La Cámara de Diputados acaba de aprobar reformas a la Ley Federal del Trabajo, cuyo propósito es regular el teletrabajo, mejor conocido como “home office”. Dichas reformas dan mayor precisión a su definición, consistente en desempeñar actividades remuneradas bajo la subordinación, en lugares distintos al establecimiento o establecimientos del patrón, mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación; asimismo, establece que se regularán las relaciones laborales bajo el capítulo que regula el teletrabajo, en los casos en los que el trabajador permanezca más de 40% del tiempo en su domicilio u otro lugar que elija y que sea distinto al establecimiento del patrón. De igual manera, aclara que el trabajo a distancia que se realice de forma ocasional o esporádica no será considerado teletrabajo.
Lo anterior se vuelve relevante, ya que de entrar en vigor esta reforma el 1.o de enero de 2021, muchas organizaciones y empresas aún tendrán a su personal laborando bajo esta modalidad casi al 100%, dado que algunos estados se encuentran en semáforo rojo por la alerta sanitaria y se imposibilita el regreso a las oficinas, pues la prioridad es cuidar la salud de las personas. Las empresas que tengan a sus trabajadores bajo esta modalidad se encontrarán con varios retos que afrontar, ya que esta reforma les impone nuevas obligaciones como patrones.
1. Modificación de contratos y reglamentos
Uno de los primeros retos para los patrones será dejar por escrito las nuevas condiciones de trabajo mediante un contrato en el que quede asentado, entre otros datos, el equipo e insumos que le entregue a los trabajadores, destinados a desempeñar sus labores desde la modalidad de teletrabajo, así como los mecanismos de contacto y supervisión, duración y distribución de horarios.
2. Modificaciones a los contratos colectivos o reglamento interior de trabajo
De igual manera, se tendrá el reto de negociar con los sindicatos para determinar las condiciones de trabajo y establecer los convenios contemplados para el personal sindicalizado que esté desempeñándose mediante teletrabajo. En caso de que no se cuente con un contrato colectivo, se deberán incluir en el reglamento interior de trabajo los mecanismos que garanticen la vinculación y contacto entre los trabajadores que se desempeñen bajo esta modalidad.
3. Proporcionar el equipo adecuado
Sin duda, uno de los mayores retos será la logística para proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo, como equipos de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras. Este rubro queda abierto a muchas interpretaciones en torno a qué equipo se debe asignar. Además de las dificultades logísticas, otro reto será el registro contable de dichos equipos, así como su adecuado control, al estar fuera de las instalaciones o establecimientos del patrón.
4. Pago de servicios de telecomunicación y electricidad
Otro desafío importante para el patrón será el pago de servicios de telecomunicación (internet), así como la parte proporcional de electricidad. Este punto genera varias interrogantes, desde cómo se realizará el pago a los trabajadores, si en especie o en efectivo, hasta cómo se documentará para demostrar a las autoridades fiscales y de seguridad social que no se trata de un sobresueldo, sino que, efectivamente, es un pago para el cumplimiento de esta nueva obligación. Entre otras preguntas por responder, destacan: ¿qué registros se deberá llevar para su deducibilidad? Y, ¿de qué manera se determinará la parte proporcional de electricidad?
El reto conlleva un mayor alcance, ya que no solo se refiere a los costos de telecomunicaciones y a la parte proporcional de electricidad; en realidad la reforma establece que el patrón deberá asumir los costos derivados de la modalidad de teletrabajo, incluyendo los antes mencionados. Esta disposición abre la puerta a más interrogantes y al alcance que tendrán dichos costos, que puede ser muy extenso.
Para los patrones es necesario que las autoridades laborales sean claras, específicas, y homologuen las nuevas disposiciones con las leyes fiscales y de seguridad social para evitar malentendidos o, inclusive, abusos que lleven a no pagar los impuestos y las cuotas de seguridad social correctamente.
5. Derecho a la desconexión
Se considera incorporar el derecho a la desconexión de los colaboradores en la modalidad de teletrabajo al término de la jornada laboral. Sin embargo, ¿realmente la gente ejercerá este derecho en un momento de crisis como el actual en el que el temor a perder el empleo es una constante? En este contexto, ¿qué cambios deben darse en los estilos de liderazgo para evitar que quien tiene personal a su cargo respete ese derecho, y cómo será monitoreado su acatamiento? En la encuesta Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020, realizada por KPMG en México, el 72% de los encuestados resaltan que el principal requerimiento para la adopción del trabajo a distancia son los lineamientos y condiciones de este, por lo que acordar horarios definidos para laborar y desconectarse será una de las tareas pendientes para las organizaciones y sus líderes.
