Gestionar el impacto del COVID-19 en el Consejo Gestionar el impacto del COVID-19 en el Consejo

 

La capacidad de gestión de crisis determina, en gran medida, la supervivencia de las empresas. Prueba de ello es el escenario actual ante la evolución del COVID-19, que ha transformado de forma imprevista el entorno económico local y global. En la agenda del Consejo de Administración 2020, uno de los puntos prioritarios que se ha mencionado, consiste en contar con un plan de prevención de crisis establecido y previamente probado.

El Consejo debe ayudar a garantizar que la Administración sopese un amplio espectro de escenarios hipotéticos y logre identificar y anticipar amenazas, estableciendo una gestión de riesgo empresarial robusta, acompañada de acciones y controles para prevenir o mitigar su impacto.

El COVID-19 puede tener un fuerte impacto en las diversas áreas de la compañía, por lo que es indispensable adoptar las medidas necesarias y poner en marcha un plan de acción que amortigüe los daños y asegure la continuidad de las operaciones.

 

Acciones 

Inmediatas 

-  Comprender los riesgos principales en las operaciones y en la cadena de suministro

-  Movilizar a los equipos para atender la crisis y enfocarse a la evaluación de la cadena de suministro y la gestión de riesgos

-  Asegurar que el Consejo de Administración de la empresa está preparado para tomar decisiones clave con rapidez

- Llevar a cabo una planificación de escenarios de negocio y financieros considerando una recuperación rápida, desaceleración económica global y recesión

 

Corto plazo 

- Planificar acciones de mitigación en las operaciones y en la cadena de suministro, evaluando los impactos en el transporte marítimo, aéreo y terrestre

- Asegurar la comunicación efectiva con los principales clientes y stakeholders

- Revisar y evaluar el impacto que tendrá la planificación y gestión del capital humano

- Examinar los impactos por fases, en función del sector de la compañía

 

De forma continua 

- Crear una cadena de suministro global, que sea ágil y visible

- Comprender e implementar la transformación digital y la automatización de procesos para mitigar las consecuencias del impacto disruptivo

- Desarrollar e implementar prácticas mejoradas de gestión de riesgo empresarial

 

Es importante poner en marcha planes de continuidad y contemplar en ellos tanto factores operativos, como regulatorios y financieros. Aspectos como la continuidad de los procesos centrales en los diferentes escenarios potenciales, gestión de riesgos operacionales y de la cadena de suministro, evaluaciones de riesgos financieros, gestión de capital humano, resiliencia del negocio y la transformación digital son algunos de los más relevantes que se deben contemplar, incluyendo los aspectos regulatorios y fiscales que pudieran derivarse del COVID-19.

 

Preguntas clave para la Alta Dirección

Conciencia y comunicación

- ¿Cuenta con un plan de comunicación ante la crisis actual?

- ¿Este ha sido compartido con clientes, colaboradores y proveedores relevantes?

 

Disponibilidad de empleados 

- ¿Cómo responderá la fuerza laboral al impacto de la pandemia?

- ¿Cómo se garantizará la seguridad de los colaboradores, mientras se procura continuar con las actividades habituales del negocio?

- ¿Se han evaluado los riesgos de salud y de seguridad cibernética asociados al trabajo remoto? 

 

Tecnología y resistencia del sistema 

- ¿Se han visto afectados los proveedores de Tecnologías de la Información (TI) externos? ¿Tendrá esto algún efecto en el soporte de sistemas, incluyendo los acuerdos de nivel de servicios de tecnología (SLA)?

- ¿El lugar de trabajo y la tecnología de comunicaciones permite reducir viajes y trabajar vía remota? 

 

Planes comerciales

- ¿Cómo se verán afectados los planes y programas? ¿Deberán retrasarse los plazos e inversiones de proyectos? ¿Qué impacto tiene esto en la estrategia?

 

Gobierno Corporativo 

- Si se imponen prohibiciones de viaje, ¿cómo afectará esto a la forma como opera el Consejo de Administración y la manera en que gestiona el negocio? ¿Se cuenta con la tecnología necesaria para permitir el trabajo remoto?

 

Preguntas para el Consejo de Administración 

- ¿Qué tan preparados estamos? ¿La empresa cuenta con un plan de continuidad del negocio ejecutable para responder a la crisis?

- ¿El Consejo entiende los riesgos operativos críticos de la compañía? ¿Qué ha cambiado en el entorno operativo?

- ¿Cómo gestionar una crisis de estas características y mantener la operación del negocio con la mayor normalidad posible?

- ¿La Administración está pendiente de señales anticipadas acerca de la seguridad, la calidad del producto y el cumplimiento? ¿Hay algún elemento para el cual no existe un plan de acción?

- ¿La Administración cuenta con la experiencia, las habilidades y los recursos necesarios para manejar la crisis?

- ¿Quién fungirá como líder interno y quiénes son los apoyos para cada categoría de crisis? Es importante recordar que muchas empresas no cuentan con personas con experiencia relevante en manejo de crisis. Sin embargo, debe existir un plan para responder rápidamente.

- ¿Cuál es la función de cada miembro del equipo de crisis; es decir, del director general, abogado general, asesor externo, persona a cargo de la relación con inversionistas, la comunicación interna y otros especialistas relevantes?

- ¿Cuál es la función del Consejo versus la Administración? ¿Un consejero independiente (y tal vez otro director) debe estar en el equipo de respuesta a la crisis para mantener informado al Consejo desde el principio, facilitar la comunicación y determinar su nivel adecuado de participación?

- ¿Qué sistemas de alerta están implementados para escalar rápidamente los problemas dentro de la empresa?

Incluso las empresas mejor preparadas y con planes de continuidad de negocio robustos experimentarán crisis, pero las que responden con mayor rapidez tienden a obtener mejores resultados.

Más allá de las acciones inmediatas, las organizaciones deben ser firmes al desarrollar e implementar mejores prácticas de gestión de riesgos, centrándose en el escenario de oportunidades y creando planes de acción preventivos. Estas acciones deben apoyar de manera adecuada a los grupos de interés, incluyendo colaboradores, clientes y proveedores.