Goede financiële sturing in de zorg kan niet meer zonder fast close Goede financiële sturing in de zorg kan niet meer zonder fast close Goede financiële sturing in de zorg kan niet meer zonder fast close

Zinnige zorg, doelmatige zorg, regelarm, waardegedreven zorg en Value Based Health Care. Dit zijn allemaal prachtige initiatieven om de kwaliteit en doorlooptijd van de zorg te verbeteren tegen de laagst mogelijke kosten. Al deze initiatieven zijn gericht op het verbeteren van het zorgproces, de (ervaren) kwaliteit en betere inzet van schaars zorgpersoneel en zorggelden.

Als we verwachten dat het zorgproces optimaal moet zijn ingericht, waarom verwachten wij dat dan ook niet van de financiële functie?

In deze reeks van blogs over het verbeteren van de financiële functie zullen wij elke keer een thema binnen de financiële functie bespreken. Deze keer het thema 'maandelijks afsluitproces'.

Niet alle zorginstellingen hebben een maandelijks afsluitproces. Bij zorginstellingen die wel een maandelijks afsluitproces hebben zien we duidelijke verschillen in de wijze waarop dit proces wordt uitgevoerd. Sommige zorginstellingen beoordelen alleen de exploitatierekening, andere bepalen maandelijks ook van alle balansposten (inclusief tussenrekeningen) de juiste positie. Een ander duidelijk verschil is of de administratie voor de afgesloten periode ook echt wordt gesloten (hard close) of niet (soft close).

Als een zorginstelling de 'soft close'-aanpak hanteert, blijft het mogelijk om na het einde van de maand met terugwerkende kracht te boeken in de voorgaande maanden.

Het grote voordeel van een soft close is dat de financiële administratie met terugwerkende kracht kan boeken in voorgaande maanden, bijvoorbeeld bij te laat binnengekomen facturen voor diensten in de vorige maand zijn geleverd. Het belangrijkste nadeel van de soft close is dat door de boekingen met terugwerkende kracht de resultaten uit voorgaande periode kunnen worden aangepast. Het belang om per maandeinde bij te zijn in de (financiële) administratie is daardoor lager. Dit kan een impact hebben op de betrouwbaarheid van de managementrapportage.

Om deze impact te beperken wordt meestal langer gewacht met het opstellen van de managementrapportage, zodat de kans dat 'terugwerkende kracht'-boekingen worden gemaakt zo klein mogelijk is.  Hiermee neemt vervolgens de relevantie van de rapportage af.

Een andere manier om deze impact te beperken, is om alleen in de managementrapportage de voorgaande periodes te 'bevriezen' en alle 'terugwerkende kracht'-boekingen mee te nemen in de laatste periode (cumulatief -/- voorgaande periodes). Het nadeel van deze systematiek is dat de financiële administratie niet overeenkomt met de financiële rapportage over de gerapporteerde perioden.

Hanteert een zorginstelling de 'hard close'-aanpak, dan streeft de financiële administratie ernaar om na een korte periode na het einde van de maand de administratie voor die periode te sluiten. Het is dan niet meer mogelijk om met terugwerkende kracht te boeken in de voorgaande maanden. Het grote voordeel van een hard close is dat de financiële administratie en de managementrapportage op elkaar aansluiten. Om ervoor te zorgen dat de financiële administratie de juiste weergave geeft van onder andere de verplichtingen en het resultaat, is het van belang om voor het einde van de maand bij te zijn met de (financiële) administratie en zicht te hebben op facturen die mogelijk nog binnenkomen na het einde van de maand die betrekking hebben op de voorgaande periode. Zorginstellingen die onvoldoende zicht hebben op de volledigheid van de (financiële) administratie zullen geneigd zijn langer te wachten met het hard afsluiten. Het nadeel hiervan is dat het management later de beschikking krijgt over de managementinformatie waardoor het lastiger is om bij te sturen op actuele ontwikkelingen.

Net als de initiatieven van zinnige zorg, doelmatige zorg, waardegedreven zorg en Value Based Health Care, kun je alleen verbeteren met de juiste inzichten (data), betrokkenheid van de professionals in het proces en de juiste mindset.

Als wij klanten begeleiden om het afsluitproces te versnellen en te verbeteren, dan onderzoeken we samen met de klant de impact van het versnellen en de uitgangspunten die dan moeten worden gehanteerd. Door dit scherp neer te zetten, verbetert de kwaliteit van de maandafsluiting. De betrouwbaarheid van de hieruit volgende managementrapportage neemt toe en door de versnelling stijgt ook de relevantie.

Zeker voor instellingen die de stap naar 'rolling-forecast' willen maken is het essentieel om over een betrouwbaar vertrekpunt te beschikken. De combinatie van soft close en rolling forecast is dan vrij snel kwetsbaar.

Een mooi voorbeeld van versnellen en verbeteren zien we bij de rechtmatigheidscontroles op DBC's. Veelal wachten zorginstellingen met het afsluiten van de boeken totdat de controles zijn afgerond en de DBC's met de afsluitdatum in de voorgaande periode zijn gefactureerd. Door deze werkwijze loopt de maandafsluiting vertraging op, terwijl dit niet nodig is. Immers, DBC's die nog niet zijn gefactureerd vallen onder de posten 'Onderhanden werk' of 'Nog te factureren'. Door waarderingsgrondslagen voor 'Onderhanden werk' en 'Nog te factureren' direct mee te nemen bij het ontsluiten van de data uit het ERP-systeem, is het mogelijk om op de eerste werkdag van de maand de volledige omvang van de posten 'Omzet DBC's', 'Onderhanden werk' en 'Nog te factureren' te bepalen.

Wij zien als best practice een zorginstelling die maandelijks hard afsluit op de eerste van de maand. De zorginstelling ervaart hierdoor dat het minder tijd kost om af te sluiten en dat de kwaliteit van de afsluiting verder is verbeterd. Het management geeft aan dat zij nu eerder kunnen anticiperen op resultaatontwikkelingen en de prognoses eerder kunnen bijstellen.

Neem voor meer informatie contact op met Sikko Bruinsma of Jeroen Niehuis.