De overgang naar een nieuw pensioenstelsel vraagt veel van alle betrokkenen – en dat zijn er nogal wat. Vroegtijdige en intensieve samenwerking is dan ook noodzakelijk om risico’s te minimaliseren en de kwaliteit van de transitie te borgen. Die boodschap klonk luid en duidelijk tijdens de tweede KPMG-webcast Masterclass Pensioenakkoord op 10 maart 2022.
Nadat in de eerste Masterclass over het nieuwe pensioenstelsel het invaren centraal stond, was in de tweede editie de hoofdrol weggelegd voor risicomanagement en kwaliteitsborging.
Grootste risico's
Bianca Meijer, senior manager Pensions bij KPMG, beet het spits af door de deelnemers mee te nemen in de drie belangrijkste risico’s. Dit zijn volgens haar:
- De grote hoeveelheid informatie die op ons afkomt
- De complexiteit van de pensioenregelingen waaruit gekozen moet worden
- De grote hoeveelheid betrokkenen in de transitie
Volgens Meijer kunnen én moeten deze risico’s in een vroeg stadium gemitigeerd worden. Dat zou moeten gebeuren in de oriëntatiefase (2023-2024), voordat pensioenfondsen in 2024-2025 in de ontwerpfase belanden. De laatste fase is de implementatiefase (2026-2027). Uit een peiling onder deelnemers aan de webcast bleek dat 78 procent inmiddels met de oriëntatiefase is gestart.
Risk Self Assessment
Meijer raadt pensioenfondsen en hun stakeholders aan om nu al te beginnen met analyses en doorrekeningen in de vorm van een Risk Self Assessment. Daaruit zou een duidelijk beeld moeten ontstaan van de mogelijke risico’s en hoe die beheerst kunnen worden. Pensioenfondsen zouden er daarnaast goed aan doen om in elke fase de risicomanager te laten meekijken.
De grote hoeveelheid betrokkenen in de transitie ziet Meijer als het grootste risico. “Begin daarom nu al met elkaar op te zoeken. En vergeet ook vooral de deelnemers niet. Neem ze mee in de transitie: wat gaat de overgang voor hen betekenen?”
‘Haal extra competenties in huis’
Arno Kroese, Director IT Assurance & Advisory en gespecialiseerd in Internal Control & Quality Assurance, hamerde vervolgens op het belang van continue controle op de aspecten tijd, kwaliteit en geld. Volgens hem ligt de primaire verantwoordelijkheid hiervoor bij het programmateam, maar krijgen zij actieve ondersteuning vanuit de tweede lijn: de Quality Control Manager zou in het programmateam moeten meedraaien. De derde lijn of een onafhankelijke partij, Quality Assurance, zorgt – wat meer op afstand – voor onafhankelijke procesbewaking. Quality Assurance onderzoekt gedurende het programma op periodieke basis de algehele programmabesturing. Denk aan de programma governance (incl. rol van de stuurgroep), het programma management (scope, uitgangspunten, risico / issue management, wijzigingen, resources, leveranciersmanagement en kwaliteitsbewaking). Naarmate het programma vordert onderzoekt Quality Assurance ook de informatieverstrekking over voortgang, behalen van doelstellingen en de wijze waarop het programma uitvoering geeft aan de wijzigingen in processen, systemen en organisatie (mensen). Deze onafhankelijke rol leent zich er ook prima voor om een inhoudelijke challenge uit te voeren op de kwaliteit van de programma deliverables, al dan niet in samenwerking met de Quality Control Manager.
Net als Meijer wees ook Kroese op het belang van intensieve samenwerking tussen fonds en uitvoering de komende jaren. Maar dat alleen zal niet voldoende zijn. Pensioenfondsen en uitvoeringsinstanties zullen ‘vanuit de markt’ extra competenties moeten aantrekken, zegt Kroese. “Want kennis van dit soort grote transities is vaak niet meer in organisaties aanwezig.”
Get clean & stay clean
Als derde en laatste spreker ging Jacco van Kleef, Partner Audit en Assurance, in op het belang van optimale datakwaliteit. Hij gaf deelnemers het devies ‘get clean & stay clean’ mee; het opschonen en vervolgens schoon hóuden van data is volgens hem essentieel voor een succesvolle transitie.
“Onderzoek nauwkeurig of de data van goede kwaliteit is en of de pensioenaanspraken- en rechten kloppen”, aldus Van Kleef. “Daarna is het van belang om controles te verbeteren en constant te leren van fouten. Door fouten te onderzoeken ontstaat lerend vermogen en wordt verbeteren van datakwaliteit een continue proces.” Verder noemde Van Kleef proeftransities als middel om vroegtijdig kennis te nemen van mogelijke risico’s en valkuilen.
Verantwoording door het pensioenfonds over de transitie richting de stakeholders omvat volgens Van Kleef ten minste de datakwaliteit, de conversie en transitie en de nieuwe processen en systemen na de transitie. Samen met de risicomanager en de internal audit functies hebben de certificerend actuaris en de externe accountant hier een rol in. In het jaarverslag vanaf 2021 van het pensioenfonds wordt jaarlijks een update gegeven van de voortgang van het project.
