen aandacht wordt besteed aan de sociale behoeften en randvoorwaarden die bijdragen aan betrokkenheid, zo geven meerdere deelnemers aan. Een niet betrokken werknemer is immers snel vertrokken.

Uit de antwoorden op de open vragen bij dit onderwerp blijkt overigens dat veel organisaties dit punt in het vizier hebben. Afspreken om in de toekomst minimaal een dag per week naar kantoor te komen, is een vaker genoemde oplossing. Wandelvergaderingen en het inplannen van andere korte face-to-face momenten zijn andere mogelijkheden. Dit wordt dan online aangevuld met spelletjes, borrels, optredens of andere festiviteiten die het wegvallen van een gedeelde werkomgeving moeten compenseren. Daarnaast wordt er steeds beter nagedacht over het interactief maken van de IT-omgeving en worden onderwerpen als verbeteren van mobiliteit en datamanagement genoemd.

Het ei van Columbus is daarbij (nog) niet gevonden, zo wordt ook gezegd. Maar het helpt al als de organisatie laat zien dit punt te erkennen: thuiswerken gaat ons beter af als we af en toe naar kantoor (zouden) kunnen komen en als alle randvoorwaarden hierbij goed zijn ingeregeld.

KPMG heeft op basis van verschillende onderzoeken de 'New Reality'-aanpak ontwikkeld. Een integrale aanpak die organisaties helpt om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren en het vliegwiel van kansen die zijn ontstaan als gevolg van de COVID-19-pandemie te benutten.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dave Venmans, Head of Operations (COO) KPMG Business Services.