Tips om Internal Control-voornemens vol te houden.
Iedereen start met goede voornemens het nieuwe jaar, maar hoe hou je de goede 'Internal Control'-voornemens vol?
De decembermaand is voorbij en velen van ons hebben weer goede voornemens voor het nieuwe jaar. Januari wordt bij uitstek gezien als een frisse start om met een schone lei het nieuwe jaar in te gaan. Populaire goede voornemens zijn stoppen met roken, gezonder eten, regelmatig sporten en meer tijd besteden aan vrienden en familie.
Helaas lukt het niet iedereen om deze goede voornemens vol te houden. Uit onderzoek blijkt dat de tweede vrijdag van januari, voor dit jaar is dat 14 januari, de dag is dat de meeste mensen hun goede voornemens laten varen. Dit komt onder meer doordat mensen te hoge verwachtingen en vage doelstellingen hebben die niet meetbaar zijn.
In nieuwjaarsspeeches van management worden ook goede voornemens uitgesproken. Denk hierbij aan meer tijd besteden aan klanten, maatschappelijk verantwoord ondernemen en beter 'In Control' zijn!
Ook bij bedrijven zien we helaas dat niet alle goede 'Internal Control'-voornemens worden volgehouden. Nieuwe opkomende risico's worden niet adequaat gemitigeerd, beheersmaatregelen worden niet of niet tijdig of met de juiste mate van detail uitgevoerd. Maar wat kunnen bedrijven doen om hun goede 'Internal Control'-voornemens wel te realiseren?
1. Wees realistisch
Het klinkt cliché, maar het is waar: wees realistisch over wat je als organisatie wil verbeteren en wat je wilt bereiken. Overoptimistische 'Internal Control'-doelstellingen lijken mooi, maar zijn niet haalbaar. 'Internal Control'-voornemens moeten werkbaar en relevant zijn voor de werknemers die de interne controles moeten uitvoeren. Wanneer dit niet het geval is, kan dit leiden tot frustratie waardoor werknemers interne controles niet naar behoren uitvoeren vanwege de tijdsdruk. Uiteindelijk belandt dit weer op het bord van het management en zullen zij te horen krijgen dat zij ineffectief risico(mis)management in hun onderneming bedrijven.
2. Maak het meetbaar
Uit onderzoek is gebleken dat goede voornemens vaker volgehouden en gerealiseerd worden wanneer ze specifiek en meetbaar zijn. Om terug te komen op de goede 'Internal Control'- voornemens; het is van belang dat internal controls helder worden beschreven, dat wil zeggen: wie voert de control uit, wanneer doet deze medewerker dit, welke informatie/rapporten heeft hij/zij daarvoor nodig, wat wordt er precies aan activiteit gedaan en waarom.
3. Leg ze vast en laat ze periodiek terugkomen
De goede 'Internal Control'-voornemens moeten niet alleen aangekondigd worden, ze moeten ook ergens worden vastgelegd. Immers, de nieuwjaarsspeech van het management waarin deze worden aangekondigd wordt snel weer vergeten. De meest effectieve manier is om deze voornemens vast te leggen en ze regelmatig te laten terugkomen zodat medewerkers er op gezette tijden aan herinnerd worden.
Bijvoorbeeld als een vast agendapunt in de maandelijkse bijeenkomsten, nieuwsbrieven, trainingen, et cetera. Dit zorgt ervoor dat de goede voornemens top-of-mind blijven en niet naar de achtergrond verdwijnen.
Tot slot is het raadzaam om feedbackmomenten te organiseren met de werknemers die de interne beheersmaatregelen uitvoeren. Het doel hiervan is tweeledig: enerzijds om de voortgang van de goede 'Internal Controls'-voornemens te bespreken en anderzijds om te evalueren hoe de processen en controls effectiever kunnen worden ingericht. Deze verbeterpunten kunnen als input dienen voor het management om de effectiviteit en efficiëntie van de controls continu te verbeteren.
Dus spreek goede 'Internal Control'-voornemens uit en hou vol!
Meer informatie
Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met Febe Tedjo, Jeroen Bolt of Bart Van Loon.