6. Capacitación
Respecto a la capacitación se establece que es necesaria para garantizar la adaptación, aprendizaje y el uso adecuado de las tecnologías de la información en la modalidad de teletrabajo, con especial énfasis en aquellas que cambien de modalidad presencial a virtual. Los resultados de nuestro estudio El futuro de Recursos Humanos en la nueva realidad confirman que, ante nuevos modelos de trabajo como este, 72% de los encuestados consideran importante el reskilling (desarrollar nuevas competencias) de la fuerza laboral, de los cuales 77% planea desarrollar y ampliar las habilidades digitales de hasta 30% de su personal durante los próximos dos a tres años.
La estrategia y los planes de capacitación serán clave para lograr cubrir el gran número de colaboradores que se encuentran laborando en este esquema, así como para asegurar su aprovechamiento del tiempo y la inversión destinada a su desarrollo.
7. Promover el equilibrio de la relación laboral
Un aspecto no menos importante, pero complejo de implementar, es la promoción del equilibrio de la relación laboral de los colaboradores en la modalidad de teletrabajo, a fin de que gocen de un trabajo digno, decente y con igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, seguridad social, acceso a mejores oportunidades laborales y demás condiciones de los trabajadores en la modalidad presencial. Además, se requiere perspectiva de género para que les sea posible conciliar la vida personal, equilibrando esta con su disponibilidad durante la jornada laboral en la modalidad de teletrabajo.
La propuesta de valor para el colaborador trabajando a distancia debe revisarse de forma integral, atendiendo las necesidades particulares de este esquema, no solo para cumplir con lo previsto en la reforma, sino porque hacerlo será una forma de vivir los valores organizacionales, cuidando al talento, mejorando su compromiso y brindando las condiciones que los hará más productivos y eficientes.
Los resultados de Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020 nos demuestran que ante nuevos modelos de trabajo como el home office, 19% de las organizaciones se encuentran en un proceso de análisis para la creación de nuevos beneficios o prestaciones que ayuden a solventar los gastos de los colaboradores en la “nueva realidad” del trabajo a distancia. Este análisis ha obligado a las organizaciones plantearse preguntas como: ¿cuáles son las nuevas necesidades de mis colaboradores?, ¿cómo puedo ayudarles para que su productividad trabajando a distancia no disminuya?, ¿qué herramientas o compensaciones debo proveerles para evitarles riesgos ergonómicos o gastos que anteriormente no tenían?
Lo cierto es que los líderes de Recursos Humanos (RR.HH.) ya se encuentran realizando análisis, y 74% de los encuestados en que están analizando la creación de nuevos beneficios o herramientas, ya contemplan dar ayuda para compra de mobiliario de oficina para el hogar; 63% analiza dar ayuda para gastos internet o pagarlo, y 28% evalúa eliminar o replantear la ayuda de comedor, mientras que 22% se replantea el otorgamiento de vales de gasolina y ayuda de transporte de acuerdo con Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020.
Sin duda, todo lo anterior traerá retos a las organizaciones en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social, al tener que diseñar cambios en sus políticas de entrega de herramientas y compensaciones. Adicionalmente, tendrán que responder diversas preguntas como: ¿la entrega de estas nuevas ayudas son una herramienta o una ayuda?, ¿se entregarán en especie o en efectivo?, ¿para efectos de deducibilidad qué controles internos se deben diseñar a fin de comprobar dichos gastos?
Esta “nueva realidad” hace necesaria una reforma laboral para reglamentar el home office en el largo plazo, de acuerdo con 85% de los encuestados; además, 46% de ellos opinan que se debe regular lo relacionado con los paquetes de compensaciones y remuneraciones.
El reto consiste en entender como se llevarán a la práctica las disposiciones consideradas y el ejercicio de los nuevos derechos y obligaciones derivados del teletrabajo. La redefinición y actualización de reglas, lineamientos, procesos y comunicaciones requerirán de la participación articulada y armónica de diversas funciones al interior de las organizaciones, para implementar con éxito los cambios necesarios, utilizando un enfoque multidisciplinario.
Nota: las ideas y opiniones expresadas en este escrito son de la autora y no necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG en México.
La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias de ningún individuo o entidad en particular. Aunque procuramos proveer información correcta y oportuna, no puede haber garantía de que dicha información sea correcta en la fecha en que se reciba o que continuará siendo correcta en el futuro. Nadie debe tomar medidas con base en dicha información sin la debida asesoría profesional después de un estudio detallado de la situación en particular.
