Het nieuwe jaar is begonnen en voor pensioenfondsen is dit een bekend toetsingsmoment voor de naleving van de eigen gedragscode over het afgelopen jaar. Deze jaarlijkse toetsing kan worden uitgevoerd door te valideren of bijvoorbeeld alle nevenfuncties zijn gemeld, privébeleggingstransacties bekend zijn gemaakt en of giften en uitnodigingen zijn vastgelegd. Deze jaarlijkse toetsing geeft een belangrijk inzicht in de naleving van de bijbehorende bepalingen uit de gedragscode. Maar vertellen deze uitkomsten ook of de gedragscode écht ook leeft binnen het pensioenfonds?
Het doel van een gedragscode is het waarborgen van het vertrouwen in het fonds, waarbij integer gedrag wordt gestimuleerd en niet-integer gedrag wordt ontmoedigd. We zien in de praktijk dat de toetsing van de gedragscode veelal is gefocust op het schriftelijk vastleggen van bijvoorbeeld de gemelde nevenfuncties of het invullen van een schriftelijke verklaring dat de gedragscode is nageleefd door verbonden personen. Dit is op zich goed, maar niet afdoende. Want het focust op bepaald gedrag uit de code en niet op of de gedragscode leeft. Leeft in de zin van dat verbonden personen de gedragscode kunnen en willen naleven, of ze de code begrijpen en tot naleving worden gestimuleerd.
Of de code leeft wordt afgelezen uit de cultuur binnen het fonds. Onderzoek toont aan dat er acht cultuurdimensies voor een integere organisatie zijn. Deze dimensies zijn Helderheid, Voorbeeldgedrag, Betrokkenheid, Uitvoerbaarheid, Transparantie, Bespreekbaarheid, Aanspreekbaarheid en Handhaving. Het gaat bij deze dimensies om vragen als “Is de gedragscode uitvoerbaar tijdens het dagelijks werk?”, “Deelt het bestuur het belang van het naleven van de gedragscode mee aan de betrokkenen binnen het pensioenfonds?” en “Worden vermeende inbreuken op de gedragscode bespreekbaar gemaakt?”
Door het meten van deze cultuurdimensies verkrijgt een pensioenfonds inzicht in de mate waarin de eigen code leeft. Wanneer voor een pensioenfonds duidelijk is waar deze cultuurdimensies minder sterk aanwezig zijn, kan het fonds passende acties nemen. Aandacht voor verbetering van cultuurdimensies zorgt voor een lager risico op incidenten. Dit lagere risico draagt bij aan een integere en beheerste bedrijfsvoering van het pensioenfonds.
Onze ervaring is dat gedurende de toetsing van de gedragscode het meten van de cultuurdimensies nieuwe inzichten geeft die leiden tot een vruchtbare discussie wat de daadwerkelijke uitdagingen voor het nieuwe jaar worden. Wat wordt uw plan voor het toetsen van de naleving van de gedragscode in 2022? Onderzoek naar de naleving van de code? Of ook onderzoek naar of de code leeft? Voor heldere en solide ondersteuning bij deze vraagstukken, neemt u gerust contact met ons op.
