Digitalización de Finanzas y Recursos Humanos Digitalización de Finanzas y Recursos Humanos

 

Por: Jorge Salafia

 

Los avances en la digitalización proporcionan hoy en día opciones para afrontar los cambios disruptivos, posibilitando operaciones “en todo momento y en todo lugar”. El mundo está en un punto de inflexión que transforma la relación de la empresa con sus clientes, personal y socios de negocio.

Ya no se buscan solamente la eficiencia y mejorar el desempeño del negocio; las funciones digitales han revolucionado los modelos de gestión de áreas como Administración y Finanzas, Compras, y Recursos Humanos, dando mayor énfasis al servicio. En la nueva realidad, la digitalización configura y activa todo lo que una empresa lleva a cabo.

En este contexto, contar con modelos digitales de gestión para tomar decisiones en tiempo real se ha vuelto indispensable para la operación del negocio. De este modo, la eficiencia de las funciones de back office son prioridad para la continuidad operativa y la supervivencia de las empresas.

 

Retos en la nueva realidad

El trabajo en línea, presencial e híbrido está presente en la nueva realidad, y suma nuevos retos a las áreas de Administración y Finanzas, Compras y Recursos Humanos. Para lograr una mejor gestión de las funciones empresariales, reconociendo su situación actual y necesidades futuras de digitalización, resulta útil hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se controla el flujo de efectivo, ingresos y egresos, para garantizar la continuidad operativa de la organización?
• ¿Es difícil administrar las finanzas y se enfrentan limitaciones para restructurar las entidades legales, unidades operativas, o fusionar y escindir compañías?
• ¿Los cierres mensuales toman mucho tiempo y esfuerzo?
• ¿Existen limitantes para controlar el presupuesto en tiempo real?
• ¿Se cuenta con poca visibilidad y control de las compras, pagos y gestión de proveedores?
• ¿Se tiene la visibilidad necesaria del desempeño y administración de los recursos humanos?
• ¿Son altos los costos operativos de los ERP actuales (sistemas de planificación de recursos empresariales)? ¿Se han vuelto obsoletos?

 

Entre los beneficios tangibles de la digitalización de las funciones de back office destacan: lograr mayor velocidad en la toma de decisiones críticas para el negocio con información en línea; simplificar procesos; reducir de costos operativos; agilizar la introducción en nuevos mercados; habilitar y acelerar las fusiones y adquisiciones; mitigar riesgos, y gestionar el talento de alto desempeño.

En la nueva realidad es posible adoptar de manera eficiente, ágil y segura tecnología digital en un sistema ERP en la nube, logrando una gestión integral del back office moderno, obteniendo beneficios como los antes mencionados.

 

Se ha simplificado la forma de gestionar una organización digitalmente, y la evolución continúa. En este sentido, destacan seis aspectos clave en los que se puede incidir:

 

1. Modelo de servicios: diseñar la estrategia de combinación (mix) de personal in situ, en línea e híbrido, y desarrollar relaciones estrechas de las funciones de Administración y Finanzas, Compras y Recursos Humanos como un servicio para la operación de las unidades de negocio

2. Procesos de negocio: simplificar los procesos para la gestión financiera, de compras y de talento, adoptando prácticas probadas en el back office

3. Gente: revitalizar funciones existentes y reconceptualizar las formas de trabajo; por ejemplo, modelos ágiles, personal temporal, nuevas habilidades, evaluaciones de desempeño y planes de sucesión

4. Tecnología: adoptar la digitalización y automatización a lo largo de la cadena de valor, migrando a un ERP en la nube, para lograr la simplificación de procesos, análisis en tiempo real, resiliencia y seguridad

5. Análisis de datos y KPI: acceso en tiempo real a los indicadores clave de desempeño (key performance indicators, KPI) de Finanzas, Compras y Recursos Humanos, reportes y tablero de control (dashboards) por proceso

6. Controles: incorporar a cada proceso de la organización los controles, aprobaciones y segregación de funciones, y utilizar análisis de datos para identificar y administrar los riesgos financieros

 

Oportunidades en la nueva realidad

En un mundo hiperconectado, la digitalización se convierte en una ventaja competitiva, porque lo que sucede en todas las funciones de negocio tiene un impacto directo en las relaciones con los consumidores y el talento. En el centro de este cambio está la forma en que la digitalización habilita la prestación de servicios de negocio y, en muchos casos, cómo puede liderar la evolución de servicios hacia una nueva generación.

Para la Alta Dirección, será de gran beneficio contar con ayuda especializada para conducir y habilitar la transformación digital de Administración y Finanzas, Compras y Recursos Humanos, creando valor en las diversas unidades de negocios para ser competitivos en la nueva realidad.