La Cámara de Diputados acaba de aprobar reformas a la Ley Federal del Trabajo, cuyo propósito es regular el teletrabajo, mejor conocido como “home office”. Dichas reformas dan mayor precisión a su definición, consistente en desempeñar actividades remuneradas bajo la subordinación, en lugares distintos al establecimiento o establecimientos del patrón, mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación; asimismo, establece que se regularán las relaciones laborales bajo el capítulo que regula el teletrabajo, en los casos en los que el trabajador permanezca más de 40% del tiempo en su domicilio u otro lugar que elija y que sea distinto al establecimiento del patrón. De igual manera, aclara que el trabajo a distancia que se realice de forma ocasional o esporádica no será considerado teletrabajo.
Lo anterior se vuelve relevante, ya que de entrar en vigor esta reforma el 1.o de enero de 2021, muchas organizaciones y empresas aún tendrán a su personal laborando bajo esta modalidad casi al 100%, dado que algunos estados se encuentran en semáforo rojo por la alerta sanitaria y se imposibilita el regreso a las oficinas, pues la prioridad es cuidar la salud de las personas. Las empresas que tengan a sus trabajadores bajo esta modalidad se encontrarán con varios retos que afrontar, ya que esta reforma les impone nuevas obligaciones como patrones.
1. Modificación de contratos y reglamentos
Uno de los primeros retos para los patrones será dejar por escrito las nuevas condiciones de trabajo mediante un contrato en el que quede asentado, entre otros datos, el equipo e insumos que le entregue a los trabajadores, destinados a desempeñar sus labores desde la modalidad de teletrabajo, así como los mecanismos de contacto y supervisión, duración y distribución de horarios.
2. Modificaciones a los contratos colectivos o reglamento interior de trabajo
De igual manera, se tendrá el reto de negociar con los sindicatos para determinar las condiciones de trabajo y establecer los convenios contemplados para el personal sindicalizado que esté desempeñándose mediante teletrabajo. En caso de que no se cuente con un contrato colectivo, se deberán incluir en el reglamento interior de trabajo los mecanismos que garanticen la vinculación y contacto entre los trabajadores que se desempeñen bajo esta modalidad.
3. Proporcionar el equipo adecuado
Sin duda, uno de los mayores retos será la logística para proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo, como equipos de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras. Este rubro queda abierto a muchas interpretaciones en torno a qué equipo se debe asignar. Además de las dificultades logísticas, otro reto será el registro contable de dichos equipos, así como su adecuado control, al estar fuera de las instalaciones o establecimientos del patrón.
4. Pago de servicios de telecomunicación y electricidad
Otro desafío importante para el patrón será el pago de servicios de telecomunicación (internet), así como la parte proporcional de electricidad. Este punto genera varias interrogantes, desde cómo se realizará el pago a los trabajadores, si en especie o en efectivo, hasta cómo se documentará para demostrar a las autoridades fiscales y de seguridad social que no se trata de un sobresueldo, sino que, efectivamente, es un pago para el cumplimiento de esta nueva obligación. Entre otras preguntas por responder, destacan: ¿qué registros se deberá llevar para su deducibilidad? Y, ¿de qué manera se determinará la parte proporcional de electricidad?
El reto conlleva un mayor alcance, ya que no solo se refiere a los costos de telecomunicaciones y a la parte proporcional de electricidad; en realidad la reforma establece que el patrón deberá asumir los costos derivados de la modalidad de teletrabajo, incluyendo los antes mencionados. Esta disposición abre la puerta a más interrogantes y al alcance que tendrán dichos costos, que puede ser muy extenso.
Para los patrones es necesario que las autoridades laborales sean claras, específicas, y homologuen las nuevas disposiciones con las leyes fiscales y de seguridad social para evitar malentendidos o, inclusive, abusos que lleven a no pagar los impuestos y las cuotas de seguridad social correctamente.
5. Derecho a la desconexión
Se considera incorporar el derecho a la desconexión de los colaboradores en la modalidad de teletrabajo al término de la jornada laboral. Sin embargo, ¿realmente la gente ejercerá este derecho en un momento de crisis como el actual en el que el temor a perder el empleo es una constante? En este contexto, ¿qué cambios deben darse en los estilos de liderazgo para evitar que quien tiene personal a su cargo respete ese derecho, y como será monitoreado su acatamiento? En la encuesta Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020, realizada por KPMG en México, el 72% de los encuestados resaltan que el principal requerimiento para la adopción del trabajo a distancia son los lineamientos y condiciones de este, por lo que acordar horarios definidos para laborar y desconectarse será una de las tareas pendientes para las organizaciones y sus líderes.
6. Capacitación
Respecto a la capacitación se establece que es necesaria para garantizar la adaptación, aprendizaje y el uso adecuado de las tecnologías de la información en la modalidad de teletrabajo, con especial énfasis en aquellas que cambien de modalidad presencial a virtual. Los resultados de nuestro estudio El futuro de Recursos Humanos en la nueva realidad confirman que, ante nuevos modelos de trabajo como este, 72% de los encuestados consideran importante el reskilling (desarrollar nuevas competencias) de la fuerza laboral, de los cuales 77% planea desarrollar y ampliar las habilidades digitales de hasta 30% de su personal durante los próximos dos a tres años.
La estrategia y los planes de capacitación serán clave para lograr cubrir el gran número de colaboradores que se encuentran laborando en este esquema, así como para asegurar su aprovechamiento del tiempo y la inversión destinada a su desarrollo.
7. Promover el equilibrio de la relación laboral
Un aspecto no menos importante, pero complejo de implementar, es la promoción del equilibrio de la relación laboral de los colaboradores en la modalidad de teletrabajo, a fin de que gocen de un trabajo digno, decente y con igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, seguridad social, acceso a mejores oportunidades laborales y demás condiciones de los trabajadores en la modalidad presencial. Además, se requiere perspectiva de género para que les sea posible conciliar la vida personal, equilibrando esta con su disponibilidad durante la jornada laboral en la modalidad de teletrabajo.
La propuesta de valor para el colaborador trabajando a distancia debe revisarse de forma integral, atendiendo las necesidades particulares de este esquema, no solo para cumplir con lo previsto en la reforma, sino porque hacerlo será una forma de vivir los valores organizacionales, cuidando al talento, mejorando su compromiso y brindando las condiciones que los hará más productivos y eficientes.
Los resultados de Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020 nos demuestran que ante nuevos modelos de trabajo como el home office, 19% de las organizaciones se encuentran en un proceso de análisis para la creación de nuevos beneficios o prestaciones que ayuden a solventar los gastos de los colaboradores en la “nueva realidad” del trabajo a distancia. Este análisis ha obligado a las organizaciones plantearse preguntas como: ¿cuáles son las nuevas necesidades de mis colaboradores?, ¿cómo puedo ayudarles para que su productividad trabajando a distancia no disminuya?, ¿qué herramientas o compensaciones debo proveerles para evitarles riesgos ergonómicos o gastos que anteriormente no tenían?
Lo cierto es que los líderes de Recursos Humanos (RR.HH.) ya se encuentran realizando análisis, y 74% de los encuestados en que están analizando la creación de nuevos beneficios o herramientas, ya contemplan dar ayuda para compra de mobiliario de oficina para el hogar; 63% analiza dar ayuda para gastos internet o pagarlo, y 28% evalúa eliminar o replantear la ayuda de comedor, mientras que 22% se replantea el otorgamiento de vales de gasolina y ayuda de transporte de acuerdo con Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020.
Sin duda, todo lo anterior traerá retos a las organizaciones en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social, al tener que diseñar cambios en sus políticas de entrega de herramientas y compensaciones. Adicionalmente, tendrán que responder diversas preguntas como: ¿la entrega de estas nuevas ayudas son una herramienta o una ayuda?, ¿se entregarán en especie o en efectivo?, ¿para efectos de deducibilidad qué controles internos se deben diseñar a fin de comprobar dichos gastos?
Esta “nueva realidad” hace necesaria una reforma laboral para reglamentar el home office en el largo plazo, de acuerdo con 85% de los encuestados; además, 46% de ellos opinan que se debe regular lo relacionado con los paquetes de compensaciones y remuneraciones.
El reto consiste en entender como se llevarán a la práctica las disposiciones consideradas y el ejercicio de los nuevos derechos y obligaciones derivados del teletrabajo. La redefinición y actualización de reglas, lineamientos, procesos y comunicaciones requerirán de la participación articulada y armónica de diversas funciones al interior de las organizaciones, para implementar con éxito los cambios necesarios, utilizando un enfoque multidisciplinario.
Nota: las ideas y opiniones expresadas en este escrito son de la autora y no necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG en México.
La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias de ningún individuo o entidad en particular. Aunque procuramos proveer información correcta y oportuna, no puede haber garantía de que dicha información sea correcta en la fecha en que se reciba o que continuará siendo correcta en el futuro. Nadie debe tomar medidas con base en dicha información sin la debida asesoría profesional después de un estudio detallado de la situación en particular.